태백시 기록관 운영규칙자치법규 2130438

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 태백시기록관 (이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이라 함은 법 제3조제2호에 따른 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. "기록물관리"라 함은 법 제3조제3호에 따른 모든 업무를 말한다.
3. "기록관"이라 함은 동법 제4조제4항에 따른 기록물관리기관 중 법 제13조1항에 따라 설치한 태백시 기록관을 말한다.
4. "전자기록생산시스템"이라 함은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라고 한다)제2조제7호에 따른 시스템을 말한다.
5. "기록물관리시스템"이라 함은 영 제2조제8호에 따른 시스템을 말한다.

이 규칙은 태백시(이하 "시"라 한다) 및 그 소속기관에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 기록물관리업무를 담당하는 부서에 설치하고, 당해 부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제4호에 따른 처리과(이하 "처리과")의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관
4. 소관 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수
5. 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
6. 처리과 기록물 생산현황의 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기
8. 소관 기록물의 공개여부 재분류
9. 기록관리기준표의 관리
10. 기록관리시스템의 운영
11. 비전자기록물의 전산화
12. 기록관 재난대비 계획 수립ㆍ시행
13. 기록관 보안 및 서고시설ㆍ장비 관리
14. 기록물 정수점검 및 실태조사
15. 기록물의 검색ㆍ열람 제공
16. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
17. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

처리과 기록물관리책임자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 처리과 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ관리에 관한 사항
2. 처리과별 기록관리기준표 작성ㆍ관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리ㆍ보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 부서 보유 기록물 목록작성 및 생산현황 보고
7. 기록물평가 처리과 의견 제출
8. 비공개기록물의 공개재분류 처리과 의견 제출
9. 처리과 문서고 및 캐비닛 관리
10. 「태백시 행정기구 설치 조례 시행규칙」에 따른 분장사무의 변경시 기록물인계인수서의 작성 및 기록관 통보
11. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

① 기록관장은 연1회 이상 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태 확인을 위하여 연1회 이상 지도ㆍ점검을 실시할 수 있다.

① 법 제27조 및 시행령 제43조에 따라 기록물 평가 및 폐기를 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성ㆍ운영한다.
② 심의회는 영 제43조제4항에 따라 5명 이내의 민간 전문가 및 공무원 으로 구성하고, 2명의 민간전문가를 포함 한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장으로 한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.
④ 심의회 위원은 다음 각 호와 같이 하고, 시장이 위촉한다.
1. 당연직 위원 : 소속 과장급 이상 부서장
2. 위촉직 위원 : 기록관련분야 연구자 또는 기록물관리에 관한 전문지식과 경험이 풍부한 민간전문가
⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사는 기록물관리업무 팀장이 된다. <개정 2022. 10. 14.>

① 심의회는 다음 역할을 수행한다.
1. 평가대상 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기 심의ㆍ의결
2. 기록물관리에 관한 연구 및 수집, 전시 자문

당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 위촉직 위원의 임기는 2년으로 하며 1회에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 보궐위원의 임기는 전임자 임기의 남은 기간으로 한다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 경우에는 임기 중에도 위원을 해촉할 수 있다.
1. 위원이 임기 중 사임을 원할 때
2. 장기치료를 필요로 하는 질병 등 직무를 수행하기 어려울 때
3. 품위손상 등으로 직무를 수행하기 적합하지 않다고 인정될 때

심의회 위원은 기록물 업무와 관련하여 알게 된 정보를 누설하거나 그 정보를 이용하여서는 아니 된다.

① 심의회는 시장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제1호 서식에 따른 기록물평가 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 참석한 것으로 본다.
④ 간사는 별지 제2호 서식에 따른 기록물평가 심의의결서 및 별지 제3호 서식에 따른 회의록을 작성ㆍ관리하여야 한다.

심의회에 참석한 위촉직 위원에게는 예산의 범위에서 수당ㆍ여비 및 그밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라고 한다)제29조에 따라 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 서고관리책임자를 기록물관리 업무담당으로 지정한다.

① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 소독 및 장비점검 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

서고관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 서고의 전원 및 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생 여부
2. 서고 출입 및 기록물의 열람ㆍ대출상황 확인 점검

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음과 같다.
1. 시 및 그 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원 및 기록관장의 허가를 받은 자
② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다. 다만, 기록관장의 승인을 얻은 경우에는 예외로 한다.

① 기록관의 열람 시간은 공무원의 근무시간 내로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 기록물을 열람하고자 하는 자는 기록관 담당 직원의 지시를 반드시 따르며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오염ㆍ손상 또는 파기
2. 기록물 무단 외부 반출
3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 서고 내 음식물 반입 행위 및 흡연
③ 기록물을 열람하려는 자가 제20조제2항의 각 호에 해당하는 행위를 하였을 경우, 기록관장과 기록관 담당직원은 퇴장을 명할 수 있으며, 제25조 조 규정에 따라 처리할 수 있다.

① 기록물의 복사는 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 복사하려는 자는 별지 제4호 서식을 작성하여야 한다.
② 기록관장은 기록물을 복사하려는 자에게 복사 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.

기록관의 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물을 대출하고자 하는 경우는 별지 제5호 서식에 의한 기록물의 대출ㆍ반납대장에 대출내역을 기재하여야 한다.
3. 학술연구ㆍ조사ㆍ보존매체 저장 등을 위하여 제19조제1항2호에 해당하는 자가 외부로의 대출을 신청하는 경우 해당 부서에서는 별지 제6호 서식의 기록물 대출신청서를 작성하여 문서로 기록관장의 승인을 요청 하여야 한다.
4. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록관장의 허가를 받아 1회에 한하여 연장한다.
5. 기록관장은 기록물의 특수한 보존 상태나 성격을 고려하여 대출 기간을 달리할 수 있다.
6. 대출한 기록물은 제3자 또는 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 지체 없이 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장의 경우
2. 그 밖에 기록관장이 반납을 요구하는 경우

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람ㆍ복사ㆍ대출을 제한할 수 있다.
1. 「보안업무규정」에 다른 비밀기록물
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 보존기간이 준영구 이상 기록물의 대출
5. 잃어버리거나 파손되기 쉬운 기록물
6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
7. 그 밖에 열람ㆍ복사ㆍ대출에 부적합하다고 기록관장이 인정하는 경우

① 기록물을 열람ㆍ복사 또는 대출한 자가 그 기록물을 오손 또는 파손한 경우에는 원상태로 복원할 책임이 있다.
② 서고 내 시설 또는 장비를 파손 도는 훼손하였을 경우에 동일한 장비나 금전으로 변상하여야 한다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.