경상남도교육청 기록관 운영 규정자치법규 215572

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 경상남도교육청(이하 "본청"이라 한다)과 교육지원청에 두는 기록관의 설치 및 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1. "소속기관"이란 본청 소속 직속기관 및 교육지원청 소속기관, 각급학교(「유아교육법」및 「초ㆍ중등교육법」에 따라 설립된 학교)를 말한다.〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉
2. "기록물"이란 본청 및 교육지원청, 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
3. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용과 이에 딸린 모든 업무를 말한다.
4. "기록관"이란 기록물의 체계적인 보존ㆍ관리 및 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. "처리과"란 본청 및 교육지원청에 속하여 소관업무를 수행하는 과ㆍ담당관 등을 말하며, 본청 및 교육지원청을 제외한 소속기관은 기관 자체를 처리과로 본다.〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉

이 규정은 본청 및 교육지원청, 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉

제2장 구성 및 분장업무

① 본청 기록관은 총무과에 설치하고 총무과장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 되며, 교육지원청 기록관은 행정지원과에 설치하고 행정지원과장이 기록관장이 된다. <개정 2017. 6. 1. 훈143, 2021. 4. 22. 훈170> ② 제1항에 따른 기록관의 관할은 다음 각 호와 같다. 1. 본청 기록관: 본청, 직속기관, 고등학교, 특수학교, 각종학교 2. 교육지원청 기록관: 교육지원청 및 그 소속기관, 유치원, 초등학교, 중학교 ③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다. ④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. ⑤ 처리과의 장은 기록물을 체계적으로 관리하기 위하여 부서원 중 적합한 자를 선정하여 기록물관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물 정리ㆍ이관ㆍ평가ㆍ공개 재분류 등의 기록관리 과정 및 결과를 확인하여야 한다. [전문개정 2016. 11. 30. 훈141]

기록관의 주요업무는 다음 각 호와 같다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 작성과 관리〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구서 또는 검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 이관ㆍ폐기
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 해당 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 소관 기록물에 대한 보안 및 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수 창구 및 정보공개제도 운영개선
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 기록물관리에 대한 통계관리 및 모니터링〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

제3장 기록물의 관리

① 기록관장은 해당 기관 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지의 규정에 따라 조사ㆍ연구서 또는 검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산 또는 접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 해당 기관 및 그 소속기관에서 생산을 완결한 기록물의 정리를 위하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산을 완결한 기록물을 매년 2년말까지 정리하여 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉

① 기록관장은 처리과에서 생산을 완결한 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산한 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관받아야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
② 처리과의 장이 제1항에도 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간 기산일부터 10년의 범위에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있으며, 사전에 이관시기연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이관연기가 결정된 기록물은 해당 처리과에서 보관ㆍ관리하고 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
④ 처리과의 장이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 이관대상 기록물철을 이관목록과 함께 기록관장에게 제출하여야 한다.〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉
⑤ 제1항에도 불구하고 소속기관의 이관대상 기록물은 기록관 시설기준 미충족 등 기록관으로의 이관이 불가하다고 인정되는 경우에는 이관을 연기할 수 있으며, 이 경우 이관시기연장신청서 제출은 생략한다. 다만, 수집ㆍ평가 및 폐기 등 필요하다고 지정한 기록물은 제외한다.〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영 하여야 한다.
② 기록관장은 비밀기록물의 누설 및 유출방지를 위하여 비밀취급인가를 받은 전담 관리요원을 지정하여 운영하여야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉

제4장 기록물평가심의회

기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)는 다음 사항을 심의한다.<개정 2021. 10. 28. 훈171>
1. 영 제43조 규정에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 역사기록물 수집ㆍ선별ㆍ감정에 관한 사항 심의
3. 그 밖에 교육감이 심의회의 심의가 필요하다고 인정한 사항

