하남시 기록관 운영 규칙자치법규 2134031

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 하남시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. “소속행정기관”이란 시 직속기관 및 사업소와 행정복지센터를 말한다.<개정 2016.11.10.,2017.10.16.>
2. “기록물”이란 하남시(이하 “시”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각기록물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
3. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
5. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
6. “처리과”란 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 보좌기관 및 보조기관(담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ동)등을 말한다.

이 규칙은 시 본청 및 소속 행정기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고, 기록물관리업무 담당과장이 기록관장이 된다.
② 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 임명 또는 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영과 기록물폐기 관리
9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
10. 기록물 서고와 행정자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치와 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털화 및 검색ㆍ열람 서비스 제공
18. 소관 비전자기록물의 전자화
19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 시 본청 및 그 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관의 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부 재분류ㆍ분류ㆍ편철확정 등을 수행하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 다음연도 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 단서 조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편ㆍ한시조직의 해산 등의 경우, 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과, 단위업무 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 하남시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
② 심의회는 필요에 따라 수시로 기록관장이 구성ㆍ운영한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2명을 포함하여 구성한다.
④ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 회의록을 작성ㆍ관리해야 한다.
⑤ 민간전문가는 기록학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 위촉한다.
⑥ 민간전문가에 대해 「하남시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」가 정하는 범위에 따라 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2021.3.12.>
⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심의확정
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정이나 보류사항
3. 그 밖의 보존기록물의 평가와 폐기와 관련해 필요한 사항

① 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 처리하여야 한다.
② 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.

① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 본청 및 소속행정기관의 처리과별 기록물관리 책임자 및 전직원 대상으로 교육을 실시할 수 있다.

기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표 1의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 쾌적한 환경을 갖추어야 한다.

기록관에는 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각기록물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.

기록관장은 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각기록물ㆍ전자문서 등의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해 전산화를 추진해 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용할 수 있도록 해야 한다.

① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 보존서고에 재난대비시설과 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.
② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.
③ 기록관에 출입하는 사람은 별지 제4호 서식에 의한 문서고 출입대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식에 의한 보존기록물의 반출ㆍ반입대장에 그 내용을 적어 넣어야 한다.
④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.
⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장ㆍ국내장기출장ㆍ전출ㆍ휴직ㆍ정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.

① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖의 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우
② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.

이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.