여주시 옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례 시행규칙자치법규 2229944

이 규칙은 「여주시 옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례」의 시행에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

「여주시 옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제6조에 따른 여주시 옴부즈만(이하 “옴부즈만”이라 한다)이 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 5일 전까지 그 소집을 알리되, 일시ㆍ장소 및 의안의 제목을 표기한 서면으로 알려야 한다. 다만, 긴급한 회의의 경우에는 전화ㆍ구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

① 조례 제11조제2항에 따라 기피를 신청하려는 관계인은 대표옴부즈만에게 그 사유를 명시하여 서면으로 의결 전일 또는 회의 개최 전까지 신청할 수 있으며, 옴부즈만은 의결로 이를 결정한다. 이 경우 기피신청의 대상인 옴부즈만은 그 의결에 참여하지 못한다.
② 제1항에 따라 기피신청 대상이 되는 옴부즈만은 지체 없이 기피신청에 대한 의견서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.
③ 옴부즈만이 조례 제11조제3항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 회피사유서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.
④ 기피 또는 회피로 회의의 심의ㆍ의결에서 제외되는 옴부즈만은 재적위원 수의 계산에서 제외한다.

옴부즈만 사무국장은 다음 각 호의 사항을 옴부즈만 회의에 보고안건으로 상정하여야 한다.
1. 옴부즈만의 위촉 또는 위촉 해제에 관한 사항
2. 옴부즈만 관련 조례ㆍ규칙의 제정, 개정과 폐지에 관한 사항
3. 조례 제30조에 규정된 옴부즈만 운영상황의 보고 및 공표
4. 고충민원의 접수ㆍ처리 과정에서 각하 또는 이송한 사항
5. 고충민원의 조사ㆍ처리 과정에서 성립한 화해, 조정 등 중요사항
6. 옴부즈만이 의결한 고충민원의 사후 처리결과
7. 고충민원 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과
8. 그 밖에 옴부즈만 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항

① 사무국장은 옴부즈만 회의에 상정할 의안을 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하고, 회의 개최일 3일 전까지 모든 옴부즈만에게 배부하여야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 예외로 한다.
② 사무국장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록ㆍ관리하여야 한다.

① 옴부즈만 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순으로 진행한다.
② 의안의 제안 설명은 사무국장이 하고, 필요한 경우에는 조사에 참여한 옴부즈만 또는 사무국 직원이 보충하여 설명할 수 있다.
③ 대표옴부즈만이 필요하다고 인정하는 때에는 관련부서의 공무원ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.
④ 제3항의 경우에는 관련부서ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인에게 그 사실을 미리 알려야 한다.

① 옴부즈만은 의결내용에 따라 다음 각 호와 같이 의결서를 작성한다.
1. 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우 : 별지 제2호서식
2. 제도개선 권고에 해당하는 경우 : 별지 제3호서식
② 옴부즈만의 의결에 참여한 옴부즈만은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.

사무국장은 다음 각 호의 사항을 기록ㆍ관리하여야 한다.
1. 회의의 일시ㆍ장소 및 공개 여부
2. 참석 옴부즈만 및 배석자
3. 상정된 의안 및 심의 결과
4. 그 밖의 주요 논의사항

대표옴부즈만은 조례 제25조 및 제26조에 따라 옴부즈만의 결정내용을 알릴 때에는 서면으로 신청인과 관계 부서의 장 등 관계인에게 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

조례 제28조에 따라 감사를 의뢰할 경우에는 별지 제4호서식의 감사의뢰 등 검토 보고서를 붙여야 한다.

옴부즈만은 조례 제29조에 따른 권고 등의 이행실태를 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우, 관련부서의 장은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.
1. 관계 서류의 제출
2. 경위서 또는 확인서 등의 제출
3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술
4. 그 밖에 옴부즈만이 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법

① 옴부즈만에게 고충민원을 신청하려는 개인이나 법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제5호서식의 고충민원 신청서를 제출하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 방문하여 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 날인하게 하여야 한다.
③ 옴부즈만은 신청서의 보완이 필요하면 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.
④ 옴부즈만은 고충민원을 접수한 때에는 별지 제6호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제7호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 소관기관에 이송하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

① 고충민원의 신청은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 신청할 수 있다. 이 경우, 대리인은 별지 제8호서식의 대리인 선임허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출하여야 한다.
1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매
2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원
3. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자
② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제9호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.

① 옴부즈만은 접수한 민원문서에 보완이 필요한 경우에는 상당한 기간을 정하여 지체 없이 민원인에게 보완을 요구하여야 한다.
② 민원인은 해당 민원의 처리가 종결되기 전에는 그 신청의 내용을 보완하거나 변경 또는 취하할 수 있다. 다만 다른 법률에 특별한 규정이 있거나 그 민원의 성질상 보완ㆍ변경 또는 취하할 수 없는 경우에는 그러하지 아니하다.

