보령시 민간기록물 수집 및 관리에 관한 조례자치법규 2206372

이 조례는 보령시와 관련된 민간기록물을 파악하여 이를 수집ㆍ관리함으로써 보령시를 바탕으로 한 기록유산을 효율적으로 보존하고 활용하는 것을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “민간기록물”이란 개인 또는 단체 등이 보령시와 관련하여 다양한 분야에서 생산ㆍ취득한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ구술채록 등 모든 형태의 기록정보 자료와 박물을 말한다.
2. “수집”이란 보령시장(이하“시장”이라 한다)이 보존할 가치가 높은 민간기록물을 기증, 위탁, 구입, 사본 수집, 구술채록 등의 방법으로 취득하는 것을 말한다.
3. “기증”이란 개인 또는 단체가 소장하고 있는 민간기록물을 보령시에 무상으로 양도하는 것을 말한다.
4. “위탁”이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 공공상의 이유로 협약 등에 의하여 일정 기간 시장이 관리하는 것으로 소유권은 그 개인 또는 단체 등이 갖는 것을 말한다.
5. “사본수집”이란 개인 또는 단체 등이 소장하고 있는 기록물을 시장이 복사, 스캐닝, 촬영, 복제 등의 사본을 통하여 수집하는 것을 말한다.
6. “구술채록”이란 면담을 통해 개인의 경험과 기억을 영상, 음성, 문자 등의 기록으로 남기는 작업을 말한다.
7. “시지정기록물”이란 역사ㆍ문화적 가치가 높은 민간기록물 중에서 보령시를 바탕으로 하는 기록유산으로써, 시급히 보존이 필요하여 시장이 지정하고 보존ㆍ관리되는 기록물을 말한다.

시장은 보령시와 관련된 민간기록물의 수집과 관리를 통하여 보령시의 기록문화를 계승하고 소중한 유산으로 보전하며, 이를 적극적으로 활용하여 보다 많은 이들에게 널리 알리도록 노력하여야 한다.

① 시장은 민간기록물 수집 및 관리에 관한 기본계획(이하“기본계획”이라 한다)을 5년마다 수립하여야 한다.
② 시장은 민간기록물 수집계획을 수립할 때 민간기록물 현황조사 및 기획수집을 위한 주제를 선정할 수 있다.
③ 시장은 기본계획을 수립할 때 보령시 민간기록물관리위원회의 의견을 청취할 수 있다.
④ 시장은 기본계획에 따라 연도별 시행계획을 수립ㆍ수행할 수 있다.

① 수집대상은 시장이 영구히 보존할 가치가 있는 민간기록물을 우선으로 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 민간기록물로 한다.
1. 보령시의 주요 정책ㆍ사업ㆍ행사 또는 시민적 관심이 높았던 사건ㆍ사고ㆍ인물 등과 관련된 민간기록물
2. 학문적 연구ㆍ조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 높은 민간기록물
3. 「보령시 지방보조금 관리 조례」에 의하여 보조사업으로 시행되는 각종 민간지원사업 결과물 중 수집 및 보존 가치가 있는 기록물
4. 그 밖에 보령시와 관련하여 역사적 가치가 높아 수집ㆍ보존관리가 필요한 민간기록물
② 제1항의 수집대상에 대한 보존 가치 평가 기준은 규칙으로 정한다.

① 민간기록물의 수집은 기증과 위탁을 원칙으로 하며, 소장자의 기증ㆍ위탁 의사를 존중하고 이를 명예롭게 하여야 한다.
② 기증ㆍ위탁 외에도 구입, 사본 수집, 구술채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.
③ 민간기록물의 기증, 위탁, 구입, 사본 수집, 구술채록의 절차에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

시장은 민간기록물에 대한 소재 정보 발굴, 조사 및 수집 등을 효율적으로 수행하기 위하여 민간기록물 수집요원을 둘 수 있으며, 예산의 범위에서 수당이나 여비 등의 경비를 지급할 수 있다.

① 시장은 민간이 소장한 보존할 가치가 있는 기록물에 대하여 보령시 민간기록물관리위원회의 심의를 거쳐 이를 시지정기록물로 지정하여 관리할 수 있다. 이 경우, 해당 민간기록물의 소장자에게 동의를 얻어야 한다.
② 시장은 시지정기록물로 지정된 민간기록물이 보존 가치가 상실되었다고 인정되는 경우, 보령시 민간기록물관리위원회의 심의를 거쳐 이를 해제할 수 있다.
③ 민간기록물의 소장자는 시장에게 자신이 소장하는 민간기록물에 대하여 시지정기록물로 지정 신청을 할 수 있고, 시지정기록물로 지정된 민간기록물의 지정 해제를 신청할 수 있다.
④ 시장은 시지정기록물로 지정되거나 해제된 경우, 해당 민간기록물 소장자에게 그 사실을 통보하여야 한다.
⑤ 그 밖에 시지정기록물의 지정 및 해제에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

