인천광역시 제물포구 기록관 운영 규칙자치법규 2266606

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 인천광역시 제물포구 기록관 설치 및 운영에필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 따르는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람ㆍ사무ㆍ작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중 보존 매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
6. “처리과”란 기록물의 생산ㆍ접수ㆍ발송 및 사무처리를 담당하는 인천광역시 제물포구(이하 “구”라 한다) 본청ㆍ소속행정기관ㆍ하부 행정기관 및 의회 등 부서를 말한다.

이 규칙는 처리과에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록물관리 업무 담당부서에 설치하고 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장이 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
8. 기록관 서고 및 행정자료실 관리
9. 기록물 정수점검 및 실태조사
10. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
11. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
12. 중요기록물의 재난대비계획 수립
13. 기록관의 시설 및 장비관리
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영
15. 기록물의 전자적 관리 및 검색ㆍ열람제공
16. 중요 기록물의 보존매체 수록
17. 민간기록물의 수집ㆍ위탁
18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토 기록물, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산ㆍ접수등록번호를 부여받아 등록하여야 한다.
② 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 원활한 기록물 정리를 위해 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항의 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

비밀기록물 관리에 관한 사항은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제32조부터 제34조까지, 영 제66조부터 제71조까지에 따른다.

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제35조에 따른다.

① 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 심의하기 위하여 인천광역시 제물포구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결 한다.
1. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항

① 심의회는 위원장을 포함한 5명의 위원으로 구성하되, 민간전문가 2명을 포함하여야 한다.
② 위원장은 기록관이 소속된 국의 장이 되며, 당연직 위원은 기록물평가 업무에 적합하다고 판단되는 2명의 처리과의 장으로 구성한다.
③ 위촉직 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 성별을 고려하여 구청장이 위촉한다.
1. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 학문 전공자로 기록물 평가 관련 지식과 경험이 풍부한 사람
2. 그 밖에 심의회의 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람
④ 심의회의 사무를 처리할 간사는 기록물관리 업무 담당이 한다.

위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 당연직 위원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 개최한다.
② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.

심의회의 회의에 참석한 위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. 다만 공무원인 위원이 그 소관 업무와 직접적으로 관련되어 심의회에 출석하는 경우에는 지급하지 않는다.

① 평가 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되 다음 각 호와 같은 기록물은 폐기를 보류하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 심사분석 관련 기록물
3. 다수 국민의 관심 사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물
5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록물
6. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법령상 보존이 필요한 기록물
7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
② 기록물관리전문요원 및 각 부서 기록물관리책임자는 제1항에 따라 작성한 평가대상 기록물의 목록에 대하여 처리과로 송부하여 해당 담당자의 의견을 수렴하여야 한다.
③ 처리과의 장은 처리부서 검토영역을 작성하되 책임성 있는 심사를 위하여 확인자 ㆍ검토자의 성명을 실명으로 기입하고 서명하여 기록관으로 제출하여야 한다.
④ 기록관장은 제1항부터 제3항까지를 참고하여 재검토가 요구되는 기록물에 대해서는 각 소관부서에 해당 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동되도록 구축 운영하여야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시해야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

기록관장은 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산작업 구역 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고 보안업무규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 장비 및 시설물의 작동상태 점검
2. 보존 기록물의 오손여부 및 해충 발생여부 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작부터 종료 시각까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외부로 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하려는 자는 기록관장의 승인을 받아야 한다.
4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하려는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.
② 기록관장은 기록물관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리 책임자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 필요한 사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.