전북특별자치도 기록관 설치 및 운영 조례자치법규 2188136

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 전북특별자치도 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2023. 12. 8.>

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다)에 따른다.

전북특별자치도 및 그 소속기관의 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다. <개정 2023. 12. 8.>

① 전북특별자치도 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 총무과에 설치하고, 기록관장은 총무과장이 된다. <개정 2023. 12. 8.>
② 전북특별자치도지사(이하 “도지사”라 한다)는 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과장을 기록물관리책임자로 정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <개정 2023. 12. 8.>

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리 기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물 평가심의회 운영 및 기록물 폐기관리
9. 소관 비공개 기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 보존서고 관리
11. 기록물 정수점검 및 상태점검
12. 기록물관리 교육운영 계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도감독 및 지원
14. 기록관 보안대책 및 기록물의 재난대비계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비 관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 보존가치가 높은 30년 이상 기록물의 보존매체 수록
18. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
20. 그 밖에 기록물관리에 관하여 도지사가 필요하다고 인정되는 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 도지사가 정한다.

① 각 처리부서의 장은 기록관에 보관 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 정확한 평가를 위해 사무관 1명과 기록물관리책임자 1명을 기록물평가심사관(이하 “심사관”이라 한다)으로 지정ㆍ운영하여야 한다.
② 제1항의 심사관은 기록물평가심의서의 목록과 기록물 원본을 대조 확인한 후 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기로 구분하여 기록물을 심사하고 그 결과를 기록관장에게 제출한다.

기록물의 평가와 폐기 및 관리에 관한 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결ㆍ자문하기 위하여 전북특별자치도 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2023. 12. 8.>
1. 평가대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무에 관련한 사항
4. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하며, 그 중 민간전문가는 2명 이상으로 한다.
② 위원장은 위원 중에서 선출한다.
③ 심의회의 당연직 위원은 총무과장이 되고, 위촉직 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 도지사가 임명한다. 단, 위촉직의 경우 특정 성이 10분의 6을 초과하지 않도록 한다.
1. 소속 직원 중에서 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 사람
2. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로서 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람
④ 위원장 및 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하며, 보궐위원의 임기는 전임위원의 남은 임기로 한다.
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록관리팀장이 되고, 심의의결서와 회의록을 작성ㆍ관리한다.
⑥ 도지사는 위촉된 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 위원을 해촉 할 수 있다.
1. 질병 또는 그 밖의 사유로 직무를 수행하기 어려운 경우
2. 품위손상, 비밀누설 등의 행위로 인해 위원회 활동에 위해를 주거나 위원으로 적합하지 않다고 인정되는 경우

① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

① 심의회는 연 1회 정기회의를 개최하고, 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

도지사는 심의회의 의결을 거쳐 보존기간 재책정 및 폐기 결정된 기록물 목록을 전북자치도 홈페이지를 통하여 공표하여야 한다. <개정 2023. 12. 8.>

평가 기록물 중 보류로 확정된 기록물이 평가시점으로부터 3년이 경과한 경우에는 빠른 시일 내에 보류의 재평가가 이루어져야 한다.

심의회에 출석한 위촉직 위원 중 전북특별자치도 소속 공무원이 아닌 위원에게는 예산의 범위에서 수당 및 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2023. 12. 8.>

위원장 및 위원은 기록물 평가업무 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.

① 도지사는 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 도지사는 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고ㆍ작업공간ㆍ열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.
③ 도지사는 기록관 보존서고의 안전 및 환경유지를 위하여 “별지 제1호서식”에 따른 기록관 보존서고 환경ㆍ보안관리대장을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 도지사는 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 전북특별자치도 및 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 기록물에 대한 검색과 활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. <개정 2023. 12. 8.>

① 도지사는 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템과 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 도지사는 기록관리시스템과 관련 장비의 유지ㆍ관리를 위해 필요한 경우 전문업체와 계약을 체결하여 관리할 수 있다.

도지사는 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 도지사는 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「전북특별자치도 보안업무 규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. <개정 2023. 12. 8.>
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③ 기록관 보존서고를 출입 시에는 “별지 제2호서식”에 따른 기록관 보존서고 출입자 관리대장을 작성하여야 한다.

도지사는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.

기록물의 대출 및 열람시간은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 다만, 도지사가 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 대출 및 열람할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2023. 12. 8.>
1. 전북특별자치도 및 소속기관의 직원
2. 타 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람
② 제1항제2호의 경우 보존서고 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 보존서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로의 무단반출
3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 안으로의 음식물 등 반입행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록물을 열람하는 사람은 담당직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
2. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 “별지 제3호서식”에 따른 기록물 대출 관리대장을 작성하여야 한다.
3. 도지사는 제1호에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 할 수 있다.
제25조(대출ㆍ열람의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 대출ㆍ열람하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 대출ㆍ열람하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 대출 또는 열람을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 대출 및 열람으로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 도보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질 상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 기록관 담당직원에게 통보하여야 한다.

기록물을 대출한 자가 관리부주의로 인하여 분실 또는 훼손하였을 경우에는 사유서를 첨부하여 지체 없이 신고하여야 한다.

① 도지사는 전북특별자치도 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2023. 12. 8.>
② 도지사는 기록물관리 업무와 관련하여 전북특별자치도 및 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시하여야 한다. <개정 2023. 12. 8.>

① 처리과의 장은 비전자기록물과 행정자료목록을 작성ㆍ관리하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항의 목록을 매년 5월 31일까지 기록관에 제출하여야 한다.

이 조례의 시행에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.