광주시 기록관 운영 규칙자치법규 2142452

이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조와 같은 법 시행령 제10조에 따라 광주시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관해 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이라 함은 광주시(이하 “시”라 한다) 본청과 그 소속기관이 업무와 관련해 생산되거나 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. <개정 2020.1.3>
2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용과 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위해 필요한 보존서고 공간ㆍ열람공간ㆍ사무공간ㆍ작업공간ㆍ보존시설과 장비ㆍ기록관리시스템ㆍ기록물관리 전문요원과 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집ㆍ보존(복제본 제작과 이중 보존매체의 제작을 포함한다)ㆍ활용ㆍ이관ㆍ폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 시 본청과 그 소속기관에 적용되며 광주시 기록관(이하“기록관”이라 한다)운영에 관해 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고, 기록물관리업무 담당과장이 기록관장이 된다.
② 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위해「공공기록물 관리에 관한 법률」제41조 및 같은 법 시행령 제78조에 따라 기록물관리 전문요원(이하“전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보관리, 보존 업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야 한다.
③ 기록관은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별로 기록물관리책임자를 지정해 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.
1. 소관 기록물 수집ㆍ관리와 활용
2. 기록물 생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보
3. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
4. 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리
5. 기록물 서고와 행정자료실 관리
6. 기록물관리 지도ㆍ교육
7. 기록관의 시설과 장비관리
8. 기록관리시스템의 설치와 운영
9. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환과 검색ㆍ열람 제공
10. 소관 비전자기록물의 전자화
11. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공
12. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

기록관 및 기록관장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

① 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ관리될 수 있도록 업무 과정에 기반한 기록물관리를 위하여 필요한 조치를 마련하여야 한다.
② 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조에 따라 주요 정책 또는 사업 등 업무수행의 모든 과정 및 결과를 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물로 생산하여야 한다.

① 업무수행 과정에서 기록물을 생산하거나 접수하였을 때에는「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제20조부터 제23조에 따라 그 기록물을 등록ㆍ분류ㆍ편철해야 한다.
② 기록물은 기록관리기준표에 따라 처리과별, 단위과제별 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 하며, 단위과제의 범위에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 한다.
③ 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고, 기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과 기관코드, 단위과제 식별번호 및 기록물철 식별번호로 구성한다.

① 매년 2월말까지 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물에 대하여 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다.
② 처리과는 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 전자기록생산시스템을 통하여 기록관장에게 통보하여야 한다.
③ 기록관은 제2항에 따라 통보된 모든 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 업무과정에 기반을 둔 기록관리기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다.
② 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 단위과제별 보존기간 등을 공보 또는 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록물철 단위로 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 기록물이관시기 연장신청서를 기록관에 제출해야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위에서 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관해야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성해 관리하도록 해야 하며, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리해야 한다.
④ 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다. 또한 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 행정전자서명 및 시점확인정보를 포함하여 이관하여야 한다. 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정한다.
⑤ 기록관은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 일정기간 동안 이관을 연기하고자 하는 경우에는 이관예정일 1개월 전까지 관할 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태 등을 구분해 서고에 배치해야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위해 서고별로 관리책임자를 지정해야 하며, 기록물의 정수점검과 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위해 필요한 조치를 취해야 한다.

① 기록관은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제42조에 따라 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. <개정 2020.1.3>
② 처리과 기록물관리책임자는 기록물평가심사자(이하 “심사자”라 한다)가 된다.
③ 제2항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물평가심의서의 소관부서 보존기록물 목록을 대사하고 심사
2. 소관 부서 보존기록물의 보존기간 변경 심사
3. 소관 부서의 기록물평가심의서 확정
④ 각 처리과의 장은 별지 제2호서식의 기록물평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출해야 한다.
⑤ 제1항의 기록물 폐기의 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 참석하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 아니하도록 필요한 조치를 하여야 한다.

① 광주시장은 기록물의 평가와 폐기에 대한 사항을 심의하기 위해 광주시기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 심의회의 위원은 위원장 1명을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간 전문가와 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간 전문가를 포함해야 한다.
③ 위원의 임기는 2년으로 하되, 한 차례에 한정하여 연임할 수 있다.
④ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 소집한다.
⑤ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
⑥ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
⑦ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리 업무부서의 기록물관리 업무팀장이 된다.
⑧ 간사는 회의록을 작성ㆍ관리해야 한다.
⑨ 민간전문가에 대해 예산의 범위에서「광주시 위원회 실비 변상 조례」가 정하는 바에 따라 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
⑩ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심의 확정
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정이나 보류사항
3. 그 밖의 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련해 필요한 사항
4. 그 밖의 위원장이 회의에 부치는 사항

기록관장은 비밀 기록물관리에 필요한 별도의 전용 서고 등 비밀기록물 관리체계를 갖추고 전담 관리요원을 지정하여야 하며, 비밀기록물 관리전담요원은 비밀취급인가를 받아야 한다.

① 처리과는 비밀기록물을 생산할 때에는 그 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존기간이 끝날 때까지 관리되도록 하여야 한다. 이 경우 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정하여야 한다.
② 비밀기록물 원본의 보존기간은 기록물철 또는 건 단위로 정하고, 비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상으로 보존기간을 재책정하여야 한다.

① 제16조 따라 생산한 비밀기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시 별지 제3호서식과 함께 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
② 기록관장은 제1항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물은 인수한 다음 연도 중에 관할 영구기록물관리기관이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위해 기록관의 보존시설ㆍ장비와 환경기준을 별표 1과 같이 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위해 적정한 보존서고 공간과 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보해야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람장비를 갖춰야 한다.

기록관에는 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템과 관련 장비에 대한 정기점검을 실시해야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템과 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결해 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 기록관과 본청 및 소속기관 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해 전산화를 추진해 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 해야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실과 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「광주시 보안업무 규정」에 따른 보안관리를 철저히 해야 하며,「광주시 보안업무 규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치해야 한다.
② 기록관의 전산실과 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실과 보존서고에는 화재나 천재지변 등 비상사태에 대비해 보안 및 재난대책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행해야 한다.
1. 전원과 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장과 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행해야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원과 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손 여부와 해충의 발생 여부
2. 보존 기록물의 열람과 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축하거나 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람과 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 본청과 그 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원과 공무원이 아닌 자로서 학술연구나 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 해야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 안 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손이나 파기
2. 무단으로 열람실 외로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손이나 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있으며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시를 따라야 한다.

① 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례에 한정하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출ㆍ열람하려는 자는 별지 제4호의 서식에 의한 기록물 대출열람대장에 그 내용을 기재해야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나 해당하는 경우 기록물의 열람과 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖의 기록물의 열람과 대출로 인해 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인해 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납해야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 해야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출이나 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 시 본청과 그 소속기관의 기록물 관리실태를 한 차례 이상 점검해야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련해 본청과 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집해 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관해 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.