충청남도교육청 공문서 감축에 관한 조례자치법규 2234252

이 조례는 각급 교육기관에서 효율적으로 공문서를 감축해 업무 신속성과 행정의 생산성을 향상시켜 교직원의 행정업무 경감과 학생 교육활동 내실화에 이바지하는데 목적이 있다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "공문서"란 각급 교육기관에서 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 각급 교육기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. "업무관리시스템"이란 행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.
3. "자료집계시스템"이란 제2조제2호를 전자적으로 집계하는 시스템을 말한다.
4. “교육정보통계시스템”이란 나이스, 에듀파인, 업무관리, 정보공시 등의 자료를 일괄 취합하여 사용하기 편리한 형태로 자료를 제공하는 시스템을 말한다.
5. "각급 교육기관"이란 충청남도교육감 소속 본청의 각 부서, 직속기관, 교육지원청, 각급학교를 말한다.
6. “각급학교”란 「유아교육법」 제2조와 「초ㆍ중등교육법」 제2조에 따른 학교를 말한다. <개정 2023. 8. 10.>

이 조례의 적용범위는 충청남도교육감(이하 "교육감"이라 한다)소속 각급 교육기관으로 한다.

① 교육감은 학교 업무 최적화와 비효율적인 문서의 감축을 위하여 각급 교육기관으로 시행되는 공문서의 처리 관행을 개선하고 업무관리시스템 등의 기능과 공문서 처리방식 등이 질적으로 개선되도록 행정적 지원을 하여야 한다.
② 교육감은 공문서의 양 감축을 위하여 직속기관 및 교육지원청과 학교 단위의 공문서 생산을 최대한 억제하고 업무담당자의 비효율적인 공문서 생산 관행이 개선되도록 적절한 조치를 취하여야 한다.
③ 교육감은 매년 공문서 감축 직무교육을 추진하여야 한다.
④ 교육감은 공문서 감축평가제를 실시하고 모니터링 시스템을 구축하여 공문서 감축에 적극 노력하여야 한다.

① 각급 교육기관의 장은 문서발송 책임관(이하 "책임관"이라 한다)을 지정ㆍ운영해야 한다.
② 책임관은 다음 각 호에 따라 각급 학교로 발송되는 문서의 적정여부를 검토하고 통제하여야 한다. <개정 2023. 8. 10.>
1. 문서생산의 필요성(대체가능 검토)
2. 동일ㆍ유사내용의 중복 전달 가능성 <개정 2023. 8. 10.>
3. 문서분량 및 첨부물의 적정성(문서매수 최소화)
4. 업무추진 참고성 내용의 취합 및 요약 전달 가능성 <개정 2023. 8. 10.>
5. 수신처의 적정성 <개정 2023. 8. 10.>
6. 유관기관의 각종 사업 안내 및 행사 홍보 등으로 업무와 직접 관련이 없는 문서의 발송 가능성 <개정 2023. 8. 10.>
7. 그 밖에 공문서 감축과 행정업무 효율화 등을 위해 필요한 사항

각급 학교의 교직원이 상급자에게 보고하는 다음 사항에 대해서는 구두ㆍ메모ㆍ전화보고 하는 것을 원칙으로 하며, 매뉴얼화하여야 한다. <개정 2023. 8. 10.>
1. 의사결정사항이 아닌 단순 정보 전달사항 <개정 2023. 8. 10.>
2. 일상적 업무추진 상황 <개정 2023. 8. 10.>
3. 각종 교육 관련 동향과 행사 보고 <개정 2023. 8. 10.>
4. 경미한 사항의 출장 결과 보고 <개정 2023. 8. 10.>

① 공문서는 핵심사항을 1매로 작성하는 것을 원칙으로 하고 미사여구, 수식어 등 형식적인 문서작성을 자제한다.
② 각급 교육기관의 장은 학교 교육활동과 무관하거나 법령에 특별한 규정이 있지 아니한 경우 해당공문을 게시하여 교직원이 단순히 열람 또는 필요할 경우 활용할 수 있도록 공문서 처리단계를 축소하여야 한다.

① 교육감은 사용자 교육 및 매뉴얼 작성 등을 통해 교직원들에게 자료집계시스템 및 교육정보통계시스템을 적극 활용할 수 있도록 유도하여야 한다.
② 각급 교육기관에서는 각급 학교에 단순하거나 경미한 자료를 요구하는 경우에는 자료집계시스템을 활용하여 제출할 수 있게 하여야 한다.
③ 각급 교육기관에서는 교육정보통계시스템에 자료가 없는 경우에만 각급 학교로 자료 요구 공문을 발송할 수 있게 하여야 한다.

① 교육감은 난해한 공문, 중복된 자료요구 또는 통합게시 대상 문서를 일반 공문으로 시행한 문서 등 학교의 업무를 가중시키는 공문에 대해 신고하여 개선할 수 있도록 공문서 불편신고센터를 설치ㆍ운영할 수 있다.
② 교육감은 공문서 불편신고제로 접수된 공문서를 검토하여 개선이 필요한 경우 생산한 각급 교육기관에 개선하도록 조치한다.

① 교육감은 각급 교육기관 공문서 감축을 위해 업무관리시스템, 공문서보고간소화, 자료집계시스템, 교육정보통계시스템, 공문서 불편신고제 등을 활용하여 공문서 총량제를 시행하여야 한다.
② 각급 교육기관은 공문서 감축 추진에 따른 부작용 등의 최소화를 위하여 감축 목표를 2년마다 설정ㆍ추진하여야 한다. <개정 2023. 8. 10.>

① 교육감은 공문서를 생산하는 각급 교육기관의 감축 성과를 각 부서별로 매년 평가하고 그 결과를 부서장 평가에 반영할 수 있다.
② 공문서 감축 평가 대상은 다음 각 호와 같다.
1. 각급 교육기관에서 각급 학교로 발송한 공문 건 수
2. 공문서 생산 이행 기준을 준수하지 않는 공문 건 수
③ 교육감은 공문서 감축평가제 결과를 도교육청 홈페이지 등에 2년 단위로 공개하여야 한다.

교육감은 공문서 감축을 위해 전문가와 현장 자문 등을 받기 위해 공문서 감축 추진 자문위원회를 구성할 수 있다.