의왕시 옴부즈만(시민고충처리위원회) 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙자치법규 2245036

이 규칙은 「의왕시 옴부즈만(시민고충처리위원회) 구성 및 운영에 관한 조례」에서 위임한 사항과 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

① 의왕시 옴부즈만(이하 “옴부즈만”이라 한다)이 되고자 하는 사람은 의왕시장(이하 “시장”이라 한다)에게 별지 제1호서식의 지원신청서와 다음 각 호의 서류를 모집기간 내에 제출하여야 한다.
1. 「의왕시 옴부즈만(시민고충처리위원회) 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제4조제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는지 여부를 확인할 수 있는 서류
2. 경력을 확인할 수 있는 서류
3. 그 밖에 옴부즈만 직무수행에 필요하다고 인정되는 서류
② 옴부즈만으로 위촉된 자는 시장에게 별지 제2호서식의 보안서약서를 제출하여야 한다.
③ 시장은 옴부즈만을 위촉할 경우에는 별지 제3호서식의 위촉장을 교부한다.

① 옴부즈만의 활동일은 주 3일을 기본활동일로 하되 옴부즈만이 활동일을 일시적으로 변경하고자 하는 경우에는 같은 달의 활동일수 범위에서 조정하여 활동할 수 있다. 다만, 시장은 활동일수의 조정이 필요하다고 판단할 경우 주 5일 이내에서 기본활동일을 변경할 수 있다.
② 옴부즈만의 1일 활동시간은 09시부터 18시까지로 하고 점심시간은 12시부터 13시까지로 한다.

① 조례 제8조에 따른 의왕시 옴부즈만 자문위원회는 위원장을 포함한 7명 이내의 위원으로 구성하되, 특정 성별이 위원 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 하여야 한다.
② 자문위원회 위원장은 옴부즈만이 되고, 위원은 시장이 행정에 관하여 전문적 지식과 학식이 풍부한 사람을 위촉한다.
③ 자문위원회 위원의 임기는 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 등으로 인하여 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.
④ 자문위원회 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 개최할 수 있다.
⑤ 자문위원회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 자문위원회 위원으로 있거나 있었던 사람은 직무수행과 관련하여 알게 된 비밀을 누설하거나 부당한 목적으로 사용하여서는 아니 된다.

자문위원회는 다음 각 호의 사항을 기능으로 한다.
1. 고충민원 중 전문적ㆍ기술적 지식을 필요로 하는 사항 자문
2. 운영상황보고서(안) 검토
3. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항

자문위원회 위원장은 위원회 회의에 이해관계인, 관계 공무원, 관계 기관의 직원, 전문가 등을 출석시켜 의견을 청취할 수 있다.

자문위원회 위원의 제척ㆍ기피ㆍ회피에 관하여는 조례 제9조의 규정을 준용하며, 위원의 해촉 등에 관하여 이 규칙에서 정하지 아니한 사항은 「의왕시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에서 정하는 바에 따른다.

① 「부패방지 및 국민권익위원회의 설치와 운영에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제39조 및 조례 제11조에 따른 고충민원의 신청은 별지 제4호서식의 고충민원 신청서에 따르며, 옴부즈만은 고충민원 신청의 접수 및 처리상황을 별지 제5호서식의 고충민원접수처리부에 기록ㆍ관리하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 신청인이 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 직원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인(손도장을 포함한다)하게 하여야 한다.
③ 옴부즈만이 고충민원을 접수한 때에는 신청인이 원하는 경우 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 발급하여야 한다.

① 옴부즈만은 제8조에 따라 접수한 고충민원 신청서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완을 요청할 수 있다.
② 옴부즈만은 제1항에도 불구하고 신청인이 보완하지 않는 경우 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.
③ 옴부즈만은 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고, 그 보완 없이는 고충민원을 처리 할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.

① 다수의 신청인이 공동으로 고충민원을 신청하는 경우에는 옴부즈만에게 별지 제7호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.
② 고충민원의 대표자가 선정된 때에는 다른 신청인들은 그 선정대표자를 통하여서만 그 사안에 관한 행위를 할 수 있다.

신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 옴부즈만의 결정이 있기 전까지 서면으로 자신의 신청을 취하할 수 있다.

① 옴부즈만은 고충민원을 접수한 경우에는 지체없이 그 내용에 관한 조사를 하여야 하며, 특별한 사유가 없다면 60일 이내에 처리하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 기간 내에 처리가 불가능한 경우에는 60일의 범위에서 그 처리기간을 연장할 수 있다.
② 옴부즈만은 제1항 단서에 따라 처리기간을 연장한 경우에는 신청인에게 지체없이 처리기간의 연장사유와 처리예정기한을 별지 제8호서식의 고충민원 처리기간 연장 안내에 따라 통지하여야 한다.

