전남광주통합특별시 남구 시민고충처리위원회 구성 및 운영 조례 시행규칙자치법규 2264123

이 규칙은 「전남광주통합특별시 남구 시민고충처리위원회 구성 및 운영 조례」(이하 “조례”라 한다)에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.<개정 2024.1.5., 2026. 7. 1.>

① 조례 제11조에 따라 고충민원을 신청하려는 개인ㆍ법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제1호서식에 따른 고충민원 신청서를 방문ㆍ우편 또는 인터넷 등의 방법으로 남구 시민고충처리위원회(이하 "위원회")에 제출하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 위원회는 제1항에도 불구하고 신청인이 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 남구 시민고충처리위원(이하 "위원")이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인(손도장을 포함한다)하게 하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
③ 위원회에서 고충민원을 접수한 때에는 별지 제2호서식에 따른 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제3호서식에 따른 고충민원 접수증을 발급하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회는 제2조제1항에 따른 고충민원 신청서의 보완이 필요하다면 상당한 기간을 정하여 신청인에게 문서ㆍ구술ㆍ전화 또는 인터넷 등으로 그 보완을 요청할 수 있다. 다만, 심의에 중대한 영향을 주는 자료는 문서로 하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 위원회는 제1항에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.<개정 2024.1.5.>
③ 위원회는 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고, 그 보완 없이는 고충민원을 처리할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.<개정 2024.1.5.>

신청인은 법정대리인 외에 다음 각 호에 해당하는 자 중에서 대리인을 선임하여 위원회에 고충민원을 신청할 수 있다. 이 경우 대리인은 별지 제4호서식에 따른 대리인 선임허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매
2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원
3. 다른 법령에 따라 고충민원 신청의 대리를 할 수 있는 자

① 다수의 신청인이 공동으로 고충민원을 신청하는 경우에는 위원회에 별지 제5호서식에 따른 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 제1항에 따라 고충민원의 대표자가 선정된 경우, 선정된 대표자는 각기 다른 신청인의 사안에 대하여 모든 행위를 할 수 있다. 다만, 고충민원의 취하는 다른 신청인의 동의를 얻어야 하며, 이 경우 대표자는 동의를 얻은 사실을 위원회에 문서로 소명하여야 한다.
③ 고충민원의 대표자가 선정된 때에는 다른 신청인은 그 선정된 대표자만을 통하여 그 사안의 행위를 할 수 있다.
④ 대표자를 선정한 신청인은 필요하다고 인정하는 때에는 선정된 대표자를 해임하거나 변경할 수 있다. 이 경우 신청인은 그 사실을 지체 없이 위원회에 통지하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 위원회의 결정이 있기 전까지 서면으로 자신의 신청을 취하할 수 있다. 이 경우 위원회는 해당 고충민원에 대한 조사를 중지한다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회는 조례 제13조제1항에 따라 고충민원을 조사할 경우에는 조례 제9조에 따른 관할 범위 내 기관의 장(이하 관할 기관의 장)에게 별지 제6호서식의 고충민원 조사통보서에 따라 그 사실을 통보하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회는 조례 제13조제1항에 따라 고충민원 조사를 시작한 경우에는 유선 등의 방법으로 신청인에게 통지하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 위원회는 조례 제13조제1항 단서에 따라 기간을 연장하는 경우에는 신청인에게 연장사유와 처리예정 기한을 별지 제7호서식에 따라 지체 없이 통지하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
③ 위원회는 조례 제13조제3항, 조례 제16조제2항의 신청인에게 통지는 별지 제8호서식에 따른다.<개정 2024.1.5.>

① 조례 제13조제2항제3호 단서에 따른 정당한 사유가 있는 경우란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.<개정 2024.1.5.>
1. 천재지변 등으로 신청기간이 지났을 때
2. 고충에 관계되는 사실을 1년이 경과한 후 인지하였을 때
3. 고충에 관계되는 사실이 계속되고 있을 때
4. 그 밖에 위원회가 정당한 사유가 있다고 인정할 때
② 제1항에 따라 정당한 사유를 판단하는 경우에는 주민의 권리와 이익을 보호한다는 취지를 유념하여야 한다.

