세종특별자치시의회 의정자료실 설치 및 운영에 관한 조례자치법규 2225012

이 조례는 세종특별자치시의회의원의 의정활동을 효율적으로 지원하고 시민의 알권리 충족을 위하여 세종특별자치시의회 의정자료실의 설치 및 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “의정자료”란 시민의 알 권리 충족과 세종특별자치시의회의원(이하 “의원”이라 한다)의 의정활동에 필요한 지식정보의 전달 및 활용을 목적으로 제작ㆍ발행ㆍ수집된 모든 형태의 자료를 말한다.
2. “자료제출기관”이란 세종특별자치시의회, 「세종특별자치시의회 행정사무감사 및 조사에 관한 조례」 제5조제1항제1호부터 제4호까지 및 제6호에 따른 대상기관을 말한다. [전문개정, 2023. 4. 17.]

① 세종특별자치시의회(이하 “의회”라 한다) 내에 의정자료실(이하 “자료실”이라 한다)을 설치ㆍ운영할 수 있다.
② 자료실의 총괄 운영은 의회사무처장이 담당하고, 의사입법담당관은 다음 각 호의 사항을 관장한다.
1. 의정자료의 수집 및 보존관리, 폐기
2. 의정자료의 열람 및 대출
3. 그 밖에 자료실 운영에 관한 사항
③ 자료실의 효율적인 운영을 위하여 전담직원을 둘 수 있다.

자료실에는 의회 운영 및 의정활동 등에 필요한 다음 각 호의 의정자료를 비치ㆍ관리한다.
1. 도서, 의정활동과 관련된 잡지 및 정기간행물
2. 의회 의정활동 기록
3. 자료제출기관이 발행한 간행물<개정, 2023. 4. 17.>
4. 그 밖에 활용 가치가 있는 자료

자료실의 업무는 다음 각 호와 같다.
1. 의정자료의 수집 및 정리ㆍ보존ㆍ폐기
2. 입법정보 지원 등 정보서비스 제공
3. 그 밖에 자료실의 운영 및 관리에 필요한 사항

① 의회사무처장은 자료실의 운영에 필요한 국내 및 국외의 의정자료 수집을 위하여 자료발행기관에 자료의 제공을 요청하거나 예산의 범위에서 자료를 구입할 수 있다.<개정, 2023. 4. 17.>
② 제1항에 따라 의정자료의 제공을 요청받은 자료발행기관은 의정자료를 제공할 수 있다. 다만, 자료제출기관은 특별한 사정이 없는 한 의정자료를 제공하여야 한다.<개정, 2023. 4. 17.>
③ 도서구입을 희망하는 의원이나 의회사무처 직원은 별지 제1호서식에 따라 희망도서신청서를 제출하여야 한다.
④ 기관 또는 단체, 개인이 제작 발행한 자료를 기증받을 수 있다. 다만, 자료실의 목적과 취지에 부합하지 않은 자료는 기증을 거부할 수 있다.

자료제출기관은 다음 각 호의 자료를 제작ㆍ발행하거나 납품받은 경우에는 30일 이내 해당 자료 2부를 자료실로 제출하여야 한다.<개정, 2023. 4. 17.>
1. 매년 의회에 제출하는 주요 업무보고서
2. 정책연구 용역보고서(다만, 건설공사 등 계약 관련 설계ㆍ감리 용역은 제외한다.)
3. 세미나, 공청회, 토론회 및 이와 유사한 행사의 발행자료로 발간등록번호가 부여된 자료

① 제6조에 따라 수집된 의정자료는 그 종류에 따라 체계적으로 분류하여 등록번호를 부여한 후 전산화하여야 한다.
② 자료의 분류 방법은 한국십진분류법(KDC)에 따른다.

의사입법담당관은 자료실 소장자료 현황을 파악하기 위하여 매년 6월 말, 12월 말을 기준으로 다음 각 호의 사항을 점검하고 의회사무처장에게 보고하여야 한다.
1. 자료의 보존 및 대출 자료의 회수 실태
2. 폐기 대상 자료의 조사

① 자료실 열람은 공무원 근무시간에 한하여 세종특별자치시 시민으로 한다.
② 의정자료의 대출은 의원 및 의회사무처 직원으로 한다.
③ 의정자료의 대출권수와 기간은 1회 10권 이내 30일로 한다.
④ 대출기간 중 부득이한 사유로 그 기간을 연장하고자 하는 경우에는 7일씩 두 차례 연장 할 수 있다.
⑤ 대출한 의정자료를 반납하지 아니한 사람에게는 최대 60일 이내에는 추가로 다른 의정자료를 대출할 수 없다.
⑥ 의회 의정활동 및 업무에 필요한 상시적 의정자료에 대해서는 의사입법담당관의 허가를 받아 각 상임위원회 또는 의회사무처 내 부서에 도서를 비치할 수 있다.
⑦ 다음 각 호의 의정자료는 대출을 제한할 수 있다.
1. 의회 회의록
2. 그 밖에 대출이 적합하지 아니한 자료

자료실의 의정자료를 대출받고자 하는 사람은 별지 제2호서식의 회원가입신청서에 필요한 사항을 기재하여야 한다.

의정자료 열람 또는 대출 받은 사람으로부터 의정자료를 반납 받는 전담직원은 반납자료의 훼손이나 절취 여부를 확인한 후 회수하여야 한다.

① 의정자료 대출을 받은 사람이 기한 내에 반납하지 않았을 때에는 별지 제3호서식에 따라 대출자료반납요청서를 발부하여야 한다.
② 대출자료반납요청서는 대출 자료를 반납할 때까지 7일 간격으로 2회 이상 발부한다.
③ 제2항에 따라 2회 이상 독촉하였음에도 정해진 기간까지 반납하지 않을 때에는 분실한 것으로 본다.

① 의정자료를 열람 또는 대출 받은 사람이 해당 자료를 훼손하거나 분실하였을 때에는 동일한 자료로 대체하거나, 절판 시에는 의사입법담당관이 지정한 유사주제의 도서로 14일 이내에 변상하여야 한다.
② 변상을 요구할 때에는 별지 제4호서식에 따른 자료변상통지서를 발부하여야 한다.

① 의회사무처장은 의정자료가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 자료를 폐기할 수 있다.
1. 이용가치가 상실되어 보존 필요성이 없다고 인정되는 자료
2. 훼손되어 이용이 곤란하거나 보수가 불가능한 자료
3. 두 권 이상을 소장하고 있는 자료로서 열람 빈도가 적어 여러 권의 소장이 불필요한 자료
4. 그 밖에 의회사무처장이 자료실의 효율적인 운영을 위하여 소장할 필요가 없다고 인정하는 자료
② 제1항의 각 호 외에도 천재지변 등 불가항력적인 사유로 자료가 손실된 때에는 이를 폐기할 수 있다.
③ 제1항 및 제2항에 따라 의정자료를 폐기한 경우에는 별지 제5호서식에 따라 자료폐기대장에 기록하여야 한다.

이 조례에서 규정한 것 이외에 필요한 사항은 의회사무처장이 따로 정한다.