전북특별자치도교육청 공문서 감축에 관한 조례자치법규 2164937

이 조례는 각급 교육기관에서 효율적인 공문서를 감축해 업무 신속성과 행정의 생산성을 향상시켜 교직원의 행정업무 경감과 학생 교육활동 내실화에 기여하는데 목적이 있다.

이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.<개정 2023.11.10.>
1. “공문서”란, 각급 교육기관에서 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면ㆍ사진ㆍ디스크ㆍ테이프ㆍ필름ㆍ슬라이드ㆍ전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다. 이하 같다)와 각급 교육기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. “업무관리시스템”이란, 행정기관이 업무처리의 전 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템을 말한다.
3. “자료집계시스템”이란, 제2조2호를 전자적으로 집계하는 시스템을 말한다.
4. “각급 교육기관”이란, 전북특별자치도교육감 소속 본청의 각 부서, 직속기관, 교육지원청, 각급학교를 말한다.

학교업무 최적화 및 문서 감축은 다음 각 호의 기본목표에 따라 계획되고 추진되어야 한다.
1. 학교 업무 최적화와 불필요한 문서 감축에 필요한 시스템 구축
2. 자료집계시스템을 활용한 공문서 체계 시스템의 단순화

이 조례의 적용범위는 전북특별자치도교육감(이하 “교육감”이라 한다)소속 각급 교육기관으로 한다.<개정 2023.11.10.>

① 교육감은 학교 업무 최적화와 비효율적인 문서의 감축을 위해 각급 교육기관으로 시행되는 공문서의 처리 관행을 개선하고 업무관리시스템 등의 기능과 공문서 처리방식 등의 질적 개선을 위한 행정적 지원을 하여야 한다.
② 교육감은 공문서의 양적 개선을 위하여 직속기관 및 교육지원청과 학교 단위의 공문서 생산을 최대한 억제하고 업무담당자의 비효율적인 공문서 생산 관행이 개선되도록 적절한 조치를 취하여야 한다.
③ 교육감은 공문서 감축 직무교육을 매년 추진하여야 한다.
④ 교육감은 공문서 감축평가제를 실시하고 모니터링 시스템을 구축하여, 학교업무 정상화를 위해 공문서 감축에 적극 노력하여야 한다.
⑤ 교육감은 공문수령 범위를 정하여 공문서 해당 업무 담당자에게만 발송되도록 자료집계시스템을 구축하여야 한다.

제2장 업무관리시스템

① 도교육청의 담당관과 각 과(이하 “부서”라 한다)의 과장, 직속기관 및 교육지원청의 각 부서장을 문서통제관(이하 “통제관”이라 한다)으로 지정한다.
② 통제관은 통제한 문서에 한하여 적정여부를 최종 검토하여 엄격하게 문서를 통제하여야 한다.

도교육청, 직속기관, 교육지원청의 부서에서 각급학교로 발송되는 모든 공문서를 대상으로 한다.

통제관은 다음 각 호에 해당하는 사항을 검토ㆍ심사한다.
1. 문서생산의 필요성 여부(대체가능여부 검토)
2. 동일ㆍ유사내용의 중복시달여부
3. 문서분량 및 첨부물의 적정여부(문서매수 최소화)
4. 업무추진 참고성 내용의 취합 요약시달 가능여부
5. 수신처 적정여부 등(꼭 필요한 수신처에만 공문발송)
6. 유관기관의 각종 사업안내 및 행사 홍보 등으로 업무와 직접 관련이 없는 문서 발송의 적절여부
7. 그 밖에 공문서 감축과 행정업무 효율화 등을 위해 필요하다고 판단한 사항

① 통제관은 결재 전에 제8조에 각 사항을 검토ㆍ심사하여야 하며, 그 결과가 부적절한 경우 그 사항을 반영하여 재심사하여야 한다.
② 외부 유관기관의 문서는 문서접수단계에서 별도 분리하고, 교직원이 단순히 열람 또는 필요할 경우 활용할 수 있도록 공문서 처리단계를 축소하여야 한다.

제3장 공문서 보고간소화

각급학교의 교직원이 상급자에게 보고하는 다음 사항에 대하여는 구두ㆍ메모ㆍ전화보고 하는 것을 원칙으로 하며, 매뉴얼화하여야 한다.
1. 의사결정사항이 아닌 단순 정보전달사항
2. 일상적 업무추진상황
3. 각종 동향과 행사보고
4. 경미한 사항의 출장결과 보고

① 공문서는 핵심사항을 1매로 작성하는 것을 원칙으로 하고 미사여구, 수식어 등 형식적인 문서작성을 자제한다.
② 상급자는 명확한 업무지시로 보고서를 2회 이상 재작성 하지 않도록 하고 경미한 정정을 요하는 사항은 결재자가 직접 수정하여 시행한다.