① 위원회는 조사를 받는 자에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 위원회는 집단시위 등으로 조사가 어려운 경우에는 관할 경찰서장에게 질서유지와 위원회 및 사무국 직원의 보호를 요청할 수 있다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회는 신청인에게 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 같은 신청인이 정당한 사유 없이 계속하여 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리할 수 있고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 신청인이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.<개정 2024.1.5.>
② 위원회는 성명ㆍ주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원은 종결 처리할 수 있다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회는 조례 제17조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 별지 제9호서식에 따른 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 날인하게 한 후 이를 확인하도록 한다.<개정 2024.1.5.>
② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.

① 위원 등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제10호서식의 고충민원 조사결과보고서를 작성하여 대표위원에게 보고하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 대표위원은 고충민원 조사결과보고서 내용을 검토하여 위원회 회의에 상정하여야 한다. 다만, 위원회 회의에 상정하기 부적당하다고 인정되는 경우에는 이첩 등의 방법으로 종결 처리한 후 위원회 회의에 보고할 수 있다.<개정 2024.1.5.>
③ 위원회는 조례 제14조제1항에 따라 직권으로 조사한 경우에는 별지 제11호서식에 따른 특별보고서를 작성하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회는 의결내용이 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우에는 별지 제12호서식 <가>에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선권고에 해당하는 경우에는 별지 제12호서식 <나>에 따른 의결서를 작성한다.<개정 2024.1.5.>
② 위원회의 의결에 참여한 위원은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

위원회는 조례 제21조에 따라 위원회의 결정내용을 신청인 및 관할 기관의 장에게 알릴 때에는 별지 제13호서식에 따라 지체 없이 서면으로 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.<개정 2024.1.5.>

위원회는 조례 제25조에 따른 관할기관에 대한 권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검을 다음 각 호의 방법으로 할 수 있다. 이 경우 관할 기관의 장은 정당한 사유가 없다면 이에 따라야 한다.<개정 2024.1.5.>
1. 관계 서류의 제출
2. 경위서 또는 확인서 등의 제출
3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술
4. 그 밖에 위원회가 권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법

위원회는 조례 제24조에 따라 관할 기관의 감사부서에 감사를 의뢰할 경우에는 별지 제14호서식에 따른 감사의뢰 등 검토결과를 관할 기관의 장에게 제출하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

① 구청장은 위원 및 사무국 직원에게 별지 제15호서식에 따른 신분증명서를 발급하고, 별지 제16호서식에 따른 신분증명서 발급대장에 그 사실을 기록ㆍ관리하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 구청장은 위원 및 사무국 직원이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 분실ㆍ훼손한 자에게 사유서를 받고 재발급할 수 있으며, 위원 및 사무국 직원이 해촉된 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

위원으로 위촉된 자는 구청장에게 별지 제17호서식에 따른 보안서약서를 제출하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.<개정 2024.1.5.>
1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 처리 지원
2. 위원회 결정사항의 시행 및 사후관리
3. 회의에 따른 회의록 작성 및 기록 보존
4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관
5. 그 밖에 위원회 운영에 필요한 업무

① 조례 제26조제1항에 따른 위원회 운영상황은 다음 각 호의 사항을 포함하여 보고하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
1. 고충민원의 접수 및 처리 현황
2. 위원회가 권고하거나 의견을 표명한 내용
3. 관할 기관 등의 처리결과(미처리 사유 포함)
4. 그 밖에 위원회가 필요하다고 인정하는 사항
② 위원회는 매년 12월 말까지의 운영상황을 다음 해 3월 말까지 구청장과 남구의회에 보고하고, 구 홈페이지에 공표하여야 한다.<개정 2024.1.5.>

① 위원회의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원 기록은 사건 별로 관리하여야 한다.<개정 2024.1.5.>
② 고충민원 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 합의서: 준영구
2. 심의관련 문서: 5년
3. 일반문서: 3년

민원기록에 대한 열람ㆍ복사 등에 따른 정보의 공개는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.

이 규칙에서 정한 사항 외에 위원회의 운영에 필요한 사항은 위원회가 별도로 정할 수 있다.