옴부즈만이 접수한 고충민원에 대한 조사를 실시할 때에는 신청인과 조례 제7조에 따른 관할기관의 관련부서에 서면으로 고충민원 조사통보를 하여야 한다.

옴부즈만이 조례 제18조제1항 단서에 따라 조사기간을 연장한 경우에는 신청인 등에게 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 서면으로 알려야 한다.

① 옴부즈만 및 사무국 직원이 조례 제18조제1항에 따라 조사를 하는 때에는 별지 제10호서식의 신분증명서를 관계인에게 보여주어야 한다.
② 옴부즈만은 조사받는 사람에게 관계법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고, 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.
③ 옴부즈만은 피조사자가 여성인 경우에는 피조사자 외 성년여성 입회하에, 미성년자인 경우에는 대리인의 입회하에 조사를 할 수 있다.

① 옴부즈만은 제15조부터 제16조까지의 규정에도 불구하고 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 조사를 하지 않거나, 중지할 수 있다.
1. 조례 제20조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우
2. 고충민원의 내용이 명백히 거짓이거나 정당한 사유가 없다고 인정 되는 경우
3. 신청인이 고충민원을 취하한 경우
4. 그 밖에 조례 제2조제1호의 고충민원에 해당하지 아니하여 옴부즈만이 조사하는 것이 적절하지 않다고 인정되는 경우
5. 신청인의 민원이 조사기간 내에 실현된 경우
② 제1항의 경우에는 관련부서와 신청인에게 조사중지 등의 사유를 명시한 서면으로 즉시 알려야 한다.

① 옴부즈만은 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결처리하고, 동일ㆍ유사한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.
② 옴부즈만은 성명ㆍ주소 등이 분명하지 않은 사람이 신청한 고충민원에 대해서는 종결 처리할 수 있다.

① 옴부즈만이 조례 제21조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다)간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다.)에는 당사자는 별지 제11호서식의 합의서를 작성하여 서명 또는 날인 하여야 하며 옴부즈만은 이를 확인하여야 한다.
② 옴부즈만은 제1항에 따른 당사자 간의 합의가 성립된 경우에 대해서는 민원이 종결된 것으로 본다.

① 옴부즈만 등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제12호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하여야 한다.
② 대표옴부즈만은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 옴부즈만 회의에 부쳐야 한다. 다만, 옴부즈만 회의에 부치기에 부적당하다고 인정되는 경우에는 이송 등의 방법으로 종결처리한 후 옴부즈만 회의에 보고할 수 있다.
③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 대하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.

「여주시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 공무원이 아닌 옴부즈만에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 민원현장 확인ㆍ조사 등에 따른 수당 및 여비 등을 지급할 수 있다.

① 여주시장(이하 “시장”이라 한다)은 옴부즈만 및 사무국 직원에게 별지 제10호서식의 신분증명서를 발급하고, 별지 제13호서식의 신분증명서 발급대장에 그 사실을 기록하여야 한다.
② 시장은 옴부즈만이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 옴부즈만이 신분을 상실한 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.

사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 민원 조사ㆍ처리 지원
2. 옴부즈만 결정사항의 시행 및 사후관리
3. 옴부즈만 회의의 회의록 작성 및 기록 보존
4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관
5. 그 밖에 옴부즈만 운영에 필요한 업무

조례 제30조제1항에 따른 옴부즈만 운영상황의 보고는 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성하여야 한다.
1. 고충민원의 접수 및 처리 현황
2. 옴부즈만이 권고하거나 의견을 표명한 내용
3. 관련부서의 처리결과(미처리 사유 포함)
4. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항

① 조례 제31조에 따른 사무기구의 장은 여주시 감사부서의 장으로 하고, 사무기구의 간사는 옴부즈만 담당 팀장으로 한다.
② 사무국장의 업무는 간사가 대리할 수 있다.

옴부즈만의 능률적인 업무처리를 위하여 옴부즈만의 권한에 속하는 사무 중 일부는 별표에 따라 대표 옴부즈만 또는 사무국장이 전결로 처리 한다.

① 옴부즈만의 모든 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하고, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.
② 고충민원의 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구
2. 심의ㆍ의결 관련문서 : 5년
3. 일반문서 : 3년

① 공문서의 작성 및 그 밖의 행정업무처리는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」에 따른다. <일부개정 2024.05.30.>
② 옴부즈만제도 운영과 관련하여 발송 또는 교부하는 문서에는 별도의 공인을 조각하여 사용할 수 있다.
③ 제2항에 따른 공인에 관한 사항은 「여주시 공인 조례」를 준용한다.

옴부즈만 등은 조례 제13조에 따라 비밀유지 의무를 준수할 것을 약속하는 보안서약서를 작성한다.

이 규칙에서 규정한 사항 외에 옴부즈만의 운영에 필요한 사항은 옴부즈만 회의의 의결을 거쳐 대표 옴부즈만이 정할 수 있다.