서울특별시 동대문구 행정정보자료실 운영규칙자치법규 2152547

이 규칙은 서울특별시 동대문구 행정정보자료실의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

행정정보자료실(이하 “자료실”이라 한다)은 동대문구청 내에 두며 기획예산과장이 관장하여 운영한다.

자료실의 기능은 다음 각 호와 같다.
1. 구정 자료의 수집ㆍ보존ㆍ관리
2. 구정 주요 역사자료 기록ㆍ보존 및 관리
3. 자료의 열람 및 대출
4. 기타 자료실 운영에 관한 사항

자료실이 소장하고 있는 자료는 다음 각 호와 같이 구분한다.
1. 정기간행물
2. 구정 발간 도서 및 관련 자료 등
3. 구정 주요 역사기록물 및 시책 자료
4. 각종 협약서ㆍ약정서ㆍ합의서
5. 연구보고서, 용역 등 기타

① 각 담당관ㆍ과에서는 업무와 관련하여 발간된 각종자료 1부를 발간일로부터 10일 이내에 제출하여야 한다. 이 경우 특별한 사유가 없는 한 행정간행물 내용을 수록한 디스켓을 함께 제출하거나 행정전산망을 통하여 제출하여야 한다. 단, 정책자료집의 경우『서울특별시 동대문구 정책실명제 운영규칙』제5조에 의거 제출한다.
② 외부기관으로부터 받은 자료는 받은 날부터 10일 이내에 1부를 자료실에 제출하여야 한다.
③ 각 담당관ㆍ과에서는 업무와 관련하여 체결한 협약서는 체결일로부터 10일 이내에 부본 1부를 자료실에 제출하여야 한다.
④ 영상으로 보존할 가치가 있는 주요사업의 경우 동영상 CD로 제작하여 CD 1개를 사업종료 후 1개월 이내에 제출하여야 한다.

기획예산과장은 각 부서에서 행정업무 수행상 필요로 하는 자료에 대하여 그 목록을 신청받아 일괄 구매한다.

① 기획예산과장은 납본받거나 구입한 자료에 대하여 한국 십진분류법에 따라 분류하고, 전산화하여 등록ㆍ관리하여야 한다.
② 기획예산과장은 자료의 효율적인 운영관리를 위하여 연 1회이상 자료점검을 실시하여야 한다.

다음 각 호에 해당되는 자료는 기획예산과장이 폐기 또는 제적 처분할 수 있다.
1. 정보가치의 하락으로 보관 및 이용가치가 전혀 없다고 판단되는 자료
2. 천재지변, 기타 불가항력으로 인해 이용이 불가능하게 된 자료
3. 분실 또는 훼손된 자료로서 동일한 것을 구입할 수 없는 자료
4. 자료 점검결과 자연 멸실로 인정된 자료

자료관 내의 자료는 누구나 열람할 수 있다. 단 자료발행기관으로부터 열람제한 요구가 있거나, 열람제한이 필요하다고 인정되는 자료에 대하여는 그 열람을 거부할 수 있다.

① 자료의 대출은 다음 각 호의 자에 한한다.
1. 구 소속공무원 및 서울특별시 소속공무원
2. 동대문구 주민
3. 기타 기획예산과장이 인정하는 자
② 대출은 1인당 도서자료의 경우 5권 이내, 영상자료의 경우 3종 이내로 한다.
③ 대출기간은 15일 이내를 원칙으로 하되, 1회에 한하여 일주일 연장할 수 있다.
④ 대출된 자료는 기한전이라도 반납을 요구할 수 있으며, 대출받은 자는 이에 응하여야 한다.

다음 각 호의 자료는 대출하지 아니 한다.
1. 참고자료, 시중에서 구입이 불가능한 자료
2. 귀중자료 및 망실 또는 훼손 될 우려가 있는 자료
3. 기타 대출제한이 필요하다고 기획예산과장이 인정하는 자료

대출기한이 경과한 자료는 다음 각 호의 절차에 따라 반납독촉을 하여야 한다.
1. 대출기한 경과 후 일주일이 경과한 경우 1차 독촉
2. 제1차 독촉후 일주일 이내로 반납하지 않을 때는 별지 서식에 따라 반납 촉구
3. 제2차 독촉후 일주일이 경과해도 반납하지 않을 때는 분실한 것으로 간주하고 제13조에 따라 처리

열람 또는 대출자료를 훼손 또는 분실한 자는 변상책임을 진다. 변상은 동일자료나 금전으로 한다. 다만, 금전으로 변상하는 경우에는 해당 자료의 시가에 상당하는 금액으로 변상한다.