경기도교육청 기록물 관리에 관한 조례자치법규 2174509

이 조례는 「공공기록물 관리에 관한 법률」및 같은 법 시행령에 따라 기록물관리 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2025.10.10>

이 조례는 경기도교육청 본청(이하 "본청"이라 한다)ㆍ교육지원청ㆍ직속기관과 각급 학교에 적용한다. <개정 2020.3.17.>

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. "기관"이란 본청, 교육지원청, 직속기관, 각급 학교를 말한다. <개정 2020.3.17.>
2. "각급 학교"란 「유아교육법」 제2조 및 「초ㆍ중등교육법」 제2조에 따라 설립된 학교를 말한다. <개정 2020.3.17.>
3. "기록물"이란 경기도교육청 소속기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장 ㆍ카드ㆍ도면 ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.<개정 2025.05.02>
4. "기록물관리"란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ 공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. "기록관"이란 경기도교육감 소속 경기도교육청기록관과 교육지원청기록관을 말한다.
7. "처리과"란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "시행령"이라 한다) 제10조에 따라 본청 및 교육지원청 소속 과ㆍ담당관ㆍ관(이하 "부서"라 한다)ㆍ직속기관ㆍ관할 각급 학교를 말한다. <개정 2020.3.17.>
8. "보존서고"란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.
9. “폐지기관”이란 시행령 제58조에 따라 경기도교육청 소속 기관에서 폐지된 기관을 말한다. <신설 2020.3.17.>

① 경기도교육감(이하 “교육감”이라 한다)과 교육지원청 교육장은 기록물이 안전하게 보존ㆍ관리될 수 있는 시책을 수립ㆍ시행하여야 한다. <신설 2025.05.02> ② 학교의 장은 학교 기록물을 체계적이고 안전하게 관리하여야 한다. <신설 2025.05.02>

제2장 본청 및 교육지원청에 두는 기록관

① 경기도교육청기록관은 경기도교육정보기록원(이하 "교육정보기록원"이라 한다) 기록운영지원부에 설치하고 기록관의 장은 기록운영지원부장이 되며, 본청 및 직속기관의 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다.
② 교육지원청기록관은 각 교육지원청 기획경영과 또는 행정과에 설치하고 기록관의 장은 기획경영과장 또는 행정과장이 되며, 교육지원청 처리과와 그 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다. <개정 2023.04.07>
③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 해당 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적절한 인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 소관 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 생산현황 통보
4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리
5. 기록물 서고ㆍ행정자료실 관리
6. 소관 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독ㆍ지원 및 교육
7. 기록관리시스템 설치와 운영
8. 주요 기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람 서비스 제공
9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류
10. 기록관리기준표 관리
11. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항

① 기록관에는 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관리시스템은 소속기관의 전자기록생산시스템과 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

기록관이 설치된 기관의 장은 시행령 제35조에 따라 직속기관과 관할 각급 학교에 기록물 인수ㆍ관리ㆍ검수 절차를 위임하여 해당 기관의 보존 서고에 보관하도록 한다. <개정 2020.3.17.>

① 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 기록관이 설치된 기관의 장이 구성ㆍ운영하되, 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다. <개정 2020.3.17.>
② 심의회 위원장은 경기도교육청기록관의 경우 기록운영지원부장으로 하고, 교육지원청기록관의 경우 기획경영과장 또는 행정과장으로 한다. <개정 2023.04.07>
③ 내부위원은 경기도교육청기록관의 경우 교육과정정책과장과 사립학교지원과장으로 하고, 교육지원청기록관의 경우 위원장이 정하는 사람으로 한다. 외부위원은 기록물 평가에 관한 지식을 가진 전문가 중에서 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다.<개정 2022.12.28.> <개정 2023.04.07>
④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하고 한 차례 연임할 수 있다. <개정 2020.3.17.>
⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수이상 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다. 경기도교육청기록관은 기록물관리 업무 담당 사무관이 간사가 되고, 교육지원청기록관은 기록물관리업무 담당이 간사가 된다. 경기도교육청기록관 및 교육지원청기록관의 서기는 전문요원이 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 조정
3. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항

제3장 영구기록물관리기관 설치ㆍ운영<개정 2021.07.14.>

①“교육감”은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제11조에 따라 영구기록물관리기관을 설치할 수 있다. <개정 2025.05.02><개정 2025.10.10> ② 영구기록물관리기관의 장은 영구기록물관리기관의 사무를 총괄하며 소속 직원을 지휘ㆍ감독한다. <신설 2021.07.14.>

영구기록물관리기관은 기관의 기록물에 관하여 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행 2. 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리 3. 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원 4. 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련 5. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담 6. 다른 기록물 관리기관과의 연계ㆍ협조 7. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항 <신설 2021.07.14.>

영구기록물관리기관은 다음 각 호의 기록물을 이관받아 관리한다. 1. 기관에서 생산한 보존기간 30년 이상 중요기록물 2. 기록관에서 보존하고 있는 기록물 중 보존기간 30년 이상 기록물 3. 폐지기관의 중요 기록물 이관 및 관리 <신설 2025.05.02> 4. 그 밖에 법령에 따라 영구기록물관리기관에서 관리하여야 하는 기록물 <신설 2021.07.14.><개정 2025.05.02>

제4장 기관의 기록물관리<신설 2021.07.14.>

① 기관의 장은「보안업무규정」에 따라 전산실은 통제구역으로, 보존서고를 제한구역으로 지정ㆍ관리하여야 한다.
② 전산실 및 보존서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 보존서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

① 보존기록물의 열람과 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.
② 보존기록물의 열람은 기록물 서고에서 하여야 하며, 보존서고 관리책임자의 지시에 따라야 한다.
③ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.
④ 보존기록물을 대출받은 공무원(교육공무직원을 포함한다)이 휴직ㆍ 정직 ㆍ퇴직 ㆍ다른 부처 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ 병가ㆍ 장기 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다. <개정 2020.3.17.>
⑤ 누구든지 보존서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 기록물의 무단 외부 반출 <개정 2020.3.17.>
3. 보존서고의 복사기 등 시설ㆍ장비의 훼손 또는 파괴
4. 그 밖에 보존서고 유지 운영에 방해가 되는 행위

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 <개정 2020.3.17.>
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 정상적인 행정업무 처리가 곤란한 경우 <개정 2020.3.17.>
5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 경우 <개정 2020.3.17.>
6. 망실이나 훼손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 열람과 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 열람과 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다. <개정 2020.3.17.>

기록관의 장은 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 전산화를 추진하여 정보가 검색ㆍ활용 될 수 있도록 하여야 한다. 1. 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물 2. 사료적 가치가 높은 건축물이나 각종 형태의 구조물 등의 기록물 3. 증명적 가치가 높아 현장 또는 형상 등의 확인을 위해 보존할 필요가 있는 기록물 4. 폐지기관의 기록물 중 교육사적 가치가 높은 기록물 [본조 신설 2020.3.17.]

기록관의 장은 기록관에서 보존하고 있는 기록물을 활용하여 교육 목적의 홍보 또는 전시 등의 사업을 추진할 수 있다. [본조 신설 2020.3.17.]

이 조례의 시행에 필요한 사항은 교육규칙으로 정한다. [본조 신설 2020.3.17.]