서울특별시 성동구 기록물 관리에 관한 조례 시행규칙자치법규 2260010

이 규칙은 「서울특별시 성동구 기록물 관리에 관한 조례」에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “기록관리기준표”란 생산기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제별로 관리 처분 기준을 제시한 표를 말한다.
2. “기록물관리 전문요원”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제41조제1항에 따라 배치된 사람을 말한다.
3. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중 보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “행정정보 데이터세트”란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 공개 재분류
10. 서고 및 기록물 시설ㆍ장비 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행
13. 소관 기관 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 기록관 보안 및 재난대비 계획 수립
15. 기록관리시스템의 설치 및 운영
16. 소관 비전자기록물의 전자화 및 보존매체 수록
17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
19. 소관 기록물에 대한 통계 작성ㆍ관리
20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

① 기록관장은 서울특별시 성동구 및 그 소속기관의 처리부서(이하 “처리과”라 한다)의 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.
② 제1항에 따라 지정된 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
2. 처리과의 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
③ 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.
④ 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

① 서울특별시 성동구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉한다.
③ 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례에 한하여 연임할 수 있다.
④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조제1항에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖춰야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 열람실, 작업실 등을 확보해야 한다.

① 기록관장은 기록관의 서고를 제한구역으로 설정하고, 「보안업무규정」에 따른 비밀취급인가를 받은 기록물 보안담당자를 배치해야 한다.
② 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관 서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영해야 한다.

기록관의 서고 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행해야 한다.
1. 서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부 점검
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

① 서고 환경점검은 기록물관리법령에 명시된 온ㆍ습도, 유해물질 및 조도를 대상으로 수행하며, 필요에 따라 확대할 수 있다.
② 서고 환경점검은 매년 1회 이상 실시해야 하며, 필요시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.
③ 서고 환경점검 결과 법령 기준치를 초과한 경우, 보존환경 개선을 위해 환기 등 적절한 조치를 취해야 한다.
④ 기록관장은 보존기록물의 안전한 관리를 위해 서고 면적, 작업실, 열람실, 온도계ㆍ습도계, 소화설비, 보안장비 등의 구축을 위하여 필요한 모든 조치를 취해야 한다.

① 서고 시설은 매월 1회 이상 점검해야 하며, 필요에 따라 수시로 점검할 수 있다.
② 서고 시설점검은 서고의 균열ㆍ누수, 출입문ㆍCCTV 등 보안시설, 서가 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 모든 시설을 대상으로 한다.
③ 기록관장은 서고시설ㆍ장비의 고장, 파손 등 문제가 발생했을 경우에는 이를 즉시 각 관계부서에 통보하여 조치해야 한다.
④ 서고 관리책임자는 서고 시설점검 결과 구조물 균열ㆍ누수, 공조시설, 전기ㆍ통신시설, 출입문 등에 문제가 발생했을 경우에는 청사 시설관리 담당부서에 지체 없이 통보하여 조치하도록 한다.

① 기록관장은 법 제19조제1항에 따라 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다.
② 기록관장은 서울특별시 성동구(이하 “구”라 한다)의 업무기능 및 수행과정이 반영될 수 있도록 기록관리기준표의 단위과제 신설ㆍ변경 절차를 별지 제1호서식 및 별지 제2호서식에 따라 관리해야 한다.
③ 기록관장은 전년도에 신규로 신설하였거나 변경된 기록관리기준표 변동사항을 공보 또는 구 홈페이지 등 정보통신망에 연 1회 고시해야 한다.
④ 기록관장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 관할 영구기록물관리기관인 서울기록원이 정하는 바에 따라 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관 정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.

① 기록관장은 구 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 해야 한다.
② 기록관장은 영 제17조부터 제19조까지의 규정에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리해야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 해야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리해야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리해야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결한 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 해야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 통보해야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다.

① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 안에서 기록물 현황을 파악하여 매년 기록관장이 지정하는 기간 안에 기록물과 이관목록을 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출해야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관해야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 해야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리해야 한다.

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관해야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치해야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정해야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취해야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영해야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 해야 한다.

① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등 구정역사기록물을 포함한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여 관리해야 한다.
② 기록관장은 수집한 주요 기록정보자료와 민간기록물을 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 해야 한다.

기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류를 구분하여 처리해야 한다.

① 기록관장은 특별한 사정이 없는 한 전년도에 보존기간이 경과한 기록물을 선정하여 매년 1회 이상 평가를 수행해야 한다.
② 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견을 조회해야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하고, 기록물평가심의서를 작성하여 기록관에 제출해야 한다.

① 기록물관리 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하여 기록물평가심의서를 작성해야 한다.
② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단해야 한다.
1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표 해당 단위과제 및 기록물의 관계 법령에서 정한 보존기간
2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
3. 평가대상 기록물의 활용 가치

① 기록관장은 기록물평가심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 서고에서 반출한다.
② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 수행해야 한다.
③ 기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영해야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리해야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영해야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시해야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 등 기록관의 비전자기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 해야 한다.

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프, 디스켓, 광파일 또는 CD(compact disk)ㆍDVD 등의 자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행해야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검해야 하며, 백업자료가 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 해야 한다.

① 기록관의 기록물 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람 및 대출시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 열람 및 대출을 위해 서고에 출입할 경우 별지 제3호서식에 따른 서고 출입자 관리대장을 작성해야 한다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원(열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다)

① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 해야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 내 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용할 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

① 기록물의 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 하고, 대출기간은 7일 이하로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
② 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제4호서식을 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
③ 기록관장은 제1항에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 열람ㆍ대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납해야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 해야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우