평창군 기록관 운영 규칙자치법규 2132181

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 의하여 평창군기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. 1. "기록물"이라 함은 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물 을 말한다. 2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문인력 등을 갖춘 기구를 말한다. 4. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말 한다. 5. “행정자료”라 함은 국내외에서 발간되는 행정관련 간행물과 일반 교양 전 문도서 등 도서자료, 비디오, 카세트테이프 등 비도서형태의 시청각자료 그리 고 기타 보존가치가 있는 물품자료를 포함한다.

이 규칙은 본청 및 직속기관, 사업소, 읍ㆍ면, 의회사무과에 대 하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 기록물관리업무 담당부서의 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리업무 담당과장이 된다 . ② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요 원과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업 무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다. ③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록물 관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록, 기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다. ② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 군수가 위촉하고, 위촉기간은 2년으로 하되, 연임할 수 있다. ③ 자문위원에게는 예산의 범위 안에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관은 다음 각호의 사항에 관한 업무를 총괄 한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행 2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록관리기준표의 관리 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보 5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류 10. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 11. 기록물 정수점검 및 실태조사 12. 기록물관리 지도ㆍ교육ㆍ운영계획의 수립 및 시행 13. 기록물관리시스템의 설치 및 운영 14. 보존 및 활용가치가 높은 기록물의 보존매체 수록 15. 소관 기록물의 검색ㆍ열람 제공 16. 정보공개 접수 창구 17. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항 ② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 제3조 적용기관에서 수행하는 모든 업무의 과 정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다. ② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 내지 제19조에 따 른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생 산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. ② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리 하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 관리되도록 하여야 한다.

① 기록관장은 적용기관에서 생산완결된 기록물의 정리를 위 하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. ② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다. ③ 기록관장은 적용기관의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영 구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기 산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요 가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한 다. ② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부 서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다. ② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관 장이 정한다. ③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관에서의 기록물의 평가 및 폐기는 「공공기록물 관 리에 관한 법률」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 시행한다. ② 기록물 보존가치에 관한 사항을 심의하기 위하여 평창군기록물평가심의회(이 하 “심의회”라 한다)를 둔다. ③ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다. 1. 보존기간이 경과한 기록물에 대한 보존기간 재책정, 보류 및 폐기 심의 2. 기타 보존기록물평가와 관련하여 필요한 심의 ④ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 간사는 기록물관리업무 담당이 되며, 위 원은 기록관이 속한 공공기관의 장이 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인 정되는 5인 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되 2인 이상의 민간 전 문가를 포함시켜 구성한다. ⑤ 위원의 임기는 2년으로 하며, 연임할 수 있다. 다만, 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. ⑥ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결 하며, 기록물폐기의 경우 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다. ⑦ 심의회 시 별지 제1호 서식에 의한 기록물평가심의서, 별지 제2호 서식에 의 한 심의의결서를 작성하여야 하며, 회의내용은 별지 제3호 서식에 의한 회의록 을 작성ㆍ관리하여야 한다. ⑧ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비 등 필요한 경비를 지 급할 수 있다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위 하여 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설 ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다. ② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면 , 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관 리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. ② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관 의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율 적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. ② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각 물, 등 기록물 중 보존 및 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하 여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 월 1회 주기적으로 백업 및 점검을 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지 정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. ② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관 람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성 하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 전산실근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. 1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검 2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리 ② 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다. 1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여 부 및 해충의 발생여부 2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지 로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다. 1. 제3조에 적용되는 기관의 직원 2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으 로 기록물을 이용하고자 하는 자 ② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하 는 행위를 하여서는 아니된다. 1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 2. 무단으로 열람실 외로의 반출 3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴 4. 열람실 내로의 음식물 등 반입 행위 5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위 ② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하 도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다. ③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다. 1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다. 2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우 에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제4호 서식에 의한 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다. 4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대 출을 제한할 수 있다. 1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우 4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우 7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우 8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관 에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하 여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. ② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다. 1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시 2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

행정자료실은 행정자료를 종합적으로 수집ㆍ관리하면 서 이용에 제공한다.

① 업무와 관련하여 간행물이나 시청각자료를 발간ㆍ제작 하는 때에는 5일 이내에 행정자료실로 2부를 제출하여야 한다. ② 공무원이 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료나 학위논문 그리고 일반 시민이나 단체가 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료를 상시 접수한다. ③ 관장은 필요한 행정자료의 수요를 파악하여 예산범위 안에서 구입해서 비치 하여야 한다.

① 행정자료 중 도서자료는 행정관련 자료와 일반 자료로 구분하여 도서 분류기준인 한국십진분류법에 따라 정리하고, 도서관리 프로그램 에 의해 전산 등록하여 관리하여야 한다. ② 행정자료 중 비도서형태의 시청각자료와 물품자료는 별도로 보관하여야 하며, 기증받은 자료는 기증자별로 구분하여 보관 할 수 있다.

① 행정자료의 열람은 소속 행정기관 공무원과 지역 주민 누구나 가능하며, 열람시간은 공무원의 근무시간을 원칙으로 한다. ② 행정자료의 대출은 도서자료에 한하며, 1회 5권 이내, 기간은 7일 이내로 하되, 1회에 한하여 연장할 수 있다.다만, 자료의 보존 상태나 자료의 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.

① 행정자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하며, 기간연장이 필요할 때에는 사전에 연장신청을 하고, 이를 이행하지 않은 경우에는 추가 자료대출을 금지할 수 있다. ② 대출한 자료는 필요에 따라 대출기간 전이라도 그 반납을 요구할 수 있다.

① 행정자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다. ② 동일한 자료를 구할 수 없을 경우에는 당해 자료의 현 시가에 상당하는 현금으로 변상하여야 하며, 연구보고서나 학술지 등 그 시가를 환산하기 어 려운 자료일 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.

① 기록관장은 해당 처리과의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다. ② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 해당 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.