인천광역시 미추홀구 기록관 운영 조례자치법규 2247804

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 인천광역시 미추홀구 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2018.5.21>

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1.“기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2.“기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3.“기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록관리전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4.“기록관리시스템”이라 함은 인천광역시 미추홀구 기록관(이하“기록관”이라 한다)에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.<개정 2018.5.21>
5.“처리과”란 기록물의 생산ㆍ수발과 사무처리를 담당하는 인천광역시 미추홀구(이하 “구”라 한다) 본청ㆍ소속행정기관ㆍ하부 행정기관 및 의회 등 부서를 말한다.<개정 2018.5.21>

이 조례는 처리과에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 총무과장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록관리전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ 기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 처리과의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
9. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
10. 처리과 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
11. 중요기록물의 재난대비계획 수립
12. 기록관의 시설 및 장비관리
13. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
14. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
16. 정보공개제도운영에 관한 사항
17. 민간기록물의 수집ㆍ위탁
18. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관 및 처리과에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 원활한 기록물 정리를 위해 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 2월 말까지 기록관장에게 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구 기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 처리과의 장은 생산ㆍ완결된 기록물 중 보존기간 기산일로부터 2년이 경과한 기록물을 별지 1호 서식에 따른 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 2호 서식에 따른 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

비밀기록물 관리에 관한 사항은「공공기록물 관리에 관한 법률」제32조 내지 34조, 동법 시행령 제66조 내지 71조의 규정에 따라 시행한다.

기록물의 보존에 관한 사항은「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제38조를 따른다.

① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조 1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.

① 제12조의 규정에 따른 기록물의 평가 및 폐기여부를 심의하기 위하여 인천광역시 미추홀구 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다) 를 설치ㆍ운영한다.<개정 2018.5.21>
② 심의회는 위원장 1인을 포함한 5인 이내로 하고, 위원장은 자치행정국장이 되고, 부위원장은 위원 중에서 호선하며, 내부위원은 기획예산실장, 기록관장이 되고, 외부전문가 2인을 포함하여 구성하며, 구청장이 위촉한다.<개정 2019.06.27.,2026.10.6.>
③ 외부 전문가는 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 구청장이 위촉한 자로 한다.
④ 심의회의 간사는 기록물관리담당으로 하고, 서기는 기록물관리전문요원이 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 기록물 보존가치의 평가 및 보존기간의 조정
2. 평가대상기록물에 대한 폐기ㆍ보류 심사결과의 적정여부 심의
3. 민간기록물 수집 및 가치평가에 관한 사항
4. 그 밖에 보존기록물의 평가ㆍ관리에 관련하여 필요한 사항

위촉 위원의 임기는 2년으로 하며, 1회에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.

심의회의 회의에 출석한 위촉위원에 대해서는 예산의 범위 안에서「인천광역시 미추홀구 각종 위원회 설치 및 운영에 관한 조례」가 정하는 바에 따라 수당을 지급할 수 있다.<개정 2018.5.21,2024.11.11.>

① 위원장은 기록물 평가심의가 필요한 경우에 심의회를 소집ㆍ개최할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
② 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.
③ 위원회는 별지 제3호 서식에 따른 회의록을 작성하여야 한다.

① 평가 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되 다음 각 호와 같은 기록물은 폐기를 보류하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정ㆍ결과 및 심사분석 관련 기록물
3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물
5. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록
6. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법상 보존이 필요한 기록
7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
② 기록물관리전문요원 및 각 부서 기록물관리책임자는 제1항에 따라 작성한 평가대상 기록물의 목록에 대하여 처리과로 송부하여 해당 담당자의 의견을 수렴하여야 한다.
③ 처리과의 장은 별지 제4호 서식의 소관 처리부서 검토영역을 작성하되 책임성 있는 심사를 위하여 확인자 ㆍ검토자의 성명을 실명으로 기입하고 서명하여 기록관으로 제출하여야 한다.
④ 기록관장은 제1항 내지 제3항을 참고하여 재검토가 요구되는 기록물에 대해서는 각 소관부서에 해당 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.

심의회의 폐기결정부터 폐기 집행 등 폐기와 관련된 일련의 행위들은 기록으로 보존해야 한다. 폐기목록, 기록물평가심의서는 영구로, 기록물평가심의회 회의록 등은 준영구로 책정 관리하도록 한다.

① 처리과에서 생산한 모든 기록물은 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기로 의결된 경우에만 폐기할 수 있다. ② 비전자기록물의 폐기 시행을 외부의 민간업체에 위탁한 경우, 기록관장은 담당공무원을 지정하여 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 폐기 과정을 관리ㆍ감독하여야 한다.

① 구청장은 구와 관련하여 개인이나 단체가 보유한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각ㆍ구술채록 등 모든 형태의 기록정보자료(이하 민간기록물) 중 다음 각 호에 따라 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록을 수집할 수 있다.1. 구의 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사 또는 시민적 관심이 높았던 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련된 민간기록물2. 학문적 연구ㆍ조사, 행정행위의 책임규명, 법적증거 등 활용도가 높은 민간기록물3. 그 밖에 구와 관련하여 역사적 가치가 높아 수집ㆍ보존관리가 필요한 민간기록물② 민간기록물을 수집 및 위탁 시에는 기록물평가심의회에서 해당 기록물의 가치평가 및 수집여부를 결정하여야 한다.③ 민간기록물의 수집은 기증 및 위탁을 원칙으로 하며, 수집 시에는 별지 제5호에 따른 기록물기증신청서를 작성하여야 하며, 수집 결정 시 별지 제6호에 따른 기록물기증협약서 등을 작성해야 한다.

① 제21조 제1항에 따라 민간기록물을 수집할 경우 기록관장은 기록물 특성에 적합한 별도의 보존시설 및 장비를 마련하여야 한다.② 보존시설의 설치 및 장비구입 등에 소요되는 비용은 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

기록관장은 수집된 민간기록물에 대하여 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 데이터베이스를 구축하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조 제1항의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동되도록 구축 운영하여야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시해야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

기록관장은 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산작업 구역 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관의 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 장비 및 시설물의 작동상태 점검
2. 보존 기록물의 오손여부 및 해충 발생여부 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

① 기록관의 열람시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 소속 공무원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항 2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 기록물의 무단 반출
3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 2. 자료를 열람하고자 하는 자는 공무원증, 주민등록증, 운전면허증 등 신분증을 열람담당 직원에게 제시하고 열람 및 대출대장에 필요한 사항을 기재한 후 대출하여야 한다. 제35(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 반드시 반납하여야 한다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 구의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 구의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 조례의 시행에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.