서울특별시 성북구 기록관 운영 규칙자치법규 2145673

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 서울특별시 성북구 기록관을 설치하고, 그 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이란 서울특별시 성북구(이하 “구”라 한다) 본청ㆍ직속기관ㆍ하부기관ㆍ구 의회(이하 “구 본청 등”이라 한다)와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록물관리 전문요원”(이하 “전문요원”이라 한다)이란 「공공기록물 관리에 관한 법률」시행령 제78조제1항에 해당하는 사람을 말한다.
4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. “전자기록생산시스템”이란「사무관리규정」제3조제12호부터 제14호까지에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다.

이 규칙은 구 본청 등에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하며, 해당 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표(분류기준표)의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 서고 및 기록관 시설ㆍ장비 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 구 본청 등의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영
15. 소관 비전자기록물의 전자화
16. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
17. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 처리과의 장은 제4조제3항에 따라 지정된 기록물관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.
1. 기록물의 생산, 발송, 접수, 등록에 관한 사항
2. 처리과의 기록관리기준표(분류기준표) 관리에 관한 사항
3. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
4. 간행물 및 일반도서의 등록ㆍ관리에 관한 사항
5. 그 밖에 처리과의 기록물 관리에 관한 사항
③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 서울특별시 성북구청장(이하 “구청장”이라 한다)은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 구청장이 위촉하며, 자문위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 기록관장은 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 구 관할지역의 역사연혁 등에 관한 기록정보 자료를 발굴ㆍ수집하기 위하여 실태조사, 소재정보 데이터베이스 구축 등 관리체계를 구축하여 관리하여야 한다.
② 기록관장은 수집한 주요기록물정보자료와 민간기록물을 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방법에 따라 관리하여야 한다.

① 기록관장은 구 본청 등에서 생산 완결된 기록물의 관리에 대하여 교육을 실시하고, 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철확정을 하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산된 기록물을 정리하고 그 기록물 생산현황을 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 구 본청 등의 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중 잠금장치를 설치ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조제1항, 영 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따른다.

기록관에서 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가를 위하여 서울특별시 성북구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간 10년 이하의 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기
2. 그 밖에 기록물 평가와 관련하여 구청장 또는 위원장이 요청한 사항

① 심의회는 위원장을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성한다.
② 심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가와 소속공무원 중에서 구청장이 위촉 또는 임명한다. 이 경우 2명 이상의 민간전문가를 포함시켜야 한다.
③ 위촉 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있으며, 공무원인 위원의 임기는 그 직에 재직하는 기간으로 한다.
④ 심의회의 위원장은 기록관장으로 하되, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
⑤ 심의회의 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람으로 구성한다.
1. 기록물평가 업무에 적합하다고 판단되는 처리과의 장
2. 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 구청장이 위촉한 사람
⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 기록물관리업무 담당주사를 간사로 두고, 전문요원을 서기로 둔다.

① 심의회의 위원은 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 행정적ㆍ사회적ㆍ역사적 가치를 검토하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행하여야 한다.
② 심의회의 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항을 사적으로 이용하거나 누설해서는 안 된다.

① 기록관장은 특별한 사정이 없다면 전년도에 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 매년 1회 이상 평가를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 시기 및 횟수를 정할 수 있다.
② 기록관장은 평가대상 기록물의 목록을 작성하여 보존기간이 경과한 기록물에 대한 생산부서의 의견을 조회하여야 한다. 이 경우 생산부서의 기록물관리책임자는 평가대상 기록물의 업무담당자와 협의하여 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하고, 별지 제1호서식 의 기록물평가심의서에 처리과 의견을 작성하여 기록관에 제출하여야 한다.

① 전문요원은 생산부서의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고, 그 결과를 보존기간 재책정ㆍ보류ㆍ폐기 등으로 구분하여 별지 제1호서식의 기록물평가심의서를 작성하여야 한다.
② 심사는 다음의 사항을 고려하여 종합적으로 판단하여야 한다.
1. 평가대상 기록물의 기록관리기준표 또는 기록물분류기준표의 해당 단위과제 및 단위업무 보존기간과 해당 기록물의 관계 법령에서 정한 보존기간
2. 평가대상 기록물의 행정적ㆍ역사적 가치
3. 평가대상 기록물의 활용 가치

① 심의회는 구청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호 서식에 따른 기록물 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 위원장은 기록물 평가와 관련하여 필요한 경우 해당 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
⑤ 간사는 심의회의 사무처리와 관련하여 별지 제3호서식의 기록물심의의결서와 별지 제4호서식 의 기록물평가심의회 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 기록관장은 심의회의 심의결과 폐기로 의결된 기록물을 대상으로 폐기목록을 작성하고, 폐기집행 대상 기록물을 폐기목록과 대조하여 확인 후 종합문서고에서 반출한다.
② 기록물의 폐기는 기록물에 포함되어 있는 보안사항, 개인정보 등이 유출되지 않도록 파쇄 또는 용해 등의 방식으로 수행하여야 한다.

기록관장은 심의회 의결 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등 변경이력을 관리하여야 한다.

심의회의 회의에 참석한 위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. 다만, 공무원인 위원이 심의회에 출석하는 경우에는 그러하지 아니하다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조제1항에서 정한 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업실, 열람실, 사무실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전자화 기록물은 디스크, 자기테이프(Digital Audio Tape 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광파일 또는 CD(Compact Disk)ㆍDVD 등의 자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록관리 시스템의 백업계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검
② 기록관의 전산관리자는 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다.

기록관의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간으로 하고, 열람 및 대출을 위해 종합문서고에 출입할 경우 별지 제5호서식에 따른 종합문서고 출입 관리대장을 작성하여야 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 열람 및 대출시간을 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 구 본청 등의 직원
2. 다른 기관의 공무원은 기록관장의 승인을 거쳐 열람할 수 있으며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
3. 공무원이 아닌 사람이 열람할 경우에는 정보공개 관계 법령의 절차에 따라 열람할 수 있다. 다만, 행정박물과 배포를 목적으로 한 간행물 등은 정보공개신청 없이 열람할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 안으로 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록물을 열람ㆍ복사 하고자 하는 자는 별지 제6호서식의 기록물 열람ㆍ복사 신청서에 기재하고, 기록관 담당직원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록관 담당직원이 대행하여 할 수 있으며, 열람ㆍ복사에 소요되는 비용을 신청인에게 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 사전에 기록관장의 승인을 얻어야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제7호서식의 기록물 반출ㆍ반입 신청서를 기재하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리 정할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 및 대출 받고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치는 경우
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 구 및 그 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.