충청남도교육청 중요 기록물 디지털화에 관한 조례자치법규 2259712

이 조례는 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 디지털화에 필요한 사항을 규정함으로써 중요 기록물의 멸실ㆍ훼손을 예방하여 효율적으로 활용하기 위함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제3조제2호에 따른 기록물을 말한다.
2. “중요 기록물”이란 법 시행령 제26조제1항에 따른 기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물 및 보존 가치가 높은 기록물을 말한다.
3. “디지털화”란 전자적으로 생산되지 아니한 기록물을 전자적 형태로 변환하는 것을 말하며, 전자적 형태란 이미지, 영상, 입체 정보 등 다양한 기술을 통해 구현된 형태를 포함한다. 이 경우 기록물의 원본은 훼손되지 않도록 보존하여 관리하여야 한다.
4. “기록물관리기관”이란 법 제3조제4호에 따른 기관을 말한다.

① 충청남도교육감(이하 “교육감”이라 한다)은 중요 기록물의 디지털화가 충실하게 이행될 수 있도록 필요한 시책을 마련하여야 한다.
② 교육감은 보존 가치가 있는 중요 기록물을 안전하고 체계적으로 보존ㆍ활용할 수 있도록 노력하여야 한다.

중요 기록물 디지털화에 관하여 다른 조례에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고 이 조례를 우선 적용한다.

교육감은 다음 각 호의 사항이 포함된 충청남도교육청 중요 기록물 디지털화 시행계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.
1. 디지털화 대상 기록물의 현황 및 디지털화 방안
2. 개인정보 등을 포함한 기록물의 보안ㆍ보호 조치 방안
3. 디지털화 기록물의 신뢰성 확보 방안
4. 그 밖에 중요 기록물 디지털화를 위하여 교육감이 필요하다고 인정하는 사항

디지털화 대상 기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 중요 기록물 중에서 충청남도교육청기록원 또는 기록관의 장이 보존 가치를 고려하여 정한다.
1. 보존기간이 30년 이상인 기록물(시청각기록물ㆍ행정박물 등 유형ㆍ무형의 자료를 포함한다)
2. 학문적 연구ㆍ조사, 행정행위의 책임 규명, 법적 증거 등 활용도가 큰 기록물
3. 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사 또는 도민의 관심이 컸던 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련한 기록물
4. 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동 기록물
5. 그 밖에 보존 가치가 있어 디지털화가 필요한 기록물

제6조에 따라 디지털화 대상으로 판단된 중요 기록물은 기록물관리기관으로의 이관을 원칙으로 한다.

기록물관리기관의 장은 중요 기록물의 디지털화를 위하여 보존 가치가 높다고 판단되는 기록물을 수집할 수 있다.
1. 이관: 각 기관에서 생산ㆍ보관 중인 중요 기록물의 정기적 이관
2. 기증ㆍ기탁: 개인, 단체, 기관이 자발적으로 제공하는 자료
3. 위탁ㆍ복제: 기증이 곤란하거나 소유자가 원하지 않는 경우, 위탁 또는 복제ㆍ사본 제작을 통해 수집
4. 구매: 공공적 보존 가치가 높다고 인정되는 경우 예산 범위 내에서 구매 가능

디지털화 기록물은 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리되어야 한다.

① 교육감은 디지털화된 기록물을 누리집 등을 통해 국민에게 공개ㆍ서비스할 수 있으며, 가상현실(VR), 3차원 전시 등 신기술에 기반한 서비스를 활용하여 전자화된 기록물을 제공할 수 있다.
② 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물을 적합한 환경 및 장비를 갖추어 보존하도록 노력하여야 한다.
③ 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물의 보존ㆍ활용을 위한 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.
④ 제3항에 따른 시스템 구축ㆍ운영에 필요한 사항은 교육감이 따로 정한다.