하남시 시민고충처리위원회 설치 및 운영에 관한 조례 시행규칙자치법규 2213317

이 규칙은 「하남시 시민고충처리위원회 설치 및 운영에 관한 조례」에서 위임된 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

① 「하남시 시민고충처리위원회 설치 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제8조제1항에 따른 대표위원이 하남시 시민고충처리위원회 (이하 “시민고충처리위원회”라고 한다) 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 5일 전까지 그 소집을 알리되, 일시ㆍ장소 및 의안의 제목을 표기한 서면으로 알려야 한다.
② 제1항에 따라 서면으로 알리는 것이 어려운 긴급한 회의의 경우에는 회의 개최일 전일까지 소집할 수 있고, 서면에 갈음하여 전화ㆍ구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.

① 조례 제13조제2항에 따라 기피를 신청하려는 이해당사자는 의결일 전일까지 그 사유를 명시한 서면을 대표위원에게 제출하여야 하며, 이에 대한 결정은 대표위원이 한다.
② 제1항에 따라 기피 신청 대상이 되는 시민고충처리위원은 지체 없이 기피 신청에 대한 의견서를 대표위원에게 제출하여야 한다.
③ 시민고충처리위원이 조례 제13조제7항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 회피사유서를 대표위원에게 제출하여야 한다.
④ 제1항에 따라 기피 결정되거나, 제3항에 따라 회피한 시민고충처리위원은 해당 안건의 심의ㆍ의결 재적의원 수의 계산에서 제외된다.

① 조례 제39조에 따라 사무국장은 시민고충처리위원회 회의에 상정할 의안을 작성하여 대표위원에게 보고하여야 한다.
② 사무국장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록ㆍ관리하여야 한다.

① 대표위원은 회의의 의장이 된다.
② 의안의 제안 설명은 사무국장이 하되, 필요한 경우에는 조사에 참여한 시민고충처리위원 또는 사무국 직원이 보충하여 설명할 수 있다.
③ 대표위원이 필요하다고 인정하는 때에는 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면 자료를 제출하게 할 수 있다.
④ 그 밖에 회의 진행에 필요한 사무는 사무국장이 수행한다.

① 시민고충처리위원은 직무수행과 관련하여 전문적ㆍ기술적 사항에 관한 자문이 필요하면 전문가의 의견을 들을 수 있다.
② 제1항에 따라 전문가의 자문을 받은 경우 해당 전문가에게 예산의 범위에서 수당 등을 지급할 수 있다.

① 시민고충처리위원회 회의에서 시정권고, 의견표명, 기각을 의결한 경우에는 별지 제2호서식에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선 권고를 의결한 경우에는 별지 제3호서식에 따른 의결서를 작성하여야 한다.
② 시민고충처리위원회 회의의 심의ㆍ의결에 참여한 시민고충처리위원은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.

① 사무국장은 다음 각 호의 사항이 포함된 회의록을 기록ㆍ관리하여야 한다.
1. 시민고충처리위원회 회의의 일시ㆍ장소
2. 참석 위원 및 배석자
3. 시민고충처리위원회에 상정된 의안 및 심의 결과
4. 그 밖의 주요 논의사항
② 회의록은 요청이 있을 경우 공개하는 것을 원칙으로 한다. 다만 공개함으로써 개인의 신상이나, 사생활을 침해할 수 있는 내용, 개발계획과 관련된 사전 정보가 포함된 내용을 공개하여서는 아니 된다.
③ 제2항 본문에 따라 회의록을 공개하는 경우 공개 기준과 절차에 관하여는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」을 준용한다.
④ 제2항 단서에 따라 회의록을 공개하지 않을 경우에는 사전에 시민고충처리위원회 회의의 의결을 거쳐야 한다.

① 조례 제18조에 따라 고충민원을 신청하려는 개인ㆍ법인 또는 단체는 별지 제4호서식의 고충민원 신청서를 방문ㆍ우편ㆍ인터넷 등의 방법으로 시민고충처리위원회에 제출하여야 한다.
② 조례 제19조제1항 단서에 따라 말로써 고충민원을 신청하는 경우에는 접수자가 신청서를 작성하여 신청인이 그 내용을 확인한 후 서명 또는 기명날인하게 하여야 한다.
③ 시민고충처리위원회에서 고충민원을 접수한 때에는 별지 제5호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하고, 신청인이 원하면 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체없이 이송하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.

① 시민고충처리위원회에서는 신청서에 보완할 사항이 있는 경우에 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.
② 시민고충처리위원회에서는 제1항에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.
③ 시민고충처리위원회에서는 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고, 그 보완 없이는 고충민원을 처리할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.

① 신청인은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 고충민원을 신청할 수 있다. 이 경우 대리인은 별지 제7호서식의 대리인 선임 허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출하여야 한다.
1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매
2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원
3. 변호사
4. 행정사
5. 다른 법령의 규정에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자
② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 대표자를 선정하여 별지 제8호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.

신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 신청한 고충민원을 시민고충처리위원회의 결정 전까지 서면으로 취하할 수 있다. 이 경우 시민고충처리위원회에서는 해당 고충민원에 대한 조사를 중지한다.

