부천시 기록관 운영 규칙자치법규 2145242

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 부천시기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2023.9.11.>

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. <개정 2023.9.11.>
1. “기록물”이란 부천시(이하 “시”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2023.9.11.>
2. “소속행정기관”이란 시 직속기관 및 사업소, 하부행정기관을 말한다. <개정 2016.6.20> <개정 2023.9.11.>
3. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이관 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록관리시스템”이란 부천시기록관(이하 "기록관"이라 한다)에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. <개정 2023.9.11.>
6. “처리과”란 공공업무가 이루어지는 행정의 기본조직으로 업무처리를 주관하는 부서를 말한다. <개정 2023.9.11.>
7. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. <신설 2023.9.11.>

이 규칙은 부천시 및 소속행정기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다. <개정 2023.9.11.>

① 기록관은 시에 두며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정지원과장이 된다. <개정 2011.02.07>
② 기록관장은 기록관업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무 그 밖에 기록물관리 업무에 필요한 인력을 배치하여야 한다. <개정 2011.02.07> <개정 2023.9.11.>
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다. <개정 2011.02.07> <개정 2023.9.11.>
④ 기록관을 설치하지 않은 구청의 장은 기록관의 역할을 수행할 기록물관리 업무담당 부서와 팀을 지정하고, 적정인원을 배치하여 그 소속 처리과에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.
1. 기록물 관리의 지도ㆍ감독 및 지원
2. 각종 기록물관련 자료의 취합 및 협조에 관한 사항
3. 정보공개의 접수 및 관리

[본조신설 2023.9.11.]

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리 <개정 2023.9.11.>
4. 기록물관리전산시스템 설치ㆍ운영 및 교육 <개정 2023.9.11.>
5. 기록물관리 교육 <개정 2023.9.11.>
6. 국가기록원(또는 관할 기록물관리기관)으로 기록물 생산현황 통보 <개정 2023.9.11.>
7. 보존기간이 30년 이상된 기록물의 국가기록원(또는 관할 기록물관리기관)으로의 이관 <개정 2023.9.11.>
8. 기록관리시스템의 구축 및 운영 <개정 2023.9.11.>
9. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
10. 간행물 관리
11. 기록물평가심의회 운영 <개정 2023.9.11.>
12. 기록물서고 및 행정자료실 관리
13. 정보공개접수 창구
14. 기록물 편찬, 전시, 홍보에 관한 사항
15. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다. <개정 2023.9.11.>

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구서 또는 검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리 하여야 한다. <개정 2023.9.11.>

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화하여 관리하여야 한다. <개정 2023.9.11.>

① 처리과는 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 행정안전부령이 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결한 기록물을 정리하고, 그 결과를 다음 연도 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
③ 기록관장은 제2항에 따른 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원(또는 관할 기록물관리기관)의 장에게 통보하여야 한다. <개정 2023.9.11.>

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결한 기록물 중 보존기간 기산일부터 2년이내의 기록물을 이관 받아야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등 필요한 경우에는 이관시기 도래전에 별지 제1호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관에 제출하여야 한다. 이 경우 이관시기 연장이 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년이내의 기간동안 처리과에서 업무 참고로 활용할 수 있으며 목적이 달성된 경우에는 지체없이 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다. <신설 2023.9.11.>
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 「부천시 사무인계인수 규칙」 별지서식을 작성하여 관리하도록 하여야 하고 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2023.9.11.> [종전의 제2항을 제3항으로 이동 2023.9.11.]

기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 부천시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2023.9.11.>
② 심의회는 필요에 따라 수시로 기록관장이 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2명을 포함하여 구성한다. 이 경우 위촉직 위원은 「양성평등기본법」제21조제2항에 따른다. <후단신설 2023.9.11.>
④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기
3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항
⑤ 심의회 회의는 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

[제목개정 2023.9.11.]

① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 의견을 제출한 위원은 심의회에 참석한 것으로 보고, 민간전문가에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2023.9.11.>

① 처리과의 장은 해당 기록물을 착오 없이 평가하기 위하여 소속 공무원 중 5급 이상 1명을 포함한 각 팀별 6급 또는 7급 공무원을 기록물평가심사자(이하 “심사자”라 한다)로 지정하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 제1항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물평가심의서의 평가대상 기록물 목록에 따라 소관 부서의 기록물 평가 <개정 2023.9.11.>
2. 소관 부서별 기록물평가심의서를 확정하고 그 결과를 심의회에 제출 <개정 2023.9.11.>
③ 삭제 <2023.9.11.>

모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

① 기록관장은 처리과의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 기록관장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 처리과 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <개정 2023.9.11.>

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 별표 6에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 업무관리시스템, 국가기록원(또는 관할 기록물처리기관)의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다. <개정 2023.9.11.>

기록관장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보가 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.9.11.>

기록관장은 전산화 기록물을 디스크, 자기테이프, 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주1회 이상 백업을 실시하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하고 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다. <개정 2023.9.11.>

① 기록관장은 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. <개정 2023.9.11.>

기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원ㆍ소화설비 등 시설물의 상태와 기록물의 오손 여부 및 해충의 발생 여부 점검 <개정 2023.9.11.>
2. 기록물의 열람 및 대출상황의 점검 <개정 2023.9.11.>

① 기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. <개정 2023.9.11.>
② 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록관 안에서는 담당 공무원의 지시에 따라야 한다. <개정 2023.9.11.>
③ 기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제4호서식에 따른 기록물 열람대장에 그 내용을 기재하고, 기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호서식의 기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재 하여야 한다. <개정 2023.9.11.>
④ 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다. <개정 2023.9.11.>
⑤ 기록물을 대출받은 공무원이 해외출장, 국내장기출장, 전출, 휴ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다. <개정 2023.9.11.>

기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다. <개정 2023.9.11.>
1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 또는 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 또는 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우 <개정 2023.9.11.>
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 삭제 <2023.9.11.>
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.