서울특별시 노원구 기록관 운영 규칙자치법규 2149018

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 노원구 기록관을 설치하고 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

① 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 서울특별시 다음 각 목의 기관(이하 “구 소속기관”이라 한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2023.11.23>
가. 서울특별시 노원구(이하 “구”라 한다) 본청 <본조신설 2023.11.23>
나. 구 직속기관 및 하부행정기관 <본조신설 2023.11.23>
2. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. <개정 2023.11.23>
3. “기록관리기준표”란 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제별로 관리 처분 기준을 제시한 표를 말한다. <본조신설 2023.11.23>
4. “처리과”란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제3조제4호의 규정에 따라 업무 처리를 주관하는 구 소속기관의 과ㆍ담당관 등을 말한다.
5. 삭제 <2023.11.23>
② 제1항에 따라 정의되지 아니한 용어는 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 같은 법 시행령ㆍ시행규칙의 용어 정의에 따른다. <개정 2023.11.23>

삭제 < 2023.11.23>

① 기록관은 「서울특별시 노원구 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따라 기록물관리 업무를 담당하는 민원여권과에 설치하며, 민원여권과장이 기록관장이 된다. <개정 2024.12.30.>
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 삭제 <2023.11.23>

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물관리 <개정 2023.11.23>
3. 기록관리기준표 및 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성ㆍ운영 <개정 2023.11.23>
4. 기록물생산현황 취합 및 서울기록원으로의 통보 <개정 2023.11.23>
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 서울기록원으로의 이관 <개정 2023.11.23>
6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리 <개정 2023.11.23>
7. 주요 회의록, 조사ㆍ연구 또는 검토기록물 및 시청각기록의 생산ㆍ관리기준의 관리 <개정 2023.11.23>
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
11. 보존기록물 정수점검 및 상태검사 <개정 2023.11.23>
12. 기록물관리에 관한 교육ㆍ훈련 <개정 2023.11.23>
13. 구 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 <개정 2023.11.23>
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 보존서고 및 시설ㆍ장비관리 <개정 2023.11.23>
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 전자화 및 보존매체 수록 <개정 2023.11.23>
19. 보존기록물의 검색ㆍ열람제공 <본조신설 2023.11.23>
20. 보존기록물의 사본 제공
21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
22. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 삭제 <2023.11.23>
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 처리과의 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
② 제1항에 따라 지정된 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물 및 기록물철 등록ㆍ관리
2. 처리과 기록관리기준표 작성ㆍ관리
3. 단위과제별 기록물철 작성기준 수립
4. 기록물 정리ㆍ보관 및 이관
5. 간행물 등록 및 관리
6. 그 밖에 처리과 기록물관리에 관한 사항
③ 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다.
④ 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <본조신설 2023.11.23>

① 서울특별시 노원구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 사람으로서 구청장이 위촉하고, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③ 자문위원의 자격 등 운영에 필요한 사항은 구청장이 따로 정한다.
④ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

기록관장은 구 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.11.23>

① 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제19조제1항에 따라 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 한다. ② 기록관장은 구 소속기관의 업무기능 및 수행과정이 반영될 수 있도록 기록관리기준표의 단위과제 신설ㆍ변경 절차를 관리하여야 한다. ③ 기록관장은 전년도에 신규로 신설하였거나 변경된 기록관리기준표 변동사항을 구보 또는 구 홈페이지 등 정보통신망에 연 1회 고시하여야 한다. <본조신설 2023.11.23>

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록ㆍ관리하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화계획을 수립ㆍ시행할 수 있다. <개정 2023.11.23>

① 기록관장은 구 소속기관의 처리과에서 생산 완결한 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정 등에 대한 교육을 구 소속기관 직원에게 실시하여야 한다. <개정 2023.11.23>
② 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 이용하여 통보하여야 한다. <개정 2023.11.23>
③ 기록관장은 구 소속기관 처리과의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 서울기록원장에게 통보하여야 한다. <개정 2023.11.23>

① 처리과의 장은 기록관의 이관계획에 따라 생산 완결된 기록물을 2년의 범위 내에서 별지 제1호서식의 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다. <개정 2023.11.23>
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호서식인 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장에 의한 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다. <개정 2023.11.23>
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 처리과 간 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무를 인수하는 처리과가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2023.11.23>

처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다. <개정 2023.11.23>
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. <개정 2023.11.23>
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리 전담 관리요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기를 구분하여 처리하여야 한다.

기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 다음 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 법 시행령 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 <개정 2023.11.23>
2. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 구청장이 요청한 사항

① 심의회 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다. 이 경우 민간전문가 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 소속공무원인 위원의 임기는 그 부서에 재직하는 기간으로 한다.
② 심의회의 위원장은 문화도시행정국장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다. <개정 2010.9.24, 2023.6.15, 2023.11.23>
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람으로 구성한다.
1. 기록관장
2. 소속공무원 중 기록물 업무와 관련이 있는 사람
3. 역사학, 행정학, 문헌정보학, 기록관리학 등 관련 전공자로 기록물의 평가와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 사람 중 구청장이 위촉한 사람
④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 민원행정팀장을 간사로 하고, 기록물관리업무 담당자를 서기로 둔다. <개정 2010.9.24>

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제3호서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 서기는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제4호서식부터 제6호서식까지를 작성ㆍ관리하여야 한다.

기록관장은 제15조제1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기를 결정할 때에는 처리과와 협의를 거친 후 그 결과를 별지 제5호서식인 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다. <개정 2023.11.23>

위원장 및 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리하여야 한다.

심의회의 회의에 참석한 위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 해당 심의안건과 직접 관련이 있는 공무원이 참석한 경우에는 그러하지 아니하다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 구 소속기관의 전자기록생산시스템 및 서울기록원의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. <개정 2023.11.23>

기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 신속하게 기록정보를 검색ㆍ활용될 수 있도록 전자화를 추진하여야 한다. <개정 2023.11.23>

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광파일 또는 CD(Compact Disk)자료로 구분하여 관리한다.

기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리시스템의 백업정책을 수립하여야 하며 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다. <개정 2023.11.23>

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. <개정 2023.11.23>
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. <개정 2023.11.23>

기록관장은 기록관의 보존서고에서의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다. <개정 2023.11.23>

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 점검
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황, 기록관리시스템 사용자의 주기적인 점검 <개정 2023.11.23>

기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 소속기관의 직원 <개정 2023.11.23>
2. 다른 기관의 공무원은 열람에 한하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관 보존기록물을 열람ㆍ복사하고자 하는 사람은 별지 제7호서식을 작성하여 기록관 안에서 열람ㆍ복사하여야 하며, 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 담당 직원이 대행하여 할 수 있으며, 열람ㆍ복사에 소요되는 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제8호서식을 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
3. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
4. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
5. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 아니하다고 인정되는 경우 <개정 2023.11.23>

누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 구 소속기관의 기록물관리책임자를 소집하여 연 1회 이상 교육을 실시할 수 있다. <개정 2023.11.23>
② 기록관장은 구 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다. <개정 2023.11.23>

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.