완주군 기록관 운영 규칙자치법규 2206413

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 완주군 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. [전문개정 2019.9.26]

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2019.9.26, 2024.10.29>
1. "소속기관"이란 완주군(이하 "군"이라 한다)의 직속기관, 사업소, 읍면을 말한다.
2. "기록물"이란 군정업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드 도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
3. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기,보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. "기록물관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. "전자기록생산시스템"이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

이 규칙은 군 본청, 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2019.9.26>

① 기록관은 행정지원과에 설치하고, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 행정지원과장이 된다. <개정 2008.7.29, 2010.7.13>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 행정자료실 관리ㆍ기록물관리시스템 운영, 그 밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 관내 기록정보 자료 또는 민간기록물을 효과적으로 수집, 조사, 연구, 분석 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 기록물관리 분야에 전문성을 갖춘 사람으로서 완주군수가 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다. <개정 2019.9.26>
③ 위촉된 자문위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2019.9.26>

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립힝시행
2. 기록물 수집힝관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물,시청각기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 비공개 기록물 공개 재분류
9. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
10. 기록물 정수점검 및 실태조사
11. 기록물관리 지도, 교육운영계획의 수립 및 시행
12. 군 본청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관의 시설 및 장비 관리
15. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
17. 비전자 기록물의 전자화
18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
19. 기록물의 검색ㆍ열람제공
20. 정보공개 열람제공
21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
22. 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 처리부서에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리기준을 작성 관리하여야 한다. <개정 2019.9.26>

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자 기록생산시스템으로 생산ㆍ등록하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템으로 제출하여야 한다. <개정 2019.9.26>
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.

① 처리과의 장은 기록관의 기록물 수집계획에 따라 처리과에서 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물은 사전에 별지 제1호 서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관으로 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무 참고 활용 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2019.9.26>
③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2019.9.26>

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리 부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다. <개정 2019.9.26>
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위한 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 처리과의 장은 소속 직원 중 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 제4조에 따른 처리과별 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따른 기록물관리책임자를 지정 또는 변경한 경우 지체 없이 기록관장에게 그 사실을 통보하여야 한다.
③ 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조 규정에 따라 시행하되, 별지 제2호 서식의 기록물평가심의서에 따라 작성하여 완주군기록물평가심의회 심의를 거쳐 처리한다. <개정 2019.9.26>

① 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 심의하기 위하여 완주군기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다.)를 둔다.
② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성˙운영한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장 1명을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문가 및 소속 공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다. <개정 2019.9.26>
④ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리 업무부서의 팀장이 된다. <개정 2019.9.26>
⑤ 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재 책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 보존기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항
⑦ 위촉된 민간 심의위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2019.9.26>

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. <개정 2019.9.26>
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록물관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록물관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록물관리시스템은 군 본청 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록물관리시스템과 연동하여 기록물 생산현황보고, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록물관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지힝보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 간행물, 시청각물 등 기록관과 군 본청 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관리담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 관리담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실은 통제구역, 보존서고는 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 보존서고 관리자는 정기적으로 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원ㆍ소화설비 등 시설물의 상태 점검
2. 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 기록물 열람 및 대출 시간은 공무원의 근무시간 이내로 한다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 군 본청 및 소속기관 처리과의 직원
2. 다른 기관 등의 공무원이 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 기록관의 기록물 열람은 기록관 안에서 하여야 하고, 담당공무원의 지시에 따라야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 내에 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제3호서식 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. <개정 2019.9.26>
1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 번만 연장할 수 있다.
2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제4호 서식 보존기록물 대출 및 반납대장을 작성하여 관리자의 승인을 얻어야 한다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한 할 수 있다. <개정 2019.9.26>
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 별지 제4호 서식 보존기록물 대출 및 반납대장에 기록하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 군 본청 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.