청주시 기록물관리에 관한 조례자치법규 2186375

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 청주시 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용과 투명하고 책임 있는 시정구현을 위하여 기록물 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. 민간기록물: 개인 또는 단체 등이 다양한 분야에서 생산ㆍ취득한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ구술채록 등 모든 형태의 기록정보 자료와 박물
2. 청주기록원: 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 행정기록물을 인수ㆍ보존하며 민간기록물을 수집ㆍ관리ㆍ활용하기 위한 영구기록물관리기관
3. 시지정기록물: 민간기록물 중 역사ㆍ문화적 가치가 있는 기록유산으로서 영구히 보존이 필요하여 청주시장이 지정하는 기록물 <신설 2023.6.9.>

① 이 조례의 적용범위는 다음 각 호와 같다.
1. 청주시(이하 “시”라 한다) 본청과 소속기관ㆍ하부행정기관 및 합의제 행정기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물
2. 관할 공공기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물
3. 개인 또는 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유ㆍ관리하는 기록정보 자료를 포함한다) 중 기록자원으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료
② 제1항의 관할 공공기관은 「청주시 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 조례」 에 따른 출자기관 또는 출연기관을 말한다. 다만, 시의 지분이 100분의 50 미만인 기관은 제외한다.

① 청주시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 기록물을 관리한다. 이 경우 기록물 관리는「산업표준화법」에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.
② 시장은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 그 절차를 수립ㆍ시행하고, 그 결과를 기록물로 남겨 관리한다.
③ 시장은 기록물이 전자적으로 생산ㆍ관리되도록 하고, 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물을 전자적으로 관리ㆍ활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립ㆍ시행해야 한다.
④ 시장은 민간기록물의 현황을 파악하고, 민간기록물이 체계적이고 지속적으로 관리ㆍ보존될 수 있도록 필요한 시책을 수립한다.
⑤ 시장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 다른 기록물 관리기관 및 유관기관과 연계ㆍ협력할 수 있다.

시장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제11조제3항에 따라 기록물의 영구보존 및 관리를 위하여 청주기록원을 설치ㆍ운영한다.

청주기록원은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 기록물관리 및 통계의 작성ㆍ관리
3. 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원
4. 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련
5. 다른 기록물 관리기관과의 연계ㆍ협조
6. 시지정기록물의 보존ㆍ관리 <신설 2023.6.9.>
7. 그 밖의 기록물관리에 필요한 사항

청주기록원이 이관 받거나 수집하여 관리해야 하는 기록물은 다음 각 호와 같다.
1. 시와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물
2. 관할 공공기관의 보존기간 30년 이상 기록물
3. 수집ㆍ보존된 민간기록물
4. 그 밖에 법령에 따라 청주기록원에서 관리해야 하는 기록물

청주기록원은 투명한 시정구현과 기록물의 가치공유 및 홍보를 위해 열람ㆍ전시ㆍ문화ㆍ교육 프로그램을 운영할 수 있다.

시장은 기록물의 영구보존 및 관리를 위한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 청주기록관리위원회(이하 “위원회” 라 한다)를 둘 수 있다.
1. 기록물의 영구보존 및 관리에 관한 기본정책의 수립
2. 청주기록원 운영에 관한 사항
3. 민간기록물 수집ㆍ보존에 관한 사항
4. 시지정기록물의 지정ㆍ해제 <신설 2023.6.9.>
5. 그 밖에 기록물관리에 관하여 시장이 필요하다고 인정하는 사항

① 위원회는 위원장 1명과 부위원장 1명을 포함하여 11명 이내의 위원으로 구성한다.
② 위원장은 부시장이 되고, 부위원장은 위원 중에서 호선한다. <개정 2023.6.9.>
③ 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 시장이 위촉 또는 임명한다.
1. 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람
2. 기록물관리와 관련이 있는 기관ㆍ단체의 임직원 또는 기록물관련 종사자
3. 청주시의회에서 추천하는 의원
4. 그 밖에 자문이 필요하다고 시장이 인정하는 사람

① 위원회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하거나 재적위원 3분의 1 이상의 요구가 있는 때에 위원장이 소집한다.
② 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 그 밖의 위원회 운영과 관련한 사항은 「청주시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」를 따른다.

