천안시 기록관 운영 규칙자치법규 2140186

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 천안시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “기록물”이라 함은 시 본청, 소속행정기관 및 하부행정기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. “천안시기록관”(이하 “기록관”이라 한다)이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 시 본청, 소속행정기관 및 하부행정기관(이하 “시”라 한다)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 기록관은 기록물관리업무 담당부서의 소속으로 하며, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관 이관
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
9. 기록물 정수점검 및 실태조사
10. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
11. 기록관의 시설 및 장비관리
12. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공
14. 소관 비전자기록물의 전자화
15. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
16. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
17. 정보공개 접수창구
18. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 시에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산ㆍ등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비 전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화 하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제3호서식에 따른 기록물이관 및 연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록물 평가의 적용범위는 천안시 기록관에서 보존 관리하고 있는 기록물로 한다.
② 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항, 영 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기를 위한 천안시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
③ 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 해당업무 소관 실ㆍ국장이 되며, 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 및 민간전문가로 구성하되 2명 이상 민간전문가를 포함시켜야 한다. <개정 2013.7.22, 2014.12.11. 천안시 행정기구 및 정원 조례 시행규칙 일부개정, 2018.7.23., 2024.6.21., 2024.12.30.>
④ 심의회의 사무처리를 위하여 간사를 두며, 간사는 기록물관리담당주사가 된다.
⑤ 위원회의 위원은 시장이 임명 또는 위촉하고 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다.

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하고, 재적위원 과반수의 출석으로 개의하며, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의 의결한다.
1. 보존기간 경과 폐기대상 기록물의 폐기심의 검토 및 확정
2. 보존기간 변경 기록물의 평가 심의
3. 그 밖에 보존기록물의 심의와 관련하여 필요한 사항.
③ 심의회의 회의에 참석한 위촉직 위원에 대하여는 「천안시 각종위원회 실비변상 조례」가 정하는 바에 따라 예산의 범위 안에서 수당과 여비 등의 실비를 지급할 수 있다.
④ 심의회는 별지 제4호서식의 기록물평가심의서에 따라 심의한다.

평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 연도별 업무계획과 이의 추진과정 결과 및 심사분석 관련 기록물
3. 다수 시민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
4. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리 확정증빙에 필요한 기록물
5. 민원 증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록
6. 징계시효, 회계법상 시효, 민ㆍ형사상 시효, 계약기간, 그 밖에 관계법령상 보존이 필요한 기록물
7. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물

① 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 처리부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
② 기록물 관리 전문요원은 제14조 각 호의 기준에 따라 평가대상기록물의 목록에 대해 보존기간 재 책정 및 폐기 또는 보류에 대한 심사결과 재검토가 요구되는 기록물에 대하여는 처리부서의 의견을 청취하여 평가 심사의 내실을 기할 수 있다.

① 기록관장은 심의회가 개최되기 전에 심의안건, 평가대상기록물 목록 및 의견서, 기타 기록물 평가 심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.
② 위원들은 영 제26조에서 규정한 기록물 보존기간별 책정기준과 역사적ㆍ증거적ㆍ행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 적합한지 심의하여야 한다.
③ 위원들은 기록물평가 심의 과정에 필요하다고 판단될 때에는 기록물관리 기준표의 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 하며, 기록물관리 전문요원은 심의 결과를 적정성 여부를 재검토 하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.

① 심의회 계획서ㆍ회의록을 비롯하여 기록물폐기 집행에 이르는 일련의 행위들은 기록으로 보존하여야 한다.
② 기록물 평가대상 목록(특히 폐기목록)과 심의회 심사ㆍ심의서는 영구로 하고, 회의록 등은 준영구로 책정하여 관리한다.

기록관장은 심의회에서 폐기로 결정된 기록물은 반드시 소각ㆍ파쇄ㆍ용해 등의 방식으로 폐기를 실시하여야 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 조치하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표 1의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경 기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 시디(CD)자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 점검
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제1호서식에 따른 문서보존실 보존기록물 열람 대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물은 별지 제2호서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에 기재 후 대출하되, 다음 각 호의 규정에 따라 대출한다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우

기록관장은 행정자료실(이하“자료실”이라 한다)에 행정자료 및 일반도서의 보존ㆍ정리와 이용자의 편익을 위하여 그 업무에 적합한 시설을 설치ㆍ운영하여야 한다.

