대전광역시 기록물 관리에 관한 조례자치법규 2199722

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 대전광역시의 투명하고 책임있는 시정구현과 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 기록물 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 대전광역시가 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. 그 밖에 용어의 정의는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조에 따른다.

① 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며, 「산업표준화법」 제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.
② 대전광역시장(이하 “시장”이라 한다)은 제1항에 따라 기록물 관리 정책 및 그 절차를 수립ㆍ시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
③ 시장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

① 시장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제10조에 따라 대전광역시를 관할하는 기록관을 설치ㆍ운영하여야 하며, 기록관장은 기록물관리부서의 장이 된다.
② 시장은 기록관 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물 관리에 필요한 인력을 배치하여야 한다.

기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
7. 대전광역시 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
9. 기록물 서고 및 기록전시관 관리
10. 그 밖에 시장이 필요하다고 인정하는 사항

시장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 대전광역시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영하여야 한다.
1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 보존기록물의 폐기, 재분류 등과 관련하여 필요한 사항
3. 그 밖에 기록물 관리를 위하여 필요한 사항

① 심의회는 위원장을 포함하여 5명의 위원으로 구성한다.
② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 당연직 위원은 평가업무 담당사무관, 도시계획업무 담당사무관이 되고, 위촉위원은 기록물평가에 적합한 민간전문가를 시장이 위촉한다.
③ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리업무 담당공무원 중에서 시장이 지명한다.

위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례만 연임할 수 있다.

① 위원장은 필요하다고 인정하는 경우에 심의회의 회의를 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

그 밖에 심의회 운영에 필요한 사항은 심의회의 의결을 거쳐 위원장이 정한다.

기록관장은 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기 결정된 기록물 목록을 대전광역시 홈페이지를 통하여 공표하여야 한다.

① 시장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제16조에 따라 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
1. 공식적 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항, 검토사항 등의 기록
2. 정책 수립 및 시행과정에서 생산된 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록, 시 청각 기록물
3. 시장이 수행하는 업무활동 관련 기록물
4. 그 밖에 시장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물
② 제1항제3호에 따른 기록물은 직무수행과 관련하여 생산ㆍ접수하여 보유하고 있는 기록물과 물품으로서 다음 각 호에 해당하는 것을 말한다.
1. 시장이 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록 및 보고 받은 기록
2. 시장 연설문ㆍ메세지 및 일정ㆍ행사기록 등
3. 보존가치가 있는 시장 상징물(물품 및 행정박물을 말한다)
4. 그 밖에 시장의 국제교류활동 기록
③ 시장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물의 생산ㆍ등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 시장은 대전광역시에서 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)ㆍ기술(記述)ㆍ편찬하고, 분류체계의 표준화 및 전자적 관리시스템을 갖출 수 있도록 조치하여야 한다.
② 기록물의 열람 및 대출에 대한 운영 방법에 관한 사항은 시장이 따로 정한다.

시장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 다른 기록물 관리기관 및 유관기관과 연계ㆍ협력할 수 있다.

시장은 기록물 관리의 발전에 기여한 개인ㆍ법인ㆍ단체 및 공무원 등에 대하여 「대전광역시 포상 조례」에 따라 포상할 수 있다.