광양시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙자치법규 2248309

이 규칙은 「광양시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」의 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

① 「광양시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제4조에 따라 광양시 시민고충처리위원회(이하 “위원회”라 한다) 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 5일 전까지 일시ㆍ장소 및 의안의 제목을 기재하여 서면으로 알려야 한다.
② 제1항에도 불구하고 서면으로 알리는 것이 어려운 긴급한 회의의 경우에는 전화ㆍ구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

① 위원회 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 심의ㆍ의결에서 제척된다.
1. 위원 또는 그 배우자나 배우자였던 사람이 해당 사안의 당사자이거나 공동권리자 또는 공동의무자인 경우
2. 위원이 해당 사안의 신청인과 친족관계에 있거나 있었던 경우
3. 위원이 해당 사안에 관하여 증언, 감정, 법률자문 또는 손해사정을 한 경우
4. 위원이 되기 전에 해당 사안을 감사, 수사 또는 조사에 관여한 경우
5. 위원이 해당 사안에 관하여 신청인의 대리인으로 관여하거나 관여하였던 경우
② 위원회 심의ㆍ의결의 이해 당사자는 위원에게 공정을 기대하기 어려운 사정이 있는 경우에는 기피신청을 할 수 있다.
③ 위원 본인이 제1항 또는 제2항의 사유에 해당하는 경우에는 스스로 그 사안의 심의ㆍ의결을 회피할 수 있다.
④ 제1항부터 제3항까지에 따라 회의의 심의ㆍ의결에 관여하지 못한 위원은 재적위원 수의 계산에서 제외한다.

소관 부서장은 다음 각 호의 사항을 위원회 회의에 보고안건으로 상정해야 한다.
1. 위원의 위촉 또는 위촉 해제에 관한 사항
2. 위원회 운영상황의 보고 및 공표
3. 고충민원의 조사ㆍ처리 과정에서 성립한 화해, 조정 등 중요사항
4. 위원회에서 의결한 고충민원의 사후 처리결과
5. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과
6. 그 밖에 위원회 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항

① 소관 부서장은 위원회 회의에 상정할 의안을 작성하여 위원장에게 보고하고, 회의 개최일 3일 전까지 모든 위원에게 배부해야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 예외로 한다.
② 소관 부서장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록ㆍ관리해야 한다.

① 위원회 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순서로 진행한다.
② 의안의 제안 설명은 소관 부서장이 하고, 필요한 경우에는 조사에 참여한 위원 또는 소관 부서 직원이 보충하여 설명할 수 있다.
③ 위원장이 필요하다고 인정하는 때에는 관련 부서의 공무원ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.
④ 제3항의 경우에는 관련 부서ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.

① 위원회는 의결내용에 따라 다음 각 호와 같이 의결서를 작성한다.
1. 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우 : 별지 제2호서식
2. 제도개선 권고에 해당하는 경우 : 별지 제3호서식
② 위원회 의결에 참여한 위원은 의결서에 서명 또는 날인해야 한다.

소관 부서장은 다음 각 호의 사항이 포함된 회의록을 기록ㆍ관리해야 한다.
1. 회의의 일시ㆍ장소 및 공개 여부
2. 참석 위원 및 배석자
3. 상정된 의안 및 심의 결과
4. 그 밖의 주요 논의사항

위원장은 조례 제8조에 따라 위원회의 결정내용을 알릴 때에는 서면으로 신청인과 관계 부서의 장 등 관계인에게 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

위원회는 권고 등의 이행실태를 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우, 관련 부서의 장은 정당한 사유가 없는 경우에는 이에 따라야 한다.
1. 관계 서류의 제출
2. 경위서 또는 확인서 등의 제출
3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술
4. 그 밖에 위원회가 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법

① 위원회에 고충민원을 신청하려는 개인이나 법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제4호서식의 고충민원 신청서를 제출해야 한다.
② 제1항에도 불구하고 방문하여 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 날인하게 해야 한다.
③ 위원회는 신청서의 보완이 필요하면 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.
④ 위원회는 고충민원을 접수한 때에는 별지 제5호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하고, 신청인이 원하면 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 교부해야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관기관에 이송하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

① 고충민원의 신청은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 신청할 수 있다. 이 경우, 대리인은 별지 제7호서식의 대리인 선임허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출해야 한다.
1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매
2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원
3. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자
② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제8호서식의 대표자 선정 통지서를 제출해야 한다.