① 자료실의 효율적 운영을 위하여 관리직원을 둔다.
② 자료실에는 별지 제7호서식에 따른 행정자료실 운영일지를 비치하고 기록 관리한다.

① 자료실에 비치하는 자료는 다음 각 호와 같다.
1. 행정자료
가. 시에서 발행하는 일체의 간행물 및 행정수행자료(계획서, 지침, 회의, 행사계획, 해외출장보고서, 연구보고서, 평가보고서 등), 특수자료(조감도, 모형도, 사진, 지도), 시청각자료(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드 사진, 시디(CD), 디브이디(DVD), 향토자료 등
나. 타 기관 단체로부터 수령하는 일체의 간행물
다. 각급 기관ㆍ단체에서 발행하는 통계연보, 통계월보, 지역통계, 자료집, 그 밖의 통계에 관한 간행물
라. 타 기관 단체에서 시행하는 시책자료, 계획서, 연구서, 편람, 신문, 잡지, 시청각자료(녹음테이프, 필름, 음반, 슬라이드사진, 시디(CD), 디브이디(DVD) 등)
마. 그 밖에 자료실에 비치가 필요하다고 인정하는 자료
2. 도서
가. 전문기술도서
나. 그 밖의 간행물

① 시 소관업무와 관련하여 발간한 간행물이나, 시청각 자료를 발간ㆍ제작한 때에는 3부를 자료실에 제출하여야 한다.
② 해외연수 및 공무 국외여행을 마친 공무원이 그 결과물로 작성한 논문 또는 보고서와 여행 중에 수집한 일반도서 및 간행물 중에서 활용가치가 있다고 판단되는 자료는 1부 이상을 기록관장에 지체없이 제출하여야 한다.
③ 국내외 도시 및 외부기관(중앙부처, 연구기관, 타 시ㆍ도, 타 시ㆍ군, 공공단체 또는 기타단체)의 자료는 기증, 교환, 관리전환의 방법에 의하여 수집한다.
④ 시정 주요행사 및 사업기록 등 영구보존 자료는 사업종료 후 정비하여 자료실에 관리전환 하여야 한다.
⑤ 자료실에서는 수집된 자료를 별지 제8호서식에 따른 행정자료 비치목록에 등재하여야 한다.

기록관장은 직원의 업무연찬 및 정서함양과 시정자료로 활용할 가치가 있다고 판단되는 일반도서, 간행물 등을 예산의 범위 안에서 구입ㆍ비치할 수 있다

행정자료 중 도서자료는 행정관련 자료와 일반도서 자료로 구분하며 도서 분류기준인 한국십진법에 따라 정리한다.

① 행정자료의 열람은 시 산하 공무원 및 일반인은 누구나 할 수 있고 열람시간은 공무원의 근무시간을 원칙으로 하며, 행정자료의 대출은 시 소속공무원에 한하여 할 수 있다. 다만, 일반인으로서 신분이 명확한 경우에는 대출할 수 있다.
② 행정자료의 대출은 도서자료에 한하며, 1인 3권, 기간은 10일 이내로 하며 1회에 한하여 연장할 수 있다.
③ 자료를 열람, 대출하고자 할 때에는 별지 제5호서식에 따른 행정자료 대출(열람)대장에 기재하여야 한다.

행정자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하며, 기간연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하고 이를 이행하지 않을 경우에는 자료대출을 금지 할 수 있다.

① 행정자료를 열람 또는 대출 받은 자가 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다.
② 동일한 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해자료의 현 시가에 상당하는 현금으로 변상하여야 하며, 연구보고서, 학술지 등 그 시가를 환산하기 어려운 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.

① 기록관장은 2년에 1회 이상 행정자료 및 일반도서의 정수점검을 실시하여야 하며, 더 이상 보존ㆍ활용가치가 없다고 인정되거나, 불가항력의 사유로 망실 또는 훼손된 일반도서 및 행정자료는 폐기할 수 있다.
② 제1항에 따라 폐기하고자 하는 행정자료 및 일반도서는 별지 제6호 서식의 자료 및 도서 폐기대장에 폐기목록을 작성하여 천안시 기록물심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

① 기록관장은 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.