강원특별자치도교육청 기록관 운영규정자치법규 216612

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법률 시행령 제10조에 따라 강원특별자치도교육청과 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. <개정 2011.4.20., 2014.4.30., 2023.6.11.>

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다. <개정 2014.4.30., 2023.6.11.> 1. "기록물"이란 강원특별자치도교육청(이하 "본청"이라 한다) 및 교육지원청과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 4. "기록물관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. [전문개정 2011.4.20.]

이 규정은 본청 및 교육지원청과 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에 따른다. <개정 2011.4.20., 2014.4.30.>

제2장 구성 및 분장업무

① 본청 기록관은 총무과 소속으로 하고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 교육지원청 기록관은 행정과 소속으로 하고 기록관의 장은 행정과장이 된다. <개정 2013.3.27., 2013.8.30., 2014.4.30., 2019. 2.26.> ② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다. ③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. ④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 그 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하거나 사무 분장하여 관련 업무를 수행하도록 한다. [전문개정 2011.4.20.]

① 기록관의 주요업무는 다음 각 호와 같다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 실태점검 및 교육 13. 해당 기관 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립 15. 기록관의 시설 및 장비관리 16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공 18. 소관 비전자기록물의 전자화 19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록 20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 21. 정보공개 접수 창구 22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관의 장이 정한다. [전문개정 2011.4.20.]

제3장 기록물의 관리

① 기록관의 장은 해당 기관 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관의 장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리하여야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

① 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

① 기록관의 장은 해당 기관 및 그 소속기관의 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. ③ 기록관의 장은 해당 기관 및 그 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다. ② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. ③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관의 장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. [전문개정 2011.4.20]

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다. ③ 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다. <개정 2011.4.20.>

① 기록물 평가 등을 심의하기 위하여 본청 및 교육지원청에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성ㆍ운영한다. <개정 2014.4.30.> ② 심의회는 위원장을 포함하여 5명의 위원으로 구성한다. ③ 본청 심의회의 위원장은 총무과장이 되며, 위원은 총무팀장, 중등교육팀장, 기록물 평가에 적합한 민간전문가 2명으로 하고, 간사는 민원기록팀장이 된다. <개정 2013.3.27.,2013.8.30., 2016.2.29., 2019. 2.26., 2023.3.3., 2024.4.19.> ④ 심의회 위원의 임기는 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 민간전문가의 경우 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다. ⑤ 심의회의 위원 중 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당과 여비 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. ⑥ 교육지원청 심의회의 위원장은 행정과장이 되며, 위원은 교육과 중등교육팀장, 행정과 총무팀장, 기록물 평가에 적합한 민간전문가 2명으로 하고, 간사는 기록물 담당자가 된다. <개정 2013.3.27., 2014.4.30., 2019. 2.26., 2023.6.11., 2024.4.19.> [전문개정 2011.4.20]

심의회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 폐기대상기록물의 선정
2. 폐기대상기록물의 보존기간 조정
3. 그 밖에 기록물의 폐기에 관한 사항

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 위원장이 소집한다. ② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. ③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 그 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다. ④ 간사는 심의회의 회의록 및 별지 제1호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

폐기 심의대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의를 할 때 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호에 해당하는 기록물은 폐기를 보류하여야 한다. 1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물 2. 주요 정책결정(회의록 등) 관련 기록물 3. 연도별 업무계획과 그의 추진과정ㆍ결과 기록물 4. 법령 제ㆍ개정 관련 기록물(조례, 규칙, 훈령, 예규 등) 5. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물 6. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요한 기록물 7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물 [전문개정 2011.4.20.]

제4장 기록물의 전산화관리

① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기록물 관리기관의 보존시설 및 장비의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 본청 및 교육지원청과 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. <개정 2014.4.30.> [전문개정 2011.4.20.]

① 기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관의 장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. [전문개정 2011.4.20.]

기록관의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 당해기관의 처리과 또는 기록관 및 소속기관의 보관기록물중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. ② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다. ③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 담당자의 지시에 따라야 한다. 구 분 주기 보관기간 변경자료 매일 1개월 전체자료 매월 6개월 중요한 자료의 변환 또는 필요시 수시 </img> [전문개정 2011.4.20.]

제5장 보안관리 및 점검

기록관의 장은 기록관의 전산시스템 설치 장소와 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리, 비밀취급인가자 배치 등 보안대책을 강구하여야 한다.

기록관의 전산시스템실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 점검 또는 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
3. 보존기록물의 오손 및 해충발생 여부
4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
5. 기타 장비 및 각종 보관자료의 이상 유무 등

제6장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 한다. 1. 본청 및 소속기관의 직원 2. 다른 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람 ② 제1항제2호의 경우와 보존기간 30년 이상 기록물은 대출을 금지한다. [전문개정 2011.4.20.]

① 열람할 때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 무단으로 열람실 외로의 반출 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다. ③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 담당자의 지시에 따라야 한다. [전문개정 2011.4.20.]

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관 의 장의 승인을 얻어야 한다. <개정 2011.4.20.>
4. 기록관의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다. <개정 2011.4.20.>
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 전대할 수 없다. <개정 2011.4.20.>

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시 2. 그 밖에 기록관의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 [전문개정 2011.4.20.]

제7장 보칙

① 기록관의 장은 해당 기관 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. ② 기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 해당 기관 및 그 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. [전문개정 2011.4.20.]

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다.