서울특별시 동대문구 기록관 운영규칙자치법규 2151649

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 동대문구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 서울특별시 동대문구(이하 “구”라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 수록을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「사무관리규정」제3조제12호부터 제14호에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

이 규칙은 구 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 「서울특별시 동대문구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야한다, 다만, 전문요원은 기록관리학 석사학위 이상을 취득 하거나 역사학, 문헌정보학 석사학위 이상을 취득하고, 행정안전부장관이 정하는 기록관리학 교육과정을 이수하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 구 및 그 소속기관의 처리과(이하 “처리과”라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 관할 영구기록물관리기관으로의 보존기간 30년 이상 기록물의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서,비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
9. 소관 비공개기록물의 공개여부 재분류
10. 종합문서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행
13. 구 및 그 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관리시스템의 설치 및 운영
16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
17. 소관 비전자기록물의 전자화
18. 보존가치가 높은 보존기간 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
19. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 및 사본 제공
20. 소관 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
21. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
22. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 처리과의 장은 제4조제3항에 따라 지정된 기록물관리담당자가 다음 각 호의 업무를 수행하도록 한다.
1. 기록물의 생산과 발송ㆍ접수의 등록에 관한 사항
2. 처리과의 기록관리기준표(기록물분류기준표) 관리에 관한 사항
3. 기록물의 정리ㆍ보관 및 기록관으로의 이관에 관한 사항
4. 기록물생산현황 취합 및 관할 기록관으로의 통보
5. 간행물 및 일반도서류의 등록ㆍ관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 서울특별시 동대문구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다.
④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 관내의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리방안을 마련하여야 한다.
② 기록관장은 수집한 주요 기록정보 자료 및 민간소장 중요기록물이 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 3월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 하며, 처리과의 장은 전년도에 생산된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 5월 말까지 전자기록생산시스템을 이용하여 기록관장에게 통보하여야 한다.
② 기록관장은 구 및 그 소속기관 처리과의 기록물 생산현황을 취합하여 매년 8월 말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하고, 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담관리요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담관리요원에 대한 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항,영 제43조,같은 법 시행규칙 제35조에 따른다.

기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 서울특별시 동대문구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원 중 2명 이상을 외부위원으로 구성하여야 한다.
② 외부위원은 구정운영과 관련하여 경험이 풍부한 민간전문가로서 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 관련 전공자로 기록물의 보존가치 평가에 적합한 자 중 구청장이 위촉한 사람으로 한다.
③ 심의회의 위원장은 행정국장으로 하고, 위원은 구청장이 임명 또는 위촉한다.<개정 2024.12.26, 2025.07.01>
④ 내부위원은 기록관이 속해 있는 부서의 장을 포함하여 처리과의 장 중 2명이 맡는다. 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두고, 간사는 기록관이 속해 있는 처리과의 주무팀장으로 한다.
⑤ 심의회 위원의 임기는 2년이며, 연임할 수 있다. 다만, 내부위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 인사발령 등 변동이 있을 때에는 후임자가 자동 승계한다.

① 심의회는 위원장 또는 기록관장의 요청이 있을 때 개최하며, 연 1회 이상 개최를 원칙으로 한다.
② 심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부 동수일 경우에는 위원장이 결정한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 기록물 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 전문요원은 별지 제2호서식에 따라 회의록을 작성하여야 한다.
⑤ 회의록이 완성되면 위원장이 최종 확인 후 서명한다.

① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.
② 부득이한 사유로 위원장이 직무를 수행할 수 없을 경우에는 내부위원 중에서 위원장이 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 위원은 심의에 앞서 별지 제3호 기록물평가심의 서약서를 작성하고, 제22조의 평가심의 기준을 철저하게 준수하여야 한다.
② 심의회의 위원은 공무상 취득한 정보에 대하여 보안의무를 준수하여야 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의하여 폐기대상 기록물을 폐기, 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여 의결한다.
1. 보존기간이 경과된 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부
2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항
3. 비공개기록물의 공개여부 분류에 관한 사항
4. 기타 기록물의 평가 및 폐기와 관련된 사항

보존기간이 경과한 기록물을 평가심의 할 때, 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.
1. 역사적 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물
2. 행정적ㆍ증빙적 가치가 높은 기록물로서 보존할 필요가 있는 기록물
3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물
4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 관련 기록물
5. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리ㆍ확정ㆍ증빙에 필요한 중요 기록물
6. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등과 관련된 자료로 보존이 필요한 기록물
7. 징계 시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록물
8. 영 제26조에서 규정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구 대상인 기록물로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
9. 이 밖에 사회ㆍ문화적으로 중대한 가치가 있어 후대에 남겨줘야 할 필요가 있다고 판단되는 기록물

폐기대상 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐, 폐기, 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여 처리한다.

