성남시 기록관 운영 규칙자치법규 2144152

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 성남시 기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

① 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.
1. “기록물”이란 성남시(이하 “시”라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 관리와 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에서 정한 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
6. “소속행정기관”이란 사업소 및 구ㆍ동을 말한다.
7. “처리과”란 업무 처리를 주관하는 담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ동을 말한다.

이 규칙은 시 및 소속행정기관에 적용하며, 성남시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 총무과장이 된다.<일부개정 2024.7.1.>
② 성남시장(이하 “시장”이라 한다)은 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물 관리ㆍ기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 시 및 소속행정기관의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 해당 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 하며, 처리과의 장(이하 “처리과장”이라 한다)은 기록물관리책임자를 지정 또는 변경한 경우 지체 없이 기록관장에게 그 사실을 통보하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 구청은 총무과에서 기록관의 역할을 수행하고, 그 소속행정기관에 대하여 다음 각 호의 업무를 수행하여야 한다.<일부개정 2024.7.1.>
1. 기록물 관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원
2. 각종 기록물관련 자료의 취합 및 협조에 관한 사항

① 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록 기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 3명 이내의 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 시장이 위촉하고 위촉기간은 2년으로 하며, 시장이 필요하다고 인정하는 경우에는 한 차례만 연임할 수 있다.
③ 위촉된 자문위원에게는 「성남시각종위원회실비변상조례」에서 정하는 바에 따라 수당과 여비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
4. 기록관리기준표 취합관리 및 조정
5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
6. 보존기간 30년 이상인 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
7. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록ㆍ디지털화 및 비전자기록물의 전자화
8. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물(行政博物), 시청각기록물의 관리
9. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
10. 비공개 기록물의 공개재분류
11. 기록물 종합서고 및 행정자료실의 관리
12. 기록물 정수점검 및 실태조사
13. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행
14. 시 및 소속행정기관의 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원
15. 기록관의 시설 및 장비 관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 기록물의 검색ㆍ열람 제공
18. 정보공개접수 창구 운영
19. 기록물 통계의 작성ㆍ관리
20. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항
② 처리과장은 제4조제3항에 따라 지정된 기록물관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.
1. 기록물의 생산, 발송 및 접수의 등록에 관한 사항
2. 처리과의 기록관리기준표 관리에 관한 사항
3. 단위과제 등록 및 변경에 관한 사항
4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리과의 기록물 관리에 관한 사항
③ 제1항 각 호의 사무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 시 및 소속행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물이 생산ㆍ등록ㆍ관리될 수 있도록 하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자화 방법에 따라 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 시 및 소속행정기관이 해당 처리과에서 생산 완결한 기록물에 대한 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등의 정리를 매년 2월말까지 실시하도록 하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 별지 제1호서식에 따른 이관목록과 함께 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호서식에 따른 이관시기 연장 신청서를 기록관장에게 제출하고, 기록관장에 따른 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온ㆍ항습 환경구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.
② 시 및 소속행정기관에서 별도 서고를 관리하는 경우 해당 기관의 장 및 부서장은 해당 서고관리책임자를 지정하여 기록관에 준하여 관리하여야 한다.

① 기록물 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 성남시 기록물 평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 소속공무원과 민간 전문가로 구성하며, 민간 전문가의 경우에는 2명 이상을 포함하여야 한다.
④ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 소속공무원은 각 실국 주무과장 또는 평가대상 기록물의 수량을 기준으로 해당 부서장 중에서 선임한다.
⑤ 민간 전문가는 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 시장이 위촉하며, 특정 성별이 민간 전문가 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 한다. 다만, 민간 전문가의 임기는 제7항의 사항을 심의ㆍ의결함과 동시에 해촉된 것으로 본다.
⑥ 심의회에 참석한 민간 전문가에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비, 그 밖의 필요 경비를 지급할 수 있다.
⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부 검토 및 심의확정
2. 기록물 보존기간의 재평가 및 조정
3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 시 및 소속행정기관의 장은 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 각 과 주무팀장을 포함한 관계공무원 3명을 선발하여 해당 처리과의 기록물 평가 심사관으로 지정하여야 하며, 기록물 평가심사를 총괄한다.
② 제1항에 따른 심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 소관부서 기록물 평가 심의서의 평가대상 기록물 목록에 따른 보존기록물 대사 및 폐기여부 심사
2. 소관 부서별 기록물 평가 심의서 확정
③ 심사관은 기록물 평가심사 결과에 대해서 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 기록관장에게 제출하여야 한다.

모든 기록물은 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물 평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 영 제60조제1항 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업ㆍ열람ㆍ사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관장은 시 및 소속행정기관의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검할 수 있으며, 점검 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 처리과장에게 필요한 조치를 요청할 수 있다.
② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 처리과 기록물관리책임자 및 업무 관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

① 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과와 국가기록원(또는 관할 영구기록물관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 정보통신과와 협조하여 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지보수하여야 한다.
③ 기록관장은 기록관리시스템의 안전한 관리를 위하여 정기적인 데이터 백업을 실시하고 백업 자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다.

기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각기록물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 각종 기록 정보로써 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따라 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록물에 대한 보안 및 재난계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검

기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 소속 직원
2. 다른 기관의 공무원으로 기록관장의 열람 승인을 받은 사람(다만, 열람에 한정하며 기록관 밖으로의 대출은 금지한다)

① 기록관의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다.
② 열람은 기록관 내부의 기록관장이 지정한 장소에서 담당직원의 안내에 따라 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람장소 내부로 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위
③ 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 따른 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하고, 복사 등에 소요되는 비용은 신청인에게 부담하게 할 수 있다.

① 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 기록관장은 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에는 한 차례만 연장할 수 있다.
② 기록물을 대출하고자 하는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 기록물 반출ㆍ반입대장에 필요한 사항을 기재하여야 한다.
③ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 개인정보가 포함된 기록물의 경우 등 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우(다만, 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다)
3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 시보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 대출하고자 하는 사람이 이전에 정당한 이유 없이 무단으로 대출기간을 준수하지 않은 경우
9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출 받은 사람은 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 등 복무상황이 변경되었을 경우
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.