경상북도교육청 기록관 설치ㆍ운영 규정자치법규 216050

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 경상북도교육청(이하 "본청"이라 한다) 및 교육지원청에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<개정 2014.6.16.>

이 규정은 본청 및 교육지원청에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 따른다.<개정 2014.6.16.>

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다.
2. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제2장 기록관의 설치

① 본청 기록관은 총무과에 설치하고 기록관장은 총무과장이 되며, 본청의 처리과 및 직속기관, 고등학교, 특수학교, 각종학교의 기록물 관리에 관한 사항을 관할한다. <개정 2010. 12. 16., 2026. 6. 18.>
② 교육지원청 기록관(이하 "지역 기록관"이라 한다)은 행정지원과에 설치하고 기록관장은 행정지원과장이 되며, 교육지원청 처리과와 교육지원청 소속기관, 유치원, 초등학교, 중학교, 고등공민학교 및 이에 준하는 각종학교의 기록물 관리에 관한 사항을 관할한다. <개정 2010. 12. 16., 2014.6.16., 2026. 6. 18.>
③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
⑤ 기록관을 설치하지 아니한 기관의 장은 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.

① 기록관은 법 제13조제2항의 업무와 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2026. 6. 18.>
1. 기록관리기준표의 관리
2. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
3. 주요 회의록, 조사ㆍ연구서, 검토서, 비밀기록물, 행정박물 및 시청각기록물의 관리
4. 미등록 기록물의 수집 및 등록 관리
5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
6. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개여부 재분류
7. 기록물 서고 관리
8. 행정자료실 관리
9. 간행물 관리
10. 기록물 정수점검 및 실태조사
11. 기록물 관리 지도, 교육운영계획의 수립 및 시행
12. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립
13. 기록관의 시설 및 장비 관리
14. 기록관리시스템의 설치ㆍ운영
15. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람서비스 제공
16. 소관 비전자기록물의 전자화
17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
18. 소관 기록물의 검색ㆍ열람서비스 제공
19. 기록물의 편찬, 전시 및 홍보
20. 정보공개 접수창구
21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
22. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제3장 기록물평가심의회

①기록관은 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.
1. 영 제43조제1항에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항
2. 그 밖의 보존기록물 평가와 관련하여 기록관장이 요청한 사항
② 심의회는 위원장을 포함하여 5명의 위원으로 성별을 고려하여 구성하되 2명의 민간전문가를 포함한다. <개정 2025.12.29.>
③ 본청기록관의 심의회 위원장은 총무과장이 되고, 위원은 감사조정관, 유초등교육과장과 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가를 위촉한다. <개정 2009. 10. 5., 2016. 06. 30., 2019. 6. 10., 2022. 2. 28., 2026. 6. 18.>
④ 위원의 임기는 소속공무원은 그 직위에 재직하는 기간으로 하고 위촉위원은 2년으로 하되, 한 차례만 연임할 수 있다.
⑤ 지역기록관의 심의회는 제3항에 준하여 기관실정에 맞게 정한다.
⑥ 심의회에 참석하는 위촉위원에게는 「경상북도 교육ㆍ학예에 관한 각종 위원회 위원 실비변상 조례」에서 정하는 바에 따라 일비, 수당 및 여비를 지급 할 수 있다.

① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 심의회의 회의는 제6조제1항 각 호의 사항을 심의ㆍ의결 하는 경우와 기록관장이 필요하다고 요구가 있을 경우 위원장이 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 그 밖에 심의회의 운영에 관하여 필요한 사항은 위원장이 정한다.

① 기록관장은 기록물관리 전문요원의 심사를 거쳐 회의개최 5일 전까지 같은 법 시행규칙 별지 제10호 서식에 따른 기록물평가심의서와 요약서 등의 안건을 심의회에 제출하여야 한다.
② 위원장은 제출된 안건을 회의개최 3일 전까지 각 위원에게 개별통지 하여야 한다.
③ 심의회는 안건심의를 위해 필요한 경우 처리과 기록물관리책임자의 의견을 청취할 수 있다.
④ 심의회는 심의를 위해 필요한 경우 대상 기록물을 실사하거나 대상 기록물을 지정한 후 기록물관리 전문요원에게 실사평가를 위임할 수 있다.
⑤ 위원장은 심의회의 심의결정 사항을 지체 없이 기록관장에게 통보하여야 한다.

① 심의회의 사무를 원활하게 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1명을 두되, 본청 기록관 심의회의 간사는 본청 기록관의 기록물 관리를 총괄하는 담당사무관이 되고, 서기는 기록물평가업무담당자가 되며, 지역 기록관 심의회는 이에 준하여 기관실정에 맞게 정한다.
② 간사는 심의회 운영을 지원하고 관련 사무를 처리하며, 서기는 회의록을 작성한다.

제4장 기록관의 시설ㆍ장비 관리 등

기록관장은 기록물의 체계적 관리, 안전한 보존 및 효율적 활용을 위하여 영 제60조제1항에서 정한 보존시설과 장비를 확보해야 하며, 적정한 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간 및 기록물의 활용에 필요한 열람 장비 등을 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 및 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제5장 보안관리 및 점검

① 기록관장은 기록관의 전산실을 통제구역으로 관리하고, 「경상북도교육청 보안업무 시행규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 서고에 대하여 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설을 갖추고 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 서고의 각종 전원 및 소화설비, 그 밖의 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제6장 기록물의 열람 및 대출

① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 단, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 경상북도교육감 소속 직원 <개정 2010. 12. 16 부칙>
2. 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
③ 제2항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
④ 보존기록물의 열람은 기록관에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.
⑤ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.
⑥ 보존기록물을 대출받은 공무원이 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 및 대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람 및 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 및 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대출할 수 없다.

제7장 보칙

① 기록관장은 관할 기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물 관리 업무에 대하여 관할 기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 필요한 세부사항은 각 기록관장이 따로 정할 수 있다.