① 도교육청 및 교육지원청에서는 각급학교로 시행되는 공문서의 붙임문서가 10페이지 이상일 경우 주요내용을 요약한 요약본(서)을 첨부하여 발송하여야 한다.
② 각급학교에서 학교교육활동과 무관하거나 법령에 특별한 규정이 있지 아니한 유관기관의 공문서가 도착하였을 때 문서담당자를 지정하지 아니하고 업무관리시스템에 게시하여야 한다.

제4장 자료집계시스템 강화

① 교육감은 자료집계시스템을 신규 개설하고, 사용자 교육 및 매뉴얼 작성 등을 통해 교직원들에게 자료집계시스템을 적극 활용할 수 있도록 유도하여야 한다.

① 도교육청 및 교육지원청에서 각급학교에 단순하거나 경미한 자료를 요구하는 경우에는 자료집계시스템을 활용하여 제출할 수 있게 하여야 한다.
② 업무연락 형식의 각종 공문서 시행은 금지하여야 한다.

제5장 공문서 불편신고제 시행

① 교육감은 난해한 공문, 중복된 자료요구 또는 통합게시 대상 문서를 일반 공문으로 시행한 문서 등 학교의 업무를 가중시키는 공문에 대해 신고하여 개선할 수 있도록 공문서불편신고센터(이하 “센터”라 한다)를 운영하여야 한다.
② 불편한 공문서는 다음 각 호에 해당한다.
1. 자료집계시스템으로 받을 수 있는 자료를 공문으로 받으려는 공문서
2. 내용에 해당하지 않는 학교(기관)까지 전부 수신처로 지정한 공문서
3. 긴급사항이 아닌데도 보고기한을 촉박하게 명시한 공문서
4. 붙임문서가 10페이지 이상 되는데도 요약본(서)없이 발송한 공문서
5. 공문서 내용이 난해하거나 이해하기 어려운 공문서
6. 통합게시판 게시대상을 일반 공문으로 시행한 공문서
7. 유사하거나 중복된 자료를 요구한 공문서
③ 센터의 역할은 다음과 같다.
1. 공문서 불편신고(이하 “신고”라 한다) 접수와 처리
2. 신고된 불편한 공문서는 월별로 통합게시판에 게시
3. 공문서 불편신고자(이하 “신고자”라 한다) 등에 대한 상담
4. 그 밖에 신고와 공문서 업무처리 효율화를 위한 보조업무
④ 제1항에 따른 센터는 도교육청 내에 설치한다.
⑤ 교육감은 교육장에게 제3항 각호에서 정한 업무의 일부를 위임할 수 있다.

① 신고 업무담당자는 신고서를 접수하는 경우 접수순서별로 공문서 불편신고접수관리대장에 기록하여야 한다.
② 신고자가 방문하여 신고를 하는 경우에는 신고 접수ㆍ처리와 신분공개 절차 등에 관하여 설명하고, 그 신분공개에 동의하는지 여부를 확인한 후 신분공개 동의여부 확인서를 받아야 한다.

제6장 공문서 총량제 시행 및 평가

① 교육감은 각급 교육기관 공문서 감축을 위해 업무관리시스템, 공문서보고간소화, 자료집계시스템, 공문서 불편신고제 등을 활용하여 공문서 총량제를 시행하여야 한다.
② 각급 교육기관은 공문서 감축 추진에 따른 부작용 등의 최소화를 위하여 감축 목표를 매 2년마다 설정ㆍ추진하여야 한다.

① 교육감은 공문서를 생산하는 도교육청과 교육지원청의 직원들이 스스로 공문서를 감축하도록 부서와 개인별로 공문 생산건수를 6개월 단위로 공개하고, 그 결과를 부서평가에 반영하는 공문서 감축 평가제를 시행하여야 한다.
② 공문서 결과 부서평가 대상은 다음 각 호와 같다.
1. 본청 공문서 생산건수, 감축현황 등 학교로 발송한 공문 현황
2. 게시대상 문서를 일반 공문으로 시행한 공문서 현황 등
③ 교육감은 공문서 감축을 위해 전문가와 현장 자문 등을 받기 위해 「공문서 감축 추진 자문위원회」를 구성할 수 있다.
④ 교육감은 공문서 감축평가제 결과를 도교육청 홈페이지 등에 2년 단위로 공개하여야 한다.

이 조례의 시행에 필요한 사항은 교육감이 따로 정한다.