담양군 기록물 관리에 관한 조례자치법규 2222653

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 담양군의 투명하고 책임 있는 군정 실현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 기록물 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 담양군(이하 “군”이라 한다)이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물 관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 따른 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물의 체계적 보존ㆍ관리와 효율적 활용을 위하여 필요한 보존시설 및 장비를 갖추고, 이를 운영하기 위한 전문인력을 배치하여 기록물 관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.
4. “민간기록물”이란 개인 또는 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료 중 담양의 역사적ㆍ문화적ㆍ사회적으로 보존가치가 높아 공공기록물의 범주에서 보존ㆍ관리가 필요한 기록정보 자료를 말한다.
5. “기증”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 군에 무상으로 양도하는 것을 말한다.
6. “위탁”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 공익을 위하여 협약 등에 따라 일정기간 담양군수(이하 “군수”라 한다)가 관리하는 것으로 소유권은 그 개인 또는 단체가 갖는 것을 말한다.
7. “사본수집”이란 개인 또는 단체가 소유하고 있는 기록물을 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등의 방법으로 수집하는 것을 말한다.
8. “구술채록”이란 면담을 통해 개인의 경험과 기억을 영상, 음성, 문자 등의 기록으로 남기는 작업을 말한다.

이 조례의 적용 범위는 다음 각 호와 같다.
1. 군 본청과 소속기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물
2. 「담양군 출자ㆍ출연기관의 운영에 관한 조례」에 따른 출자ㆍ출연기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물. 다만, 군의 지분이 100분의 50 미만인 출자기관은 제외한다.
3. 특별법에 따라 설립된 군 관할 법인이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물. 다만, 「지방문화원진흥법」에 따른 문화원 및 특별법에 따라 설립된 조합ㆍ협회는 제외한다.
4. 개인 또는 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료 중 기록자원으로서 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물

① 군수는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제5조에 따라 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 기록물을 관리해야 한다.
② 군수는 제1항에 따라 기록물 관리 정책 및 계획을 수립ㆍ시행해야 하며, 그 과정 및 결과를 기록물로 남겨 관리해야 한다.
③ 군수는 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 필요한 조치를 마련해야 하며, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력해야 한다.

① 군수는 법 제13조 및 같은 법 시행령(이하 “영”이라 한다) 제10조에 따라 기록관을 설치ㆍ운영해야 하며, 기록관장은 기록물 관리 업무 담당 부서장이 된다.
② 군수는 기록물 관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원을 포함한 전문인력을 배치해야 한다.
③ 기록관장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물 관리 업무를 수행하도록 해야 한다.

기록관장은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물의 관리
3. 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
4. 기록물 관리에 관한 교육ㆍ훈련
5. 전자적 기록관리시스템 구축ㆍ운영
6. 민간기록물 수집ㆍ관리
7. 다른 기록물관리기관과의 연계ㆍ협조
8. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항

기록물의 생산ㆍ보존ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록물의 관리절차는 관계 법령에서 정하는 바에 따르며, 그 밖에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

① 군수는 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리해야 한다.
1. 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항 및 검토사항 등
2. 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구ㆍ검토한 내용 및 결과, 주요 회의의 회의록, 주요 업무수행과 관련된 시청각기록물 등
3. 군수의 업무 관련 메모ㆍ일정표ㆍ메세지ㆍ연설문ㆍ행사기록 등
4. 각종 토목공사, 건축으로 인한 지형ㆍ지물의 변화상
5. 그 밖에 군수가 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물
② 제1항제4호와 관련 있는 처리부서는 업무수행 과정에서 지형ㆍ지물의 전ㆍ후 사진 및 영상자료를 반드시 생산해야 하며, 이를 전산화하여 1부를 기록관에 제출해야 한다.

군수는 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 담양군 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
1. 기록관에서 보존 중인 기록물 중 보존기간이 지난 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항
2. 그 밖에 군수가 필요하다고 인정하는 사항

① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명으로 구성한다.
② 위원장은 기록물 관리 업무 담당 국장이 되며, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
③ 당연직 위원은 기록관장과 문화예술 업무 담당 부서장이 된다.
④ 위촉직 위원은 군수가 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 위촉하되, 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과하지 않도록 해야 한다.
1. 기록학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 유관 분야 전문가로 기록물 평가와 관련하여 학식과 경험이 풍부한 사람
2. 그 밖에 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 사람
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물 관리 업무 팀장으로 한다.

① 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 등으로 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 하고, 공무원인 위원의 임기는 그 직에 재임하는 기간으로 한다.
② 군수는 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 위원을 해촉할 수 있다.
1. 위원 스스로 사임을 원하는 경우
2. 심신쇠약으로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우
3. 직무태반, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 않다고 인정되는 경우

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원회에 참석한 위원에게는 「담양군 각종 위원회 구성 및 운영 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

① 군수는 개인 또는 단체가 소유한 기록정보 자료 중 보존가치가 높은 민간기록물을 수집할 수 있다.
② 군수는 수집대상, 수집방법, 활용방안 등이 포함된 계획을 수립하여 민간기록물을 수집해야 한다.

수집대상은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물로 영구히 보존할 가치가 있는 민간기록물을 우선으로 한다.
1. 군의 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사와 관련된 기록물
2. 군민적 관심이 높은 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련된 기록물
3. 마을공동체의 역사와 관련된 기록물
4. 그 밖에 역사적 가치가 높아 수집ㆍ보존관리가 필요한 기록물

① 민간기록물의 수집은 무상 기증을 원칙으로 하며, 반드시 소유자의 동의를 얻어야 한다.
② 군수는 기증 외에도 위탁, 사본수집, 구술채록 등의 방법으로 민간기록물을 수집할 수 있다.

① 수집된 민간기록물은 공공기록물의 관리체계에 준하여 관리한다.
② 군수는 수집된 민간기록물이 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 데이터베이스를 구축해야 한다.

군수는 민간기록물에 대한 소재정보 발굴, 조사, 수집 등을 효율적으로 수행하기 위하여 기록조사원을 배치할 수 있으며, 예산의 범위에서 수당과 여비 등의 경비를 지급할 수 있다.

① 군수는 민간기록물의 수집ㆍ관리에 필요한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 담양군 민간기록물관리위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둘 수 있다.
1. 민간기록물 수집계획의 수립에 관한 사항
2. 민간기록물 수집대상의 가치 평가에 관한 사항
3. 공모전 등 입상작 선정에 관한 사항
4. 그 밖에 군수가 필요하다고 인정하는 사항
② 위원회의 효율적인 운영을 위하여 심의회가 그 기능을 대신할 수 있다.

군수는 기록물 관리 발전에 기여한 개인ㆍ법인ㆍ단체 및 공무원 등에 대하여 「담양군 포상 조례」에 따라 포상할 수 있다.

이 조례의 시행에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.