① 위원회는 접수한 민원문서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구해야 한다.
② 민원인은 해당 민원의 처리가 종결되기 전에는 그 신청의 내용을 보완하거나 변경 또는 취하할 수 있다. 다만, 다른 법률에 특별한 규정이 있거나 그 민원의 성질상 보완ㆍ변경 또는 취하할 수 없는 경우에는 그렇지 않다.

위원회가 접수한 고충민원에 대한 조사를 실시할 때에는 신청인과 조례 제7조에 따른 관할기관의 관련 부서에 서면으로 고충민원 조사통보를 해야 한다.

위원회가 조례 제8조에 따라 조사기간을 연장한 경우에는 신청인 등에게 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 서면으로 알려야 한다.

① 위원회는 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고, 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사해야 한다.
② 위원회는 피조사자가 여성인 경우에는 피조사자 외 성년여성 입회하에, 미성년자인 경우에는 대리인의 입회하에 조사를 할 수 있다.

① 위원회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 조사를 하지 않거나 중지할 수 있다.
1. 광양시의회에 관한 사항
2. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조에 따라 공개할 수 없는 정보에 관한 사항
3. 판결, 재결 등에 따라 확정된 권리관계에 관한 사항
4. 행정심판, 행정소송이나 감사원의 심사청구 그 밖에 다른 법률에 따른 불복구제절차가 진행 중인 사항
5. 법령에 따라 화해ㆍ알선ㆍ조정ㆍ중재 등 당사자 간의 이해조정을 목적으로 행하는 절차가 진행 중인 사항
6. 감사원의 감사가 착수된 사항이거나 감사원이 처분을 요구한 사항
7. 사인 간의 권리관계 또는 개인의 사생활에 관한 사항
8. 광양시 직원에 관한 인사행정상의 행위에 관한 사항
9. 고충민원의 내용이 명백히 거짓이거나 정당한 사유가 없다고 인정되는 경우
10. 신청인이 고충민원을 취하한 경우
11. 신청인의 민원이 조사기간 내에 실현된 경우
12. 그 밖에 위원회가 조사하기에 합당하지 않다고 판단되는 사항
② 제1항의 경우에는 관련 부서와 신청인에게 조사중지 등의 사유를 명시한 서면으로 즉시 알려야 한다.

① 위원회는 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일ㆍ유사한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.
② 위원장은 성명ㆍ주소 등이 분명하지 않은 사람이 신청한 고충민원에 대해서는 종결 처리할 수 있다.

① 위원회가 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 당사자는 별지 제9호서식의 합의서를 작성하여 서명 또는 날인해야 하며 위원회는 이를 확인해야 한다.
② 위원회는 제1항에 따른 당사자 간의 합의가 성립된 경우는 민원이 종결된 것으로 본다.

① 위원회 등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제10호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 위원장에게 보고해야 한다.
② 위원장은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 위원회 회의에 부쳐야 한다. 다만, 위원회 회의에 부치기에 적당하지 않다고 인정되는 경우에는 이송 등의 방법으로 종결 처리한 후 위원회 회의에 보고할 수 있다.
③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 대하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.

「광양시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 공무원이 아닌 위원에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 민원현장 확인ㆍ조사 등에 따른 수당 및 여비 등을 지급할 수 있다.

위원회의 능률적인 업무처리를 위하여 위원회 권한에 속하는 사무 중 일부는 별표에 따라 위원장 또는 소관 부서장이 전결로 처리한다.

① 위원회의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하고, 고충민원 기록은 건별로 관리해야 한다.
② 고충민원 기록물의 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구
2. 심의ㆍ의결 관련 문서 : 10년
3. 일반문서 : 5년

① 공문서의 작성 및 그 밖의 행정업무처리는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」에 따른다.
② 위원회 운영과 관련하여 발송 또는 교부하는 문서에는 별도의 공인을 조각하여 사용할 수 있다.
③ 제2항에 따른 공인에 관한 사항은 「광양시 공인 조례」를 준용한다.

위원 등은 비밀유지 의무를 준수할 것을 약속하는 보안서약서를 작성한다.

이 규칙에서 규정한 사항 외에 위원회 운영에 필요한 사항은 위원회 회의의 의결을 거쳐 위원장이 정할 수 있다.