대전광역시교육청 기록관운영규정자치법규 216193

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 대전광역시교육청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "소속기관"이라 함은 대전광역시교육감(이하 "교육감"이라 한다) 소속 직속기관 및 고등학교, 각종학교, 특수학교를 말한다.
2. "기록물"이라 함은 대전광역시교육청(이하 "교육청"이라 한다)과 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규정은 교육청 및 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제2장 구성 및 분장업무

① 기록관은 총무과에 설치하고, 총무과장이 기록관장이 되며 교육청 및 소속기관의 기록물관리에 관한 사항을 담당한다.
②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

①기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 교육감이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 한다.
③기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등을 지급할 수 있다.

①기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
②제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

①기록관장은 교육청 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
②기록관장은 「공공기록법 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

①모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여야 한다.
②기록관장이 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하고, 비전자기록물은 전자화하여 관리되도록 한다.

①기록관장은 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
②처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③기록관장은 교육청 및 소속기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

①기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과의 장은 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
②직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하고, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장에게 이관받아 관리하여야 한다.

①기록관장이 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
②기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제4장 기록물의 전산화관리

①기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 열람장비를 갖추어야 한다.

①기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하고 백업자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다.

기록관장은 기록관과 교육청 및 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 관리한다.

기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.

제6장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 교육청 및 소속기관의 교직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

①열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 밖으로의 반출
②기록물을 열람하는 경우 이용대장에 필요한 사항을 기재하고 이용한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자하는 자는 대출신청서를 작성하고 이용한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 한다.
②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제7장 기록물평가심의회

기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록법」 제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다.

①보존기간이 만료한 기록물을 심의하기 위해서 교육감 소속하에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.
②심의회 위원장은 기록관장이 되며 위원은 위원장을 포함한 5명으로 구성하되, 당연직 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 2명과 기록물평가심의 전문성을 보장하기 위해 학계 및 전직 공무원 등 2명의 위원으로 교육감이 위촉한다.
③심의회 위원의 임기는 소속공무원인 경우 그 직에 재직하는 기간으로 하고, 민간 전문가인 경우 위촉기간을 2년으로 한다.
④심의회 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 두되, 간사는 민원기록관리담당이 되고, 서기는 업무담당자가 된다. 〈개정 2014. 5.30, 2015.10.30〉

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물의 보존기간에 대한 재책정
3. 그 밖에 기록물의 평가ㆍ폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항

①위원장은 필요한 경우 심의회를 소집할 수 있으며, 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
②심의회에 참석한 민간위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등을 지급할 수 있다.

제8장 자료실 운영

제8장 보칙

자료실은 다음 사항을 관장한다.
1. 자료의 수집ㆍ정리ㆍ보관ㆍ폐기에 관한 사항
2. 자료의 열람ㆍ대출에 관한사항
3. 그 밖의 자료실 운영에 관한 사항

①교육청 각 실ㆍ과에서 간행물을 발간하고자 하는 때에는 간행물 발간등록번호를 부여받고 간행물에 표기하여 발행한다.
②교육청 각 실ㆍ과에서 간행물 발행 후 발행 간행물 3부, 저작권 이용 허락 동의서와 원문 파일을 기록관에 제출한다.

①이용자들의 자료이용을 돕기 위해 희망도서, 최신간도서, 교육학도서는 적극 구입ㆍ비치한다.
②자료관리 프로그램에 등록하여 관리한다.

①자료 열람과 대출은 교육청 및 산하 교직원과 대전시민이면 누구나 가능하다. 다만, 정기간행물, 참고도서, 비치활용도서는 대출 제외
②자료 대출은 1명당 3권 이내이며 대출기간은 7일이되, 1회에 한하여 연기할 수 있다.
③대출자료를 분실한 경우 동일한 자료로 변상하되, 동일 자료로 변상하기 어려운 경우에는 유사자료로 변상한다.

①기록관장은 매년 1회 이상 정수점검을 실시하고, 더 이상 보존 활용가치가 없거나 훼손이 심하여 이용가치를 상실한 도서는 폐기할 수 있다.
②제1항에 의거 폐기대상 자료는 심의회의 심의를 거쳐 폐기한다.

①기록관장은 교육청 및 소속기관의 기록물 관리 실태를 2년마다 1회 이상 점검하여야 한다.
②실태점검 결과 미흡한 부분에 대해서는 시정할 수 있도록 조치한다.
③기록관장은 교육청 및 소속기관의 기록물관리책임자ㆍ업무담당자를 소집하여 교육을 실시한다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.