경상남도 기록물관리 조례자치법규 2211779

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에서 위임된 사항과, 그 밖에 경상남도 공공기록물 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 경상남도(본청, 직속기관, 사업소, 합의제행정기관 및 경상남도지사 직 인수위원회를 말한다. 이하 “도”라 한다), 의회사무처 및 관할 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 간행물, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제3조제3호에 따른 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
3. “기록관”이란 법 제13조에 따라 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.
4. “행정정보 데이터세트”란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.
5. “경상남도지사 기록물”이란 경상남도지사(「지방자치법」 제124조에 따른 도지사권한대행과 같은 법 제105조에 따른 도지사당선인을 포함한다. 이하 “도지사”라 한다)가 직무수행과 관련하여 생산ㆍ접수하여 보유하고 있는 기록물을 말한다. <개정 2022.1.27.>

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제3조제3호에서 “조례로 정하는 기관”이란 「경상남도 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 조례」 제2조에 따른 출자ㆍ출연 기관을 말한다.

도지사는 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람편의를 제공하기 위하여 정리(整理)ㆍ기술(記述)ㆍ편찬하고, 분류체계의 표준화 및 아날로그 시청각기록의 디지털화를 위해 노력하여야 한다.

① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.
② 도지사는 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
③ 도지사는 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

① 도지사는 법 제13조 및 영 제10조에 따라 기록관을 설치ㆍ운영하여야 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리 부서의 장이 된다.
② 도지사는 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물관리 전문요원과 보존 등 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위해 처리부서의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 표준에 따른 기록물관리 업무를 수행하도록 한다.

기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리 기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
7. 경상남도 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
8. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
9. 기록물관리 교육운영 계획의 수립 및 시행
10. 기록물관리 지도ㆍ감독 및 지원
11. 기록관의 시설 및 장비관리
12. 기록관리시스템의 설치 및 운영
13. 그 밖에 도지사가 필요하다고 인정하는 기록물관리에 관한 사항

① 도지사는 영 제34조의3에 따라 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하여야 한다.
② 처리부서의 장은 영 제34조의3에 따라 선정된 관리대상에 대하여는 영 제25조제6항에 따라 효율적인 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영하기 위해 해당 데이터세트의 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 등을 포함한 내용을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.
③ 처리부서의 장은 운영 중인 행정정보 데이터세트를 삭제 등 폐기하는 경우 기록관장과 협의하여 시행하여야 한다.

도지사는 다음 각 호의 사항을 자문하기 위하여 경상남도 기록물관리 자문위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둘 수 있다.
1. 기록물관리 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리에 관한 사항
2. 역대 도지사 기록물 수집에 관한 사항
3. 그 외 기록물관리 업무와 관련하여 도지사가 요청한 사항

① 위원회는 위원장을 포함하여 9명 이내의 위원으로 구성하되, 내부위원은 도 공무원 3명 이내로 임명하고 외부위원은 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 도지사가 위촉한다.
1. 기록물관리 업무 관련 전문가로 지식과 경험이 풍부한 사람
2. 그 밖에 위원회 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람
② 위원장은 위원 중에서 호선한다.
③ 외부위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

① 위원회 회의는 도지사 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 개최한다.
② 위원회는 필요한 경우 관련전문가 및 관계공무원 등을 출석하게 하여 의견을 들을 수 있다.

도지사는 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 경상남도 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
1. 보존기간이 지난 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 도지사가 요청한 사항

① 심의회는 위원장을 포함하여 5명으로 구성한다.
② 위원장은 기록관장이 되며, 당연직 위원은 도시정책과 도시계획담당, 소방행정과 소방행정담당으로 한다.<개정 2022.12.29.>
③ 위촉직 위원은 도지사가 다음 각 호에 해당하는 사람 중에서 위촉한다.
1. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 학문 전문가로 기록물 평가 관련 지식과 경험이 풍부한 사람
2. 그 밖에 심의회 성격과 목적에 부합하는 활동을 하는 사람
④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 새로 위촉된 위원은 전임자의 남은 임기로 한다.

