김포시 기록관 운영 규칙자치법규 2150709

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 김포시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “소속행정기관”이란 직속기관ㆍ사업소 및 읍ㆍ면ㆍ동을 말한다.
2. “기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.
3. “기록물관리”란 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.
4. “기록물관리시스템”이란 김포시 기록관(이하 “기록관” 이라 한다)에서 기록물의 수집ㆍ보존ㆍ활용ㆍ이관 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 시 및 소속행정기관에 대하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 시에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 총무과장이 된다. (개정 2013.7.15, 2014.8.4, 2018.9.3, 2024.3.15.)
② 시장은 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수ㆍ기록관시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.

① 시장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 3인 이내의 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 규정에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하되 위촉기간은 2년으로 하며, 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.
1. 소관기록물의 수집ㆍ보존 및 활용
2. 기록물관리시스템의 설치ㆍ운영 및 관계자에 대한 교육
3. 기록물의 관리에 관한 지도ㆍ교육
4. 기록물 생산현황의 취합, 주요목록의 전산화 및 전문관리기관에의 보고
5. 보존기간이 30년 이상인 기록물의 전문관리기관으로의 이관
6. 주요기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람서비스의 제공
7. 간행물의 보존 및 활용
8. 기록물평가심의회의 운영
9. 서고 관리
10. 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항
11. 기타 기록물관리에 관하여 필요한 사항
② 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 따로 정한다.

① 기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 전산시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록물관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 관할 전문관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 행정 참고자료로 주요기록물의 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

① 기록관장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수 할 수 있다.

기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 시와 소속행정기관 및 기록관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

시의 각 담당관ㆍ과장 및 소속행정기관의 장은 기록관의 기록물 이관계획에 따라 자체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물은 그 목록과 함께 별지 제1호서식에 의하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 의한 기록물 이관 연기신청서를 제출한 후에 기록물이 생산된 다음해부터 10년의 범위 안에서 기록물의 이관을 미루어 둘 수 있다.

① 시장은 기록관의 전산실 및 서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무 규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 「보안업무 규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지한다. 다만, 관람ㆍ견학 등의 필요에 의해 부득이 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

① 기록관의 전산실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업하여 안전한 장소에 나누어 보존하여야 한다.
② 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요기록물을 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.

① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일 안전점검
2. 중요한 전산자료의 등록관리대장 및 입ㆍ출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 일일 점검하여야 한다.
1. 서고의 각종 전원ㆍ소화설비 등 시설물의 상태와 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부
2. 서고의 온ㆍ습도 유지 및 청결 등 환경관리
3. 보존기록물의 열람 및 대출 등 출납상황 기록관리

① 기록물 평가에 관한 사항을 심의하기 위하여 시에 김포시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 기록물평가심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간 전문가를 포함한다.
④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상기록물에 대한 심사결과의 적정여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 평가 및 조정
3. 그 밖의 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 시의 담당관ㆍ과장 및 소속행정기관의 장은 보존기록물을 착오 없이 평가하기 위하여 6급 이상 1명을 포함한 소속 공무원 3명을 선발하여 심사관으로 지정하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의한 심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 소관부서별 폐기대상 기록물 목록과 보존문건을 대사하고 폐기여부를 심사하여 기록물평가심의서를 확정한다.
2. 기록물 평가심사 결과 변동사항이 있는 기록물에 대하여는 별지 제4호서식에 따라 그 목록 및 변동내역을 기록관장이 지정하는 날짜까지 심의회에 제출하여야 한다.

① 모든 기록물은 심사관의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
② 시의 각 담당관ㆍ과장 및 소속 행정기관의 장은 기록관장의 기록물평가계획에 따라 별지 제3호서식에 따른 기록물평가심의서에 평가대상기록물의 목록을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.

①보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.
② 보존기록물의 열람은 기록관의 지정된 장소에서 하여야 하며, 기록관 안에서는 담당직원의 지시에 따라야 한다.
③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존기록물 열람대장에 그 내용을 적어 넣고, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다.
⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀 또는 대외비 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우
② 누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록관장은 시 및 소속 행정기관의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리업무와 관련하여 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.