시민고충처리위원회에서 조례 제21조제1항에 따라 고충민원 등을 조사할 경우에는 그 사실을 관계 소속기관 등에 별지 제9호서식의 고충민원조사 통보서에 따라 통보하여야 한다.

① 시민고충처리위원회에서는 조례 제21조제2항에 따라 고충민원을 조사하지 않을 경우에는 별지 제10호서식의 고충민원조사 제외통지서를 작성하여 신청인에게 통지하여야 한다.
② 시민고충처리위원회에서는 조례 제21조제1항 단서에 따라 처리기간을 연장한 경우에는 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 별지 제11호서식의 고충민원 처리기간 연장 안내에 따라 신청인에게 통지하여야 한다.

시민고충처리위원 및 사무국의 직원(이하 “시민고충처리위원 등”이라 한다)은 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.

① 시민고충처리위원회에서는 동일한 내용의 고충민원에 대하여 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 동일한 자가 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 자가 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.
② 시민고충처리위원회에서는 고충민원 내용이 단순한 사항인 경우에는 시의 관계기관 등에서 처리하게 할 수 있다.
③ 시민고충처리위원회에서는 성명ㆍ주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원은 종결 처리할 수 있다.

① 시민고충처리위원회에서는 조례 제26조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인 (이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우에는 별지 제12호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 기명날인하게 한 후 이를 확인한다.
② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.

① 시민고충처리위원 등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제13호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 대표위원에게 보고하여야 한다.
② 대표위원은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 시민고충처리위원회 회의에 상정하여야 한다. 다만, 시민고충처리위원회 회의에 상정하기 부적당하다고 인정되는 경우에는 이첩 등의 방법으로 종결 처리한 후 시민고충처리위원회 회의에 보고할 수 있다.

시장은 시민고충처리위원에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 민원현장 확인ㆍ조사 등에 따른 수당 및 여비를 지급할 수 있다.

① 시장은 시민고충처리위원 등에게 별지 제14호서식의 신분증명서를 발급하여야 한다.
② 시장은 시민고충처리위원 등이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 신분을 상실한 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.

대표위원은 조례 제30조에 따라 시민고충처리위원회의 결정내용을 알릴 때에는 이를 서면으로 하여야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.

시민고충처리위원회에서 조례 제33조에 따라 시에 감사를 의뢰할 때에는 별지 제15호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 제출하여야 한다.

① 시민고충처리위원회에서는 조례 제34조에 따라 권고 등의 이행실태를 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우 관계 소속기관 등의 장은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.
1. 관계 서류의 제출
2. 경위서 또는 확인서 등의 제출
3. 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원의 출석ㆍ진술
4. 그 밖에 시민고충처리위원회에서 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법
② 시민고충처리위원회에서는 제1항에 따라 이행실태 점검 결과 관계 소속기관 등의 장이 정당한 사유 없이 권고 등을 이행하지 아니할 경우에는 시에 감사를 의뢰할 수 있다.

① 조례 제35조에 따른 운영상황의 보고는 매년 12월말까지의 고충민원 처리사항 운영결과를 다음 연도 2월말까지 보고하여야 한다.
② 제1항에 따라 고충민원 처리사항 운영결과의 내용에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 고충민원의 접수상황 및 그 처리 결과
2. 시민고충처리위원회에서 권고하거나 의견을 표명한 내용
3. 시민고충처리위원회의 권고 또는 의견에 대한 관계 소속기관 등의 주요 불수용 사항
4. 그 밖에 대표위원이 필요하다고 인정하는 사항

① 사무국은 감사 담당부서의 소속으로 두고 사무의 운용은 시민고충처리위원회에서 관할한다.
② 시장은 사무국에 사무국장과 그 밖에 필요한 직원을 둘 수 있다.
③ 사무국장은 지방임기제공무원 6급 상당으로 한다.
④ 제3항에 따른 사무국장을 임용하지 아니한 경우에는 사무국 직원 또는 감사 담당부서의 직원이 업무를 대리할 수 있다.
⑤ 사무국 직원은 시민고충처리위원의 활동 및 그에 관한 사무를 지원한다.

사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 민원 조사ㆍ처리 지원
2. 시민고충처리위원회 결정사항의 시행 및 사후관리
3. 시민고충처리위원회 회의록 작성 및 기록 보존
4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관
5. 그 밖에 시민고충처리위원회 운영에 필요한 업무

시민고충처리위원회의 능률적인 업무처리를 위하여 시민고충처리위원회의 권한에 속하는 사무 중 일부는 별표 1에 따라 대표위원 또는 사무국장이 전결 처리한다.

① 시민고충처리위원회의 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.
② 고충민원 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같다.
1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구
2. 심의ㆍ의결 관련 문서 : 5년
3. 일반문서 : 3년

① 시민고충처리위원회 운영과 관련하여 발송하거나 교부하는 문서에 별도의 공인을 조각하여 사용한다.
② 제1항에 따른 공인에 관한 사항은 「하남시 공인 조례」를 준용한다.

시민고충처리위원 등은 조례 제17조에 따라 비밀유지 의무를 준수할 것을 약속하는 서약서를 별지 제16호 서식에 따라 작성한다.

이 규칙에서 정한 사항 외에 시민고충처리위원회의 운영에 필요한 사항은 시민고충처리위원회 회의의 의결을 통해 대표위원이 정할 수 있다.