심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사를 두며, 간사는 기록물관리담당으로 한다.

① 심의회는 도지사 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원장은 필요하다고 인정하는 경우 심의회를 서면심의로 할 수 있다.
④ 심의회 운영과 관련하여 별지 제1호서식 기록물평가심의회 의결서 및 별지 제2호서식 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

도지사기록물 처리부서의 장은 다음 각 호의 기록물을 생산ㆍ접수하였을 때에는 제17조 및 제18조에 따라 해당 기록물을 등록ㆍ관리하여야 한다.
1. 도지사가 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록
2. 도지사 연설문, 메시지, 일정, 방문객명단 및 대화록
3. 보존가치 있는 도지사 상징물(행정박물 등)
4. 그 밖에 도지사의 국제교류활동 기록 및 외부 기관으로부터 받은 선물류 등

① 도지사기록물 처리부서의 장은 도지사기록물을 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리하여야 한다. 다만, 전자기록생산시스템으로 등록이 불가능한 경우 별도 문서등록대장으로 등록ㆍ관리하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 도지사기록물은 기록관 기록관리시스템에 등록하여야 한다.
③ 도지사기록물 처리부서의 장은 도지사기록물 생산현황을 영 제33조에 의해 기록관에 통보하되, 도지사당선인과 도지사권한대행의 도지사기록물 생산현황은 제18조제3항 및 제4항의 이관시기와 동일하게 통보하여야 한다.

① 도지사기록물 처리부서의 장은 생산ㆍ완결된 도지사기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 기록관장에게 이관 하여야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도에 생산된 기록물을 이관한다.
② 제1항에도 불구하고 도지사의 임기가 종료되는 해와 그 전년도에 생산된 도지사기록물은 도지사의 임기가 종료되기 전까지 기록관으로 이관하여야 한다.
③ 도지사당선인으로서 직무수행과 관련하여 생산한 도지사기록물은 도지사 임기가 시작되면 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.
④ 도지사권한대행은 권한대행의 자격이 상실되면 지체 없이 도지사권한대행인으로서의 직무수행과 관련하여 생산한 도지사기록물을 기록관으로 이관하여야 한다.
⑤ 「공직자윤리법」 제15조 및 같은 법 시행령 제28조에 의해 신고 받은 도지사 선물의 경우 경상남도 선물신고제도(절차)에 따라 이관한다.

기록관장은 역대 도지사의 재임 전ㆍ후 및 재임 당시 생산한 자료나 물품에 대하여 보존할 가치가 있다고 인정되는 경우에는 당해 도지사 및 해당 기록물 소유자의 동의를 받아 이를 수집ㆍ관리할 수 있다.

① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다.
② 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며 보존 중인 기록물에 대하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별표 14에 따라 정수정검(整數點檢)과 상태검사를 실시하여야 한다.

① 기록물을 이관한 공공기관은 기록물을 열람 또는 대출할 수 있다.
② 기록물의 열람은 다음 각 호에 따른다.
1. 열람은 기록관에서만 할 것
2. 열람시간은 공무원의 근무시간에 한정함. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 이를 연장ㆍ단축 또는 변경 가능함.
3. 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제3호서식을 작성할 것
③ 기록물의 대출은 다음 각 호에 따른다.
1. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록관장의 승인을 얻어 연장할 수 있다.
2. 기록물을 대출하고자 할 때에는 별지 제4호서식 보존기록물 대출 및 반납대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고 대출을 할 수 있다. 다만, 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.
3. 기록관장은 제1호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 다르게 할 수 있다.
④ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 멸실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 주는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

① 기록물을 대출 받은 자는 정해진 정한 기간 안에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장을 신청하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

이 조례에 필요한 사항은 규칙으로 정한다.