전북특별자치도교육청 기록물 관리에 관한 조례자치법규 2198532

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령에 따라 기록물관리 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.<개정 2023.11.10., 2025.5.23.>
1. “기관”이란 전북특별자치도교육청(이하 “도교육청”이라 한다), 교육지원청, 직속기관, 각급 학교를 말한다.
2. “각급 학교”란 「유아교육법」 제2조 및 「초ㆍ중등교육법」 제2조에 따라 설립된 전북특별자치도교육감(이하 “교육감”이라 한다) 관할 공ㆍ사립 학교를 말한다.
3. “기록물”이란 교육감 소속기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.
4. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
5. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. “기록관”이란 교육감 소속 도교육청 기록관과 교육지원청 기록관을 말한다.
7. “처리과”란 도교육청ㆍ교육지원청ㆍ직속기관의 각 단위 부서 및 각급 학교를 말한다.
8. “서고”란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.

이 조례는 도교육청, 교육지원청, 직속기관과 각급 학교에 적용한다.

교육감은 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제11조제2항에 따른 영구기록물관리기관을 설치할 수 있다. [본조신설 2025.5.23.]

① 도교육청 기록관은 도교육청 행정과에 설치하고 기록관의 장은 행정과장이 되며, 도교육청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다.<개정 2023.3.31.>
② 교육지원청 기록관은 각 교육지원청 행정지원과에 설치하고 기록관의 장은 행정지원과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다.
③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관의 장은 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 소관 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 생산현황 통보
4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리
5. 기록물 서고ㆍ행정자료실 관리
6. 소관 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독ㆍ지원 및 교육
7. 기록관리시스템 설치와 운영
8. 주요 기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람 서비스 제공
9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류
10. 기록관리기준표 관리
11. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항

① 기록관에는 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관리시스템은 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ검색ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 및 생산현황통보 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

① 도교육청과 교육지원청은 보존기간 경과 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 제1항에 따른 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기ㆍ보존기간 재책정ㆍ보류의 적정 여부
2. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기에 관련하여 필요한 사항

① 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.
② 제1항에 따른 위원 중 내부위원은 소속 공무원으로 하고, 외부위원은 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 전문가 중에서 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다.
③ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하고 한 차례만 연임할 수 있다.
④ 심의회 위원장은 도교육청 기록관의 경우 행정과장으로 하고, 교육지원청 기록관의 경우 행정지원과장으로 한다.<개정 2023.3.31.>
⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회는 사무처리를 하기 위하여 간사와 서기를 둔다.

기록관이 설치되지 않은 기관의 장은 서고를 설치하고 당해 기관의 비전자적 형태의 기록물이 관할 기록관으로 이관되는 시점까지 안전하게 보관하도록 한다.

① 기관의 장은 「보안업무규정」에 따라 서버실을 통제구역으로, 서고를 제한구역으로 지정ㆍ관리하여야 한다.
② 서버실 및 서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인
2. 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 서버실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

① 서고 기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무 시간으로 한다. 다만, 기관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 열람은 서고에서 하여야 하며, 관리책임자의 감독 하에 열람하도록 하여야 한다.
③ 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
④ 기록물을 대출받은 직원이 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ타부처 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
⑤ 누구든지 보존서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 기록물의 무단 반출
3. 서고의 시설ㆍ장비의 훼손 또는 파괴
4. 그 밖에 서고 유지 운영에 방해가 되는 행위

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람과 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대출할 수 없다.