인천광역시교육청 중요 기록물 디지털화 조례자치법규 2208656

이 조례는 중요 기록물의 멸실ㆍ훼손을 예방하고 효율적으로 활용하기 위하여 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 디지털화에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다
1. “기록물”이란 인천광역시교육청과 소속 기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “중요 기록물” 이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 시행령 제26조제1항에 따른 별표 1의 보존기간이 30년 이상인 기록물과 보존 가치가 높은 기록물을 말한다.
3. “디지털화”란 스캐닝 또는 인코딩 장비 등을 이용하여 전자적으로 생산되지 아니한 기록물을 디지털 형태로 변환하는 것을 말한다.
4. “기록물관리기관”이란 법 제3조제4호에 따른 기관을 말한다.

인천광역시교육감(이하 “교육감”이라 한다)은 충실한 기록물 디지털화를 위하여 필요한 사항을 마련하여야 하며, 보존 가치가 있는 기록물을 안전하고 체계적으로 보존ㆍ활용할 수 있도록 노력하여야 한다.

① 디지털화 대상은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물 중 인천광역시교육청기록물평가심의회에서 보존 가치를 최종 판단하여 정한다.
1. 보존기간이 30년 이상인 기록물
2. 학문적 연구ㆍ조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 큰 기록물
3. 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사 또는 시민의 관심이 컸던 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련한 기록물
4. 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동 기록물
5. 그 밖에 보존 가치가 있어 디지털화가 필요한 기록물
② 제1항에 따른 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물

디지털화 대상 기록물은 기록물관리기관으로 이관을 원칙으로 한다. <개정 2021.12.27>

기록물관리기관의 장은 기록물의 디지털화를 위하여 보존 가치가 높다고 판단되는 기록물을 수집할 수 있다.

디지털화 기록물은 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리되어야 한다.

① 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물을 적합한 환경 및 장비를 갖추어 보존하도록 노력해야 한다.
② 기록물관리기관의 장은 디지털화 기록물의 보존ㆍ활용을 위한 시스템을 구축ㆍ운영할 수 있다.

① 교육감은 관련 법령에 따라 이관ㆍ수집한 중요 기록물의 디지털화에 관한 시행계획(이하 “시행계획”이라 한다)을 별도로 수립ㆍ시행할 수 있다.
② 제1항의 시행계획을 수립하는 경우 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.
1. 대상 기록물의 현황 및 디지털화 방안
2. 개인정보 등을 포함한 기록물의 보안ㆍ보호 조치
3. 기록물의 목록 작성 및 디지털화에 필요한 비용 추계 등
4. 디지털화 결과물의 신뢰성 확보 방안
5. 그 밖에 중요 기록물의 목록 작성 및 디지털화를 위하여 필요한 사항

중요 기록물의 디지털화 세부기준, 보존가치 평가기준, 이관 및 수집의 절차 등에 관하여 필요한 사항은 교육규칙으로 정한다.