① 심의회는 위원장 1명을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성하되, 위원은 다음 각 호와 같다.<개정 2021. 10. 28. 훈171>
1. 조직법무총괄서기관, 학교혁신과장, 총무과장
2. 기록물 보존가치 평가에 적합한 민간전문가로 교육감이 위촉하는 사람
3. 역사기록물 평가에 관하여 경험과 학식이 풍부한 전문가로 교육감이 위촉하는 사람
② 심의회는 제13조의 심의사항에 따라 다음 각 호와 같이 구성한다.〈개정 2013. 9. 12. 훈123, 2015. 6. 19. 훈136, 2017. 6. 1. 훈143, 2021. 4. 22. 훈170, 2021. 10. 28. 훈171〉
1. 제13조제1호ㆍ제3호를 심의할 경우: 제1항제1호의 위원과 제2호의 위촉위원 2명 이상을 포함한 위원
2. 제13조제2호를 심의할 경우: 위원장과 제1항제3호의 위촉위원 3명 이상을 포함한 위원
③ 제2항제1호에 따라 위촉된 위원은 소속 공무원의 경우 그 직위에 재직하는 기간으로 하 고 민간전문가의 경우 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.
④ 제2항제2호에 따라 교육감이 위촉하는 위원은 제13조제2호의 심의가 있을 때 구성하고, 해당 안건의 심의가 완료되면 위촉이 해제된 것으로 본다.<신설 2021. 10. 28. 훈171>
⑤ 심의회의 사무처리를 위하여 심의회를 주관하는 해당업무 담당사무관이 간사가 되고, 서기는 전문요원이 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141, 2021. 10. 28. 훈171〉

① 위원장은 총무과장이 되고, 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.<개정 2021. 10. 28. 훈171>
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 위원장이 이를 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 이유로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 해당 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.
④ <삭제 2021. 10. 28. 훈171>

기록관장은 제13조제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기 결정시는 생산기관 또는 생산부서의 의견조회 및 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제1호서식의 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

민간전문가에 대하여는 「경상남도 교육ㆍ학예에 관한 각종 위원회 위원 실비변상 조례」에 따라 일비ㆍ수당ㆍ 여비 등을 지급할 수 있다.

이 규정에서 정한 것 외에 심의회의 운영에 필요한 사항은 심의회의 의결을 거쳐 위원장이 정한다.

제5장 기록물의 전산화관리

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 해당 공공기관의 전자기록생산시스템과 소관 영구 기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 해당 기관의 처리과 또는 기록관 및 소속기관의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(디지털 녹음 테이프 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 전자기록물의 백업주기 및 보존기간은 별표 1에 따른다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.
③ 전자기록물의 저장ㆍ이관ㆍ백업ㆍ복원ㆍ보존 등을 위한 기록매체 및 장치는 다음 각 호의 일반 기준을 준수하여야 한다.〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉
1. 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있어야 한다.
2. 전자기록물을 현재의 저장환경으로부터 새로운 저장환경으로 손상 없이 옮길 수 있어야 한다.
3. 동일한 매체로 복제본 제작이 가능하여야 한다.
4. 수록된 전자기록물을 임의 수정ㆍ삭제ㆍ위조ㆍ변조 등으로부터 보호할 수 있어야 한다.

제6장 보안 및 재난관리〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
② 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 사람은 미리 기록관의 장에게 허가를 받아야 한다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
③ 기록관장은 보안유지를 위해 보안시설 및 장비 구축, 출입인원 통제 등 필요한 보안대책을 다음 각 호의 사항을 포함하여 수립ㆍ시행하여야 한다.〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉
1. 출입인원에 따른 보안등급 설정과 보안등급별 통제 운용기준(출입대장 관리, 관리자 동반 등)
2. 기록물 보안담당자 지정 내역
3. 보안ㆍ방범요원 운영 및 감시 등의 보안조치
4. 주기적인 보안교육 실시계획

기록관장은 재난 상황에서 기록물이 손상되거나 유실되지 않도록 재난대비 계획을 다음 각 호의 사항을 포함하여 수립ㆍ시행하고, 연 1회 이상 검토하여야 한다. 1. 보유기록물의 종류별 특성과 보존방법에 따른 대책 2. 기본적인 재난 종류별(화재, 수해, 지진 등) 대책 3. 위험평가 및 기록관의 지리적 특성에 따른 재난 종류별 대책 [전문개정 2016. 11. 30. 훈141]

