제주특별자치도교육청 및 소속기관 기록관 운영 규정자치법규 218825

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 제주특별자치도교육청 및 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2010.12.14., 2012.10.17., 2015.2.16.>

이 규정은 제주특별자치도교육청(이하 "도교육청"이라 한다) 및 교육지원청과 그 소속기관(초ㆍ중등교육법에 따라 설립된 각급학교를 포함한다)에 적용되며 기록관 운영은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다.<개정 2012.10.17., 2015.2.16.> [제목개정 2012.10.17.]

① 도교육청 기록관은 총무과 소속으로 하고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 교육지원청 기록관은 행정지원과 소속으로 하고 기록관의 장은 행정지원과장이 된다. <개정 2010.8.20., 2013.12.20., 2015.2.16.>
② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리, 간행물 및 도서관리, 기록물 관리 전산시스템의 운영 및 정보공개 등의 업무수행을 위해 기록물 관리 전문요원을 포함하여 필요한 인원을 배치하여야 한다.
③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2012.10.17.>
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물 생산 현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구서 또는 검토서, 비밀기록물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수 점검 및 실태조사
12. 해당기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관의 시설 및 장비관리
15. 기록관리시스템의 설치 및 운영
16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
17. 소관 비전자기록물의 전자화
18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
19. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
20. 정보공개 접수 창구 운영
21. 기록물 편찬ㆍ전시 및 홍보
22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
23. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관의 장이 정한다. <개정 2012.10.17.>

① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관 받아야 한다. <개정 2012.10.17.>
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물은 사전에 이관 연기신청서를 기록관에 제출하여야 하며, 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내의 범위에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성되면 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2012.10.17.>
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관의 장은 업무를 인계인수하는 부서(기관)간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하며, 업무승계부서(기관)가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록물 평가 등을 심의하기 위하여 도교육청 및 교육지원청에 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성ㆍ운영한다. <개정 2015.2.16.> ② 도교육청 심의회는 위원장을 포함하여 5명으로 구성하되, 위원 중 2명은 민간위원으로 위촉하고, 3명은 소속공무원으로 임명한다. ③ 도교육청 심의회 위원장은 도교육청 기록관의 장인 총무과장이 되며, 위원은 교육국ㆍ행정국 주무 담당사무관(장학관)과 기록물 평가에 적합한 민간전문가 2명으로 하고, 간사는 기록물관리업무 담당 공무원이 된다. <개정 2010.8. 0.> ④ 심의회 위원의 임기는 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간위원인 경우 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다. <개정 2012.10.17., 2017.2.6.> ⑤ 도교육감 소속 공무원이 아닌 위원에 대해서는「제주특별자치도교육청 각종 위원회 설치 및 운영에 관한 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당과 그 밖의 경비를 지급할 수 있다. ⑥ 교육지원청 심의회는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제43조제5항에 따라 기관 실정에 맞게 정한다. <개정 2012.10.17., 2015.2.16., 2017.2.6.> [전문개정 2017.2.6.]

심의회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 폐기대상 기록물의 폐기여부 심의
2. 보존기간이 종료된 기록물에 대한 보존기간 재책정
3. 그 밖에 기록물의 폐기에 관한 사항

① 심의회 회의는 위원장이 필요하다고 인정되면 위원장이 이를 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 간사는 심의회의 회의록 및 「공공 기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제10호 서식 기록물 평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2017.2.6.>
④ 그 밖에 심의회의 운영에 필요한 사항은 위원장이 정한다. <개정 2012.10.17.>

① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경 기준을 갖추어야 한다.
② 기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 도교육청 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영한다.

① 기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시한다.
② 기록관의 장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 하면 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관의 장은 기록관과 도교육청 및 교육지원청 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물을 전산화하여 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 하여야 한다. <개정 2012.10.17., 2015.2.16.>

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료를 구분하여 관리한다.

① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. ② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다. ┏━━━━━━━━━━━━━━━┳━━━┳━━━━┓ ┃구 분 ┃주 기 ┃보관기관┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━╋━━━━┫ ┃변경자료 ┃매 일 ┃1개월 ┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━╋━━━━┫ ┃전체자료 ┃매 월 ┃6개월 ┃ ┣━━━━━━━━━━━━━━━╋━━━╋━━━━┫ ┃중요한 자료의 변환 또는 필요시┃수 시 ┃ ┃ ┗━━━━━━━━━━━━━━━┻━━━┻━━━━┛ </img>

기록관의 장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. <개정 2012.10.17.>

기록관의 전산실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 점검하고 이행하여야 한다. <개정 2012.10.17.>
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
3. 보존기록물의 오손 및 해충발생 여부
4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
5. 기타 장비 및 각종 보관자료의 이상 유무 등

① 기록관의 열람시간은 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하면 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 기록관에 이관된 기록물은 관외 대출을 불허 한다. 단, 감사 등 특별한 이유가 있으면 기록관장의 사전허가를 받아야 대출할 수 있다.
③ 기록물을 열람 대출할 수 있는 사람의 자격은 도교육청 기록관은 도교육청 및 소속기관의 직원, 교육지원청 기록관은 교육지원청 및 소속기관의 직원으로 한다. <개정 2012.10.17., 2015.2.16.>
④ 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제1호 서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관의 장의 승인을 얻어야 한다. <개정 2012.10.17.>
⑤ 기록물의 대출기한은 10일이며, 한 차례만 연장할 수 있다. <개정 2012.10.17.>
⑥ 기록관리담당자는 서고의 출입자 및 대출ㆍ열람에 관련된 기록을 작성ㆍ유지하여야 한다.
⑦ 기록관의 장은 제2항에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. <개정 2012.10.17.>

① 기록관의 장은 해당기관 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2012.10.17.>
② 기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 해당기관 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <개정 2012.10.17.>

이 규정의 운영에 필요한 세부사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다. <개정 2012.10.17.>