고양시 기록관 운영 규칙자치법규 2152593

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치한 고양시 기록관의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다. [전문개정 2018.5.25.]

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이란 고양시(이하“시”라 한다)가 “소속행정기관 및 하부행정기관”을 포함하여 업무와 관련 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “소속행정기관”이란 직속기관 및 사업소를, “하부행정기관”이란 구 및 동을 말한다.
3. “기록물관리”란 기록물의 수집, 보존, 공개, 활용, 이관 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. “처리과”란 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 보좌기관 및 보조기관(담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ단ㆍ동)등을 말한다. <개정 2008.12.30>

이 규칙은 시와 소속행정기관 및 하부행정기관에 대하여 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 시에 두며, 기록관의 장(이하“기록관장”이라 한다)은 기록물 업무담당 부서의 장이 된다. <개정 2011.4.4., 2018.5.25.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제41조에 따라 기록물관리 전문요원과 기록물관리, 간행물관리, 정보공개접수, 기록물관리시스템의 운영 등 기록물관리 업무 수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다. <개정 2018.5.25.>
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 구청의 구청장은 기록관의 역할을 수행할 기록물 업무담당 부서와 팀을 지정하고, 적정인원을 배치하여 그 소속 처리과에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다. <신설 2010.9.10., 2011.4.4., 2018.5.25.>
1. 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
2. 각종 기록물관련 자료의 취합 및 협조에 관한 사항
3. 정보공개의 접수 및 관리

① 시장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 3명 이내의 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람 또는 전문적인 업무경험이 있는 사람 중에서 위촉한다.
③ 자문위원의 위촉기간은 2년으로 한다. 다만, 시장이 필요하다고 인정하는 경우에는 연임하게 할 수 있다.
④ 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.
1. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
2. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
4. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
5. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
6. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람 제공
7. 기록관의 시설 및 장비 관리
8. 기록물관리에 관한 지도ㆍ교육
9. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 필요한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 따로 정한다.

① 시와 그 소속행정기관 및 하부행정기관의 처리과장은 해당 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물의 보존기간을 셈하기 시작하는 날부터 2년의 범위 이내에 별지 제1호서식의 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물의 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간을 셈하기 시작하는 날부터 10년의 범위 내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에는 업무를 인계인수하는 부서간에 별지 제3호서식에 따른 부서간 기록물 인계 인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 그 인계인수현황을 기록관으로 송부하여야 한다. 다만, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태 또는 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.
④ 소속행정기관 및 하부행정기관(처리과 포함)에서 별도 서고를 관리하는 경우 해당 기관의 장 및 부서장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여야 한다.

① 처리과장은 소속 직원 중 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제15조에 따른 처리과별 기록물관리책임자를 지정하여야 한다. <개정 2018.5.25.>
② 처리과장은 제1항에 따른 기록물책임자를 지정 또는 변경한 경우 지체 없이 기록관장에게 그 사실을 통보하여야 한다.
③ 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항

기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 같은 법 시행령 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행하되, 제12조에 따른 기록물평가심사를 거친 후 고양시 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 한다. <개정 2018.5.25.>

① 시장은 기록물 평가에 대한 사항을 심의하기 위해 시에 고양시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 심의회 위원은 위원장 1명을 포함하여 민간인전문가와 소속 공무원 5명 이내로 구성하되, 2명 이상의 민간인전문가를 포함하여야 한다. 이 경우 특정 성별이 위원 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 하여야 한다. <후단신설 2018.5.25.>
③ 제2항에 따른 민간인전문가의 위촉은 제5조의 자문위원 중에서 위촉할 수 있다.
④ <삭제 2018.5.25.>
⑤ 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정할 때마다 구성하며, 심의종료 시에는 자동해산된 것으로 본다. <개정 2018.5.25.>
⑥ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
⑦ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑧ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 기록물 업무담당 팀장이 된다. <개정 2008.12.30., 2018.5.25.>
⑨ 심의회를 개최한 때에는 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2018.5.25.>
⑩ 민간인전문가에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
⑪ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 적정여부 검토 및 심의확정
2. 기록물에 대한 보존기간의 재평가 및 조정
3. 그 밖에 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항
4. 그 밖에 위원장이 회의에 부치는 사항

① 처리과장은 보존기록물을 착오 없이 평가 및 폐기하기 위하여 처리과 주무팀장과 각 팀별 7급 이상 공무원 1명 이상을 선정하여 기록물평가심사관으로 지정하여야 한다. <개정 2008.12.30., 2018.5.25.>
② 제1항의 규정에 따른 기록물평가심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물평가심의서의 평가대상기록물목록에 따라 소관 부서의 보존문건을 확인하고 보존기록물을 평가
2. 소관 부서별 기록물평가심의서(변동사항이 있는 경우 기록물평가심사결과변동내역서 포함)를 확정하고, 그 결과를 처리과장에게 통보
③ 각 처리과의 장은 별지 제4호서식의 기록물평가심의서(변동사항이 있는 경우 별지 제5호서식의 기록물평가심사결과변동내역서 포함)를 기록관장이 지정하는 날짜까지 기록관장에게 제출하여야 한다.

① 기록관은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. <개정 2018.5.25.>
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

① 기록관장은 기록물에 대한 보안 및 재난대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.
② 기록관의 전산실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업하여 안전한 장소에 나누어 보관하여야 한다.
③ 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.

① 기록관의 전산실을 관리하는 사람은 다음 각 호의 사항을 점검하여야 하며, 점검사항을 별지 제6호서식에 따라 기록 관리하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입ㆍ출력대장의 관리
② 기록관의 서고를 관리하는 사람은 다음 각 호의 사항을 일일 점검하여야 하며, 점검사항을 별지 제7호서식에 따라 기록 관리하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
3. 보존서고의 온ㆍ습도 유지 및 청결 등 환경관리 상태

① 기록관의 보존기록물 열람 및 대출 시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.
③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제8호서식에 따른 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제9호서식에 따른 대출신청 및 서약서를 작성제출한 후, 기록관장의 승인에 따라 별지 제10호서식의 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 하며, 기록관장은 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
⑤ 보존기록물을 대출받은 사람은 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우에는 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.
⑥ 보존기록물을 대출받은 공무원이 교육ㆍ병가ㆍ해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
⑦ 대출받은 기록물은 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 대출받은 사람이 정당한 이유없이 무단으로 대출기간을 이행하지 않은 경우
9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

① 기록관장은 시와 그 소속행정기관 및 하부행정기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시와 그 소속행정기관 및 하부행정기관의 처리과별 기록물책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.