① 전문요원은 심의회를 개최하기 1주 전까지 심의안건, 별지 제4호 폐기대상 기록물 목록 및 심의서, 기타 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원에게 송부한다.
② 위원은 기록물 보존기간별 책정기준과 역사적ㆍ증거적ㆍ행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 적절한지 심의하여야 한다.
③ 위원은 평가심의 과정에 필요하다고 판단될 때에는 기록관리기준표(기록물분류기준표)의 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 하며, 전문요원은 심의결과의 적정성 여부를 재검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치하여야 한다.

심의회 회의록, 폐기대상 기록물 목록 및 심의서, 별지 제5호서식(기록물평가심의 의결서)을 비롯하여 기록물 폐기업무 수행상의 모든 과정을 기록화하여야 한다.

심의회의 위원 중 외부위원에게는 회의 참석 시 예산의 범위에서 수당, 여비 및 그 밖의 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항에서 정한 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간 등을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 구 및 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 관리에 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 유지보수 계약을 체결하여 관리할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관 및 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 신속하게 기록정보를 검색ㆍ활용할 수 있도록 전자화를 추진하여야 한다.

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(Digital Audio Tape 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광파일 또는 CD(Compact Disk)자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템에 대한 백업계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 백업자료를 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 종합문서고를 제한구역으로 설정하고, 「보안업무규정」 및 행정안전부의 「기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준」에 따른 비밀취급인가를 받은 기록물 보안담당자를 배치하여야 한다.
② 종합문서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관 종합문서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 설치ㆍ운영, 기록물의 대피 우선순위 및 근무자 안전수칙 등을 포함한 재난대비계획을 수립하여야 한다.

① 기록관의 종합문서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 종합문서고의 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태 점검
2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 기록관의 종합문서고 관리자는 일 1회 별지 제6호서식(종합문서고 보안 점검 일지)및 별지 제7호서식(종합문서고 일일 보존환경 점검표)에 점검내용을 기재하여야 하며, 주 1회 이상 별지 제8호서식(종합문서고 주간 시설ㆍ장비 점검표)을 작성하여 기록관장에게 보고하여야 한다.
③ 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다.

기록관의 기록물 열람 및 반출시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 반출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며, 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
3. 공무원이 아닌 사람이 열람하고자 하는 경우에는 정보공개 관련 법령의 절차에 따라 열람할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람공간 밖으로의 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람공간으로의 음식물 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사하고자 하는 자는 별지 제9호서식에 따른 종합문서고 기록물 열람대장에 기재하며, 기록관 담당 직원의 지시에 따라 기록관 내에서 열람ㆍ복사하여야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당 직원이 대행할 수 있으며 열람ㆍ복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다.

기록관의 기록물 반출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 반출은 공무원의 근무시간 내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물을 반출하고자 하는 자는 별지 제9호서식에 따라 기록물 반출내역을 기재한 후 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
3. 기록물의 반출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 연장할 수 있다.
4. 기록관장은 제3호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 반출의 범위와 기간을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 반출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람 및 반출하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 반출을 제한하고 있는 경우
3. 기록물의 열람 및 반출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
4. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 반출하고자 하는 경우
5. 훼손 또는 멸실되기 쉬운 기록물인 경우
6. 그 밖에 기록물의 특성상 반출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 반출한 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 전대(轉貸)할 수 없다.

① 기록물을 반출한 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반입하여야 하며, 반출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 반출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 반출 기록물을 반입해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 반출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 반출기간 전 반입을 요구하는 경우

① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 구 및 그 소속기관의 처리과 기록물관리담당자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.