서울특별시 성동구 기록물 관리에 관한 조례자치법규 2260000

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에서 위임한 사항과 기록물관리에 필요한 사항을 규정함으로써 서울특별시 성동구 기록물을 안전하게 보존하고 효율적으로 활용하는 것을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "기록물"이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제3조제2호에 따라 서울특별시 성동구(이하 "구"라 한다)와 관할 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. "기록물관리"란 법 제3조제3호에 따른 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ기술(記述)ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. "기록관"이란 법 제13조에 따라 기록물의 체계적 보존ㆍ관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 관리업무를 수행하는 기관을 말한다.
4. "구정역사기록물"이란 개인이나 단체가 구와 관련하여 생산ㆍ취득한 기록정보 자료(제3조 각 호의 기관이 소유ㆍ기록하는 기록정보 자료를 포함한다)로서, 역사적ㆍ문화적ㆍ사회적으로 구와 관련이 있고 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료를 말한다.

이 조례는 다음 각 호의 기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물에 대하여 적용한다.
1. 구 본청, 직속기관, 하부행정기관
2. 서울특별시 성동구의회
3. 「지방공기업법」에 따라 구가 설립한 지방공사ㆍ공단
4. 「지방자치단체 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 법률」에 따른 구 출자ㆍ출연기관

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제3조제3호에서 “조례로 정하는 기관”이란 구가 출자하거나 출연하여 설립하고, 「지방자치단체 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 법률」 제5조에 따라 지정ㆍ고시된 출자기관 또는 출연기관을 말한다.

① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합해야 한다.
② 서울특별시 성동구청장(이하 "구청장"이라 한다)은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 그 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리해야 한다.
③ 구청장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 해야 하며, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행해야 한다.
④ 구청장은 구정역사기록물이 체계적이고 지속적으로 관리ㆍ보존될 수 있도록 필요한 시책을 수립하고 실시해야 한다.

기록물관리에 관하여 관계 법령 및 이 조례에서 정하지 않은 세부적인 운영 절차 및 그 밖에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

① 구청장은 법 제13조 및 영 제10조에 따라 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치ㆍ운영해야 한다.
② 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리 업무담당 부서의 장이 된다.
③ 구청장은 기록관의 사무를 체계적이고 전문적으로 수행하기 위하여 법 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원을 배치해야 한다.
④ 기록관장은 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 각 처리과, 기관별로 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.

기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 법 제13조제2항 각 호에 따른 업무
2. 기록관의 관리 및 운영
3. 기록물(구정역사기록물을 포함한다. 이하 같다)의 수집ㆍ보존ㆍ활용
4. 기록물의 열람ㆍ전시ㆍ교육 및 견학 등 구민 참여 프로그램 운영
5. 기록물 편찬, 연구지원, 온라인 공개ㆍ열람 서비스 등 기록물의 통합 활용
6. 그 밖에 기록물관리를 위하여 구청장이 필요하다고 인정하는 업무

① 구청장은 영 제16조에 따라 소속 부서 및 기관에서 수행하는 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리해야 한다.
1. 공식적 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항, 검토사항 등의 기록
2. 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과, 회의록, 시청각 기록물 등
3. 구청장(「지방자치법」 제124조 및 「서울특별시 성동구 권한대행 및 직무대리 규칙」에 따른 권한대행을 포함한다), 부구청장 등 소속 기관의 장이 수행하는 업무활동 관련 기록물
4. 다음 각 목에 해당하는 구정역사기록물
가. 구의 지역성을 대표하거나 상징하는 기록물
나. 구 지역의 변화와 관련된 기록물
다. 구의 역사 및 역사성을 포함한 기록물
라. 그 밖에 구와 관련하여 중요한 가치가 있는 기록물
5. 그 밖에 구청장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물
② 제1항제3호 중 구청장 기록물은 직무수행과 관련하여 생산ㆍ접수하여 보유하고 있는 기록물과 물품으로서 다음 각 호에 해당하는 것을 말한다.
1. 구청장이 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록 및 보고(건의)받은 기록
2. 구청장 연설문ㆍ메시지 및 일정ㆍ행사기록 등
3. 보존가치가 있는 구청장 상징물(물품 및 행정박물을 말한다)
4. 그 밖에 구청장의 국제교류활동 기록 등

① 구청장은 구에서 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리ㆍ기술(記述)ㆍ편찬하고, 분류체계의 표준화 및 서비스를 위한 공공기록 서비스 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.
② 기록물의 열람 및 대출에 대한 운영방법에 대하여는 규칙으로 정한다.

① 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 서울특별시 성동구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항

① 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하되 외부 전문가 2명을 포함해야 한다.
② 위원장은 기록관이 설치된 부서의 소관 국장이 되고, 당연직 위원은 기록관장이 된다.
③ 당연직이 아닌 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 구청장이 임명하거나 위촉한다. 단, 금품ㆍ향응수수, 불법로비, 배임ㆍ횡령 등 부패에 연루된 자는 배제한다.
1. 기록물평가 업무에 적합하다고 판단되는 처리과의 장
2. 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관 분야 전문가
④ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 기록관장이 그 직무를 대행한다.
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록물관리업무 담당팀장을 간사로 두고, 기록물관리 전문요원을 서기로 둔다.

① 위촉 위원의 임기는 2년으로 하되, 한 차례에 한하여 연임할 수 있다.
② 구청장은 다음 각 호의 어느 하나의 사유가 발생할 경우에는 임기 중이라도 위원을 해촉할 수 있다.
1. 심신장애로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 때
2. 직무태만, 품위손상, 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 않다고 인정된 때
3. 직무와 관련된 형사사건으로 기소된 때
4. 위원 스스로가 직무를 수행하기 어렵다는 의사를 밝히는 경우

① 심의위원은 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중하게 평가심의를 수행해야 한다.
② 심의위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 안 된다.

① 심의회의 회의는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 위원장이 소집한다.
② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 기록물 평가심의서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
⑤ 구청장은 심의회의 사무 처리와 관련하여 별지 제2호서식의 기록물 심의의결서와 별지 제3호서식의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리해야 한다.

구청장은 심의회 회의에 참석한 공무원이 아닌 위원에게는 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

구청장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 제3조제1호부터 제4호까지의 기관, 다른 기록물관리기관 및 유관기관과 연계ㆍ협력할 수 있다.

① 구청장은 구 기록물관리의 업무 추진 및 발전에 기여한 우수 부서에 대하여 포상할 수 있다.
② 구청장은 기록물관리 발전에 기여한 개인ㆍ법인ㆍ단체 및 공무원 등에 대하여 「서울특별시 성동구 표창 조례」에 따라 표창할 수 있다.