제8조 제1항에 따라 지정된 시지정기록물의 소장자 또는 관리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 변동사항이 발생한 경우에는 그 사실을 시장에게 신고하여야 한다.
1. 시지정기록물의 처분ㆍ증여 또는 양도 등으로 소유자가 변경된 경우
2. 소유자가 관리자를 선임하거나 해임한 경우
3. 소유자와 관리자의 성명ㆍ주소(단체의 경우 그 명칭 및 주된 사무소의 소재지를 말한다) 및 보관 장소가 변경된 경우
4. 시지정기록물이 멸실ㆍ도난 또는 훼손된 경우

① 시장은 시지정기록물의 보호를 위하여 시지정기록물의 소장자에게 필요한 보존시설을 설치하도록 요청할 수 있다.
② 시장은 보존할 가치가 있는 기억 보유자의 사전 동의를 얻어 구술채록의 형태로 보유자의 기록 내용 전반을 기록화해야 하며 그 명예를 드높여야 한다.
③ 보존시설의 설치, 기억 보유자의 구술채록 등에 소요되는 비용의 전부 또는 일부를 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

① 수집된 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 수장고에 보존하여야 하며, 분류ㆍ서가 배치 및 열람 등은 일반 공공기록물의 관리체계를 준용한다.
② 시장은 수집된 민간기록물에 대하여 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 데이터베이스를 구축하여야 한다.
③ 시장은 수집된 민간기록물의 데이터베이스 구축과 활용 활성화를 위하여 「보령시 행정사무의 민간위탁에 관한 조례」에 따라 민간에 위탁할 수 있다.

① 민간기록물의 수집 및 관리에 필요한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 보령시 민간기록물관리위원회(이하‘위원회’라 한다)를 둔다.
1. 민간기록물 수집계획의 수립
2. 민간기록물 수집대상에 대한 가치 평가
3. 시지정기록물의 지정 및 해제
4. 수집계획에 따른 민간기록물의 구입 가격ㆍ구술채록비 산정 등
5. 그 밖에 민간기록물 수집, 조사 및 활용 등 위원장이 필요하다고 인정하는 사항
② 시장은 민간기록물 구입 및 구술채록 비용을 산정하기 위해 별도의 감정평가단을 구성할 수 있다.

① 위원회는 위원장 1명과 부위원장 1명을 포함한 11명 이내의 위원으로 구성하며, 위촉직 위원의 경우 특정 성별이 10분의 6을 넘지 않도록 노력하여야 한다.
② 위원장과 부위원장은 위원 중에서 호선한다.
③ 당연직 위원은 기록물 업무를 담당하는 국장, 자치행정과장, 문화교육과장, 관광과장, 도시과장이 되고, 위촉직 위원은 다음 각 호의 사람 중에서 시장이 위촉한다. <개정 2022.12.20.>
1. 보령시의회에서 추천하는 보령시의회 의원
2. 기록물 수집 및 관리와 관련해 학식과 경험이 풍부한 관련 전문가
3. 정부기관 또는 이에 준하는 기관에서 행정에 관한 경험적 식견을 갖춘 사람
4. 그 밖에 민간기록물 수집 및 관리와 관련하여 시장이 필요하다고 인정하는 사람
④ 위촉위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있고, 보궐위원의 임기는 전임위원의 남은 기간으로 한다.

① 위원회의 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 안건의 심의에서 제척한다.
1. 심의위원 본인 또는 배우자의 이해와 관련된 사항
2. 심의위원이 해당 심의대상의 당사자와 친족이거나 친족이었던 경우
3. 심의위원이 해당 심의대상에 대하여 자문 등을 한 경우
4. 심의위원이 위촉일 기준으로 3년 이내에 소속하였던 법인 또는 단체의 이해와 관련된 사항
② 당사자는 위원에게 공정한 심의를 기대하기 어려운 사정이 있는 경우에는 기피신청을 할 수 있다.
③ 위원은 제1항 또는 제2항의 사유에 해당하면 스스로 그 안의 심의를 회피하여야 한다.

위원회의 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해촉할 수 있다.
1. 심신장애로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우
2. 직무태만, 품위손상 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 아니하다고 인정된 경우
3. 직무와 관련한 형사사건으로 기소된 경우

① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 업무를 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 업무를 수행할 수 없는 경우에는 부위원장이 그 직무를 대행하며, 위원장과 부위원장 모두 부득이한 사유로 그 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 위원장은 위원회의 회의를 소집하며 그 의장이 된다.
② 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원회는 필요한 경우 관련 전문가 및 관계 공무원 등을 출석하게 하여 의견을 들을 수 있다.

위원회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두며, 기록물관리 업무를 담당하는 팀장이 된다.

위원회의 위원과 위원회에 출석하는 관련전문가 등에 대해서는 「보령시 각종 위원회 구성 및 운영에 관한 조례」에 따라 예산의 범위 안에서 수당이나 여비 등의 경비를 지급할 수 있다. 다만, 공무원인 위원이 그 소관 업무와 직접 관련되어 위원회에 출석하는 경우에는 그러하지 아니한다.

이 조례에 규정한 것 외에 위원회의 운영에 필요한 사항은 위원회의 의결을 거쳐 위원장이 정한다.

이 조례 시행에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.