전라남도교육청 기록관 운영규정자치법규 214678

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 기록관의 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.

①영 제10조제1항제7호에 따라 전라남도교육청(이하 "본청"이라 한다) 및 교육지원청에 기록관을 둔다. <개정 2014.3.1.>
②본청의 기록관은 총무과 소속으로 두고 기록관의 장은 총무과장이 되며, 교육지원청의 기록관은 행정지원과 소속으로 두고 기록관의 장은 행정지원과장이 된다.<개정 2010.11.11., 2014.3.1>

①기록관에는 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 인력을 배치한다.
②처리과(기록관이 설치된 기관은 각 담당관ㆍ과가 처리과가 되며, 그 외의 기관은 그 기관 자체가 처리과가 된다. 이하 같다.)의 장은 처리과의 기록물 관리 책임자를 지정하고 법 시행규칙 제15조제2항에 따른 기록물관리 업무를 수행하도록 한다.

①기록물 관리를 위한 조사ㆍ연구, 분석ㆍ평가 등의 전문적인 업무에 대한 자문을 얻기 위하여 필요한 경우에는 자문위원을 위촉할 수 있다.
②제1항의 자문위원은 본청은 교육감이 교육지원청은 교육장이 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 한다.<개정 2014.3.1.>

①법 제13조제2항에 따라 기록관에서는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리
4. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관
5. 기록물에 대한 정보공개청구의 접수
6. 관할기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
7. 기록물의 분류ㆍ배부ㆍ수발 및 기록물관리기준표의 관리
8. 미등록 기록물의 수집 및 등록
9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기
10. 비공개기록물 및 비밀기록물의 재분류
11. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
12. 기록물 정수점검 및 실태조사
13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관리시스템의 운영
15. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
16. 비전자기록물의 전자화
17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
18. 기록물의 검색ㆍ열람 제공 및 대출
19. 기록물의 편찬, 전시 및 홍보
20. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항
②제1항 각 호의 업무에 대한 소속 직원의 업무분장은 기록관의 장이 정한다.

①영 제32조제3항에 따라 처리과에서 생산 완결된 기록물 중 업무참고 등의 필요에 의하여 기록관으로의 이관을 연기하려면 사전에 법 시행규칙 별지 제3호 서식의 기록물이관시기 연기신청서를 제출하여야 한다.
②기록관의 장은 직제개편 등 조직개편으로 기구가 폐지되는 경우 따로 업무승계부서가 없으면 해당 기록물을 기록관으로 이관 받아 관리하여야 한다.

①영 제43조제2항에 따라 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류 처리 등의 심의를 위하여 교육감 및 교육장(이하 이 조에서 "기록관설치기관의 장"이라 한다) 소속하에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.
②심의회는 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여 구성한다.
③심의회의 위원장은 기록관의 장이 되고, 그 밖의 위원은 기록물보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원 및 민간전문가 중에서 기록관설치기관의 장이 임명 또는 위촉한다.
④심의회의 사무처리를 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록관 소속 공무원 중에서 기록관설치기관의 장이 지정하는 사람이 된다.
⑤위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있다.

①위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 업무를 총괄한다.
②위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

①심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 위원장이 이를 소집한다.
②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③안건처리의 긴급을 요하여 회의를 소집할 시간적 여유가 없거나 경미한 사안 등에 대하여는 위원장의 결정으로 서면으로 심의할 수 있다.
④그 밖에 심의회 운영에 관하여 필요한 사항은 위원장이 정한다.

기록관의 장은 영 제43조제1항에 따라 심의회 개최 전에 기록물 폐기 등에 관한 처리과의 의견조회와 전문요원의 심사를 거치고 그 결과를 심의회에 제출하여야 한다.

①기록관의 장은 기록관리시스템을 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
②기록관의 장은 기록관리시스템 및 관련 장비를 정기적으로 점검하여야 하며, 필요한 경우에는 전문 업체와 유지ㆍ보수 계약을 체결하여 관리할 수 있다.

①기록관의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 처리과 또는 기록관의 보관 기록물 중 활용가치가 높은 것은 전산화를 추진하여 기록정보를 활용할 수 있도록 하여야 한다.
②전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

①기록관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여야 하며, 다음과 같은 주기로 자료를 백업하고 보존하여야 한다. 구 분 주기 보존기간 변경자료 매일 1개월 전체자료 매월 6개월 중요한 자료의 변환 또는 필요시 수시 6개월 </img> ②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 확인ㆍ점검하여야 하며, 백업된 자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 곳에 분산시켜 보관하여야 한다.

①기록관의 장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 보안업무에 관한 규정에 따라 통제구역으로 지정ㆍ관리하고, 비밀취급인가를 받은 공무원이 이를 관리하도록 하여야 한다.
②기록관의 장은 기록관의 전산실 및 보존서고에 대한 재난대비계획을 수립하여 화재 또는 천재지변 등의 비상사태에 대비하여야 한다.
③기록관의 전산실 및 보존서고 담당자는 다음 각 호의 사항을 매일 또는 수시로 점검하여야 한다.
1. 시스템의 작동상태
2. 전원, 소화기 등 각종 안전시설물의 상태
3. 보존 기록물의 오손 및 해충 발생 여부
4. 보존 기록물의 열람 및 대출 상황
5. 그 밖에 각종 장비ㆍ자료의 유지ㆍ보존 상태

①기록관으로 이관된 기록물은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 교육감 소속 공무원에 한하여 열람하게 하거나 대출할 수 있다.
②기록물의 열람 및 대출 시간은 일반 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관의 장은 필요한 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
③제1항의 규정에도 불구하고 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 열람ㆍ대출을 금지하거나 제한할 수 있다.
1. 비밀기록물 등 법령에서 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 기록물
2. 해당 기록물과 업무관련이 없는 자가 열람ㆍ대출을 요구하는 기록물
3. 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 업무추진이 곤란하다고 인정되는 기록물
4. 관보 및 정기간행물 등에 이미 공개되어 있는 기록물
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물
6. 그 밖에 성질상 열람ㆍ대출이 부적합하다고 인정되는 기록물
④대출받은 기록물은 정해진 기간까지 반납하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기간이 끝나기 전이라도 반납하여야 한다.
1. 대출받은 사람이 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등으로 정해진 기간 내에 반납할 수 없는 경우
2. 그 밖에 기록관의 장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우
⑤그 밖에 기록물의 열람ㆍ대출에 관하여 필요한 사항은 기록관의 장이 정한다.

①기록관의 장은 해당기관 및 그 관할기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
②기록관의 장은 기록물의 관리업무와 관련하여 해당기관 및 그 관할기관의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정에서 정한 것 이외에 기록관 운영에 관하여 필요한 사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다.