① 옴부즈만은 신청인이 동일한 내용의 고충민원을 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 신청한 경우에는 2회 이상 그 처리결과를 통지하고, 그 후에 접수되는 민원에 대하여는 종결처리할 수 있다.
② 옴부즈만은 동일한 내용의 고충민원을 다른 신청인이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결처리 할 수 있다.
③ 옴부즈만은 성명ㆍ주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원은 종결 처리할 수 있다.
④ 옴부즈만은 고충민원 내용이 단순한 사항인 경우에는 시의 관계부서에서 처리하게 할 수 있다.

법 제41조 및 조례 제11조에 따라 옴부즈만이 고충민원을 조사할 경우에는 소속행정기관등의 장에게 별지 제9호서식의 고충민원 조사통보서에 따라 그 사실을 통보하여야 한다.

① 옴부즈만이 법 제 41조 및 조례 제11조에 따라 조사를 하는 때에는 별지 제10호서식의 신분증명서를 관계인에게 보여주어야 한다.
② 옴부즈만은 조사를 받는 자에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.

① 옴부즈만이 법 제44조 및 조례 제11조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 별지 제11호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 날인하게 한 후 옴부즈만이 이를 확인한다.
② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.

옴부즈만은 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제12호서식의 조사결과서를 작성하여야 한다.

옴부즈만은 법 제49조 및 조례 제11조에 따라 고충민원의 결정내용을 신청인 및 소속행정기관등의 장에게 알릴 때는 별지 제13호서식의 고충민원 처리결과 통보에 따라 지체없이 서면으로 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

옴부즈만은 법 제52조 및 조례 제11조에 따른 소속행정기관등의 장에 대한 권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검을 다음 각 호의 방법으로 할 수 있다. 이 경우 소속행정기관등의 장은 정당한 사유가 없다면 이에 따라야 한다.
1. 관계 서류의 제출
2. 경위서 또는 확인서 등의 제출
3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술
4. 그 밖에 옴부즈만이 권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법

옴부즈만은 법 제51조 및 조례 제11조에 따라 감사를 의뢰할 경우에는 별지 제14호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 첨부하여야 한다.

① 시장은 옴부즈만에게 별지 제10호서식의 신분증명서를 발급하고, 별지 제15호서식의 신분증명서 발급대장에 그 사실을 기록ㆍ관리하여야 한다.
② 시장은 옴부즈만이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 옴부즈만이 신분을 상실한 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.

조례 제14조에 따른 사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 민원 조사ㆍ처리 지원
2. 옴부즈만의 결정사항의 시행 및 사후관리
3. 회의에 따른 회의록 작성 및 기록 보존
4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관
5. 그 밖에 옴부즈만 운영에 필요한 업무

제22조의 사무국을 두지 않은 경우 감사담당 부서에서 사무국 업무를 수행 또는 지원할 수 있다.

① 조례 제13조제1항에 따른 옴부즈만 운영상황의 보고는 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성하여야 한다.
1. 고충민원의 접수 및 처리현황
2. 옴부즈만이 권고하거나 의견을 표명한 내용
3. 소속행정기관등의 처리결과(미처리 사유 포함)
4. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항
② 옴부즈만은 매년 12월 말까지의 운영상황을 다음 연도 3월말까지 시장과 시의회에 보고 및 공표하여야 하며 공표할 때는 공고와 함께 시보에 게재하여야 한다.

① 옴부즈만의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원은 건별로 관리하여야 한다.
② 고충민원 기록물의 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 의결서, 합의서: 준영구
2. 심의ㆍ의결 관련 문서: 5년
3. 일반문서: 3년

① 옴부즈만제도 운영과 관련하여 옴부즈만의 명의로 시행하는 문서에 별도의 공인을 각인하여 사용한다.
② 제1항에 따른 공인의 각인 및 사용은 「의왕시 공인 조례」 및 「의왕시 공인 조례 시행규칙」을 준용하며, 그 규격은 별표 1과 같다.

민원 기록에 대한 열람ㆍ복사 등에 의한 정보의 공개는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.

옴부즈만 및 사무국 직원은 고충민원 처리과정에서 알게 된 비밀을 다른 사람에게 누설하거나 직무 외의 목적에 사용하여서는 아니된다.