① 위원의 임기는 2년으로 하며 한 차례 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 등으로 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원의 남은 기간으로 하고, 공무원이 위원인 경우 그 임기는 그 직 재임 기간으로 한다.
② 시장은 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 위원을 해촉할 수 있다.
1. 본인이 해촉을 희망하는 경우
2. 심신쇠약으로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우
3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 아니하다고 인정되는 경우

① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 업무를 총괄한다.
② 부위원장은 위원장을 보좌하고, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 그 직무를 대리한다.

① 시장은 시 및 관할 공공기관이 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람 편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)ㆍ기술(記述)ㆍ편찬(編纂)하고, 분류체계를 표준화하여 전자관리시스템을 활용할 수 있도록 한다.
② 기록물의 열람 및 대출에 대한 운영방법은 규칙으로 정한다.

① 시장은 영 제16조에 따라 소속 부서 및 기관에서 수행하는 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리한다.
1. 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항, 검토사항 등의 기록물
2. 주요 정책 또는 사업 등을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과, 회의록, 시청각 기록물
3. 시장이 직무를 수행하며 생산ㆍ접수한 기록물
4. 그 밖에 시장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물
② 제1항제3호 중 시장 기록물은 직무수행과 관련하여 생산ㆍ접수하여 보유하고 있는 기록물과 물품으로서 다음 각 호에 해당하는 것을 말한다.
1. 시장이 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록 및 보고(건의)받은 기록
2. 시장 연설문ㆍ메시지 및 일정ㆍ행사기록 등
3. 보존가치가 있는 시장의 상징물 (물품 및 행정박물)
4. 시장의 국제교류활동 기록 등
③ 시장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지의 주요 기록물의 생산등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리한다.
④ 시장은 기록물을 수집할 경우 기록물의 대상, 수집방법, 활용방안 등이 포함된 계획을 수립하여 시행한다.

① 시장은 기록물관리의 발전에 기여한 개인ㆍ기업ㆍ단체 및 공무원 등에 대하여 「청주시 포상 조례」에 따라 포상할 수 있다.

① 시장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물과 관련하여 소장자의 동의와 위원회의 심의를 거쳐 시지정기록물로 지정ㆍ관리할 수 있다. 이 경우 민간기록물의 소장자는 자신의 민간기록물을 시지정기록물로 지정해 줄 것을 신청할 수 있다.
② 시장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 위원회의 심의를 거쳐 지정을 해제할 수 있다.
1. 시지정기록물의 보존가치가 상실되었다고 인정되는 경우
2. 시지정기록물의 소장자의 신청이 있는 경우
③ 시장은 민간기록물을 시지정기록물 지정 또는 지정해제를 위해 필요한 조사를 할 수 있다.

[본조신설 2023.6.9.]

① 시장은 시지정기록물의 보호를 위하여 시지정기록물의 소장자에게 필요한 보존시설을 설치하도록 요청할 수 있다.
② 시장은 시지정기록물의 소유자가 제1항에 따른 보존시설을 설치할 수 없는 사유가 있는 경우에는 그 소장자로부터 관리를 위탁받아 보존할 수 있다.
③ 시장은 시지정기록물을 복제 및 사본제작, 구술채록이 필요한 경우에는 그 시지정기록물의 소장자에게 협조를 요청할 수 있으며 예산의 범위에서 지원할 수 있다.

[본조신설 2023.6.9.]

① 청주기록원은 지속가능한 기록문화 정착, 확산을 위하여 기록문화와 연계된 축제, 공연, 공모전, 이벤트 등 기록문화 관련 행사를 운영할 수 있다.
② 제1항의 운영을 위해 예산의 범위에서 참여자에게 시상금, 기념품, 상품권 등을 제공할 수 있다.

[본조신설 2023.6.9.]