부산광역시 남구 기록관 운영 규칙자치법규 2190853

이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 부산광역시 남구 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.
2. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 부산광역시 남구와 소속 기관 및 남구의회에 적용되며, 부산광역시 남구 기록관(이하“기록관”이라 한다)의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 기록물관리 담당부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하“관장”이라 한다)은 해당부서의 장이 된다.
② 부산광역시 남구청장(이하“구청장”이라 한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수ㆍ기록물관리전산시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.

기록관은 다음 각호의 사항에 관한 업무를 수행하고, 세부 업무분장은 관장이 정한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ보존 및 활용
3. 기록관리기준표 관리 및 변경ㆍ조정
4. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간이 30년 이상인 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물정리 지도ㆍ교육
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수창구 운영
22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

① 기록관에는 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 맞물려 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
③ 관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 처리과 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로서 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.
② 기록물의 열람과 대출은 구 및 소속기관의 공무원으로 한다.
③ 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 안내에 따라야 한다.
④ 보존기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제1호 서식에 의한 보존기록물열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제2호 서식에 의한 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다.
⑤ 보존기록물의 대출기간은 7일이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.
⑥ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ전보ㆍ휴직ㆍ정직 또는 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

① 관장은 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀 또는 대외비로 분류되는 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 대여할 수 없다.

① 처리과의 장은 관장의 기록물폐기계획에 따라 별지 제3호 서식에 의거 심사를 거쳐 확정된 기록물평가심의서를 관장에게 제출하여야 한다.
② 관장은 보존기간이 경과한 기록물과 처리과의 장으로부터 제출받은 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물에 대하여「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조에 따른 전문요원 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

① 구청장은 기록물 폐기 등에 대한 사항을 심의하기 위하여 부산광역시 남구 기록물 평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성, 운영 할 수 있다.
② 심의회의 위원장은 기록관을 관장하는 해당국의 국장이 되며, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 위원장을 포함한 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 민간전문가는 2명 이상으로 한다. 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되 기록관리팀장으로 한다.<개정 2018.3.9>
③ 심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다.
1.「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제43조제1항의 규정에 의한 보존기간 경과기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 기타 소장기록물 평가제도 운영과 관련하여 관장이 요청한 사항
④ 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.
⑤ 심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 제11조의 제3항 규정에 의한 기록물폐기 결정에 대하여는 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다.
⑥ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 관장은 기록관의 전산실은 통제구역, 보존서고는 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무 규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 관장의 허가를 받아야 한다.

① 관장은 처리과의 기록물관리실태를 점검할 수 있다.
② 관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.