① 〈삭제 2016. 11. 30. 훈141〉
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제7장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 본청 및 교육지원청, 소속기관의 교직원〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
2. 타 기관 직원〈신설 2016. 11. 30. 훈141〉
3. 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉
② 제1항제2호 및 제3호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고, 기록관 내에서만 열람하게 할 수 있다.〈개정 2016. 11. 30. 훈141〉

① 기록물의 열람은 본청 기록관 보존기록물 및 기록관리시스템으로 이관완료된 전자기록물을 대상으로 한다. ② 기록물의 열람신청은 방문, 우편, 모사전송 등으로 할 수 있으며, 별지 제2호서식에 따라 기록물 열람신청서를 작성하여 열람업무 담당자에게 제출하여야 한다. 다만, 제30조제1항제3호의 경우 열람 처리는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 "정보공개법"이라 한다)의 정보공개 절차에 따른다. ③ 기록물을 열람하거나 사본을 교부받고자 하는 자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증빙자료를 열람업무 담당자에게 제시하거나 제출하여야 한다. 다만, 본청 직원은 제외한다. 1. 기관은 열람의 구체적인 범위, 열람목적과 기간, 열람자의 인적사항 등이 명시된 문서 2. 개인은 본인을 입증할 수 있는 주민등록증 등 신분증명서 ④ 열람업무 담당자는 열람신청을 받은 기록물의 공개 여부 판단이 필요하면 해당 부서와 협의하여 처리해야 하며, 이 경우 정보공개법 제11조 또는 제13조의 규정을 따른다. ⑤ 열람인이 복사를 원하는 경우 열람업무 담당자의 승인을 받은 후 열람실에 설치되어 있는 복사기를 이용하여 직접 복사하거나, 열람업무 담당자에게 복사본 교부를 요청할 수 있다. ⑥ 기록물 사본 등의 교부는 열람인의 신청에 따라 종이 사본, 사진의 인화물 또는 복제물의 형태로 직접 교부, 우편, 모사전송, 정보통신망 등으로 제공한다. ⑦ 기록물의 사본 교부시 신청자가 원본확인 표시를 요청할 경우에는 복사물의 앞면 여백 또는 바로 뒷면에 원본대조필 고무인 등을 날인하여 표시한다. [전문개정 2016. 11. 30. 훈141]

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제3호서식의 기록물 반출ㆍ반입신청서를 작성하여 미리 기록관의 장에게 승인을 받아야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

① 기록물의 열람은 기록관 내의 지정된 장소에서만 하여야 하며, 다음 각 호의 사항을 금지한다. 1. 기록물의 훼손이나 파기 2. 열람실 외부로 기록물 무단 반출 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손이나 파괴 4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록물이 보존매체에 수록되어 있거나, 복제본 등이 있는 경우에는 원본의 열람을 원칙적으로 금지한다. 다만, 부득이한 사유로 원본을 열람에 제공하는 때에는 열람업무 담당자의 입회하에 열람이 가능하다. ③ 정보공개법 제9조에 따라 비공개 기록물과 부분공개로 분류된 기록물 중 비공개 대상정보는 열람할 수 없다. 다만, 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제37조제1항 각 호의 경우에는 제외하며 비공개 기록물의 열람은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제73조제1항의 절차를 따른다. ④ 제3항에 따라 비공개 기록물 또는 부분공개 기록물의 비공개 대상 정보의 사본을 제공받거나 열람한 기관은 그 기록물의 정보를 요청한 목적외의 용도로 사용할 수 없다. ⑤ 기록물의 열람 및 대출은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 제30조제1항제2호의 이용자가 기록물을 대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우 ⑥ 열람업무 담당자는 열람인이 제1항의 준수사항을 위반하거나, 위반할 우려가 있다고 판단될 때에는 열람중지, 기록물 회수 및 퇴실 등의 조치를 취하여야 한다. ⑦ 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다. [전문개정 2016. 11. 30. 훈141]

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 어느 하나의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제8장 보칙

① 기록관장은 해당 기관 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 해당 기관 및 그 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.