충주시 기록관 운영 규칙자치법규 2128149

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 (이하 “법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 충주시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙은 시 본청 및 소속기관과 의회사무국(이하 “처리과”라 한다)에 적용되며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. <개정 2019. 3. 8>
1. “기록물”이라 함은 처리과가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반 업무를 말한다.
3. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. “기록관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제 본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다. <개정 2013. 10. 18>

① 기록관은 자치행정과에 설치하고, 자치행정과장이 기록관장이 된다. <개정 2016. 7. 8.>
② 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
③ 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 법 시행령 제78조에 준하는 기록물 관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물 관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관 기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리
7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
8. 기록물 관리 지도ㆍ교육운영계획의 수립 및 시행
9. 처리과의 기록물 관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
10. 기록관의 시설 및 장비 관리
11. 기록관리시스템의 설치 및 운영
12. 중요기록물의 이중보존매체 수록 및 검색ㆍ열람 제공
13. 비전자 기록물의 전자화
14. 정보 공개 접수 창구
15. 기록물 보존 서고 및 행정자료실 관리
16. 그 밖에 기록관의 기록물 관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 법 시행령 제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물은 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.

① 처리과의 장은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산ㆍ완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항의 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 처리과 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록관에서 기록물의 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다.
② 처리과의 장은 보존기간이 경과한 기록물에 대한 폐기 여부 심사를 위하여 처리과의 장을 포함한 3명 이내의 소속공무원을 평가심사관으로 지정하여야 한다.
③ 처리과의 장은 평가심사관의 심사 의견을 적은 별지 제2호서식에 의한 기록물 평가 심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 제출하여야 한다.

① 제11조제1항에 따라 충주시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치ㆍ운영한다.
② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장 1인을 포함하여 5인 이내로 구성하되 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 2인 이상의 민간 전문가로 구성하며 시장이 임명 또는 위촉한다.
③ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 1회에 한하여 연임할 수 있으며 보궐위원의 임기는 전임자의 잔여 임기로 한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 처리과에서 제출한 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 검토 및 심의 확정
2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정 또는 보류 사항
3. 기타 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 위원장이 회의를 소집하고 심의회 운영을 총괄한다.
② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 불가피한 사정으로 심의회 소집이 어려울 경우 서면심의로 의결할 수 있다.
④ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 기록물관리업무 담당 팀장이 한다. <개정 2015. 1. 6>
⑤ 간사는 심의회 회의 및 의결사항을 별지 제3호서식 내지 별지 제5호서식에 의해 기록ㆍ작성하여야 한다.

심의회의 위원 또는 위원이었던 자는 심의회 운영상 또는 직무상 알게 된 비밀을 타인에게 누설하여서는 아니 된다.

심의회의 회의에 출석한 위촉 위원에게는 「충주시 각종 위원회 설치와 운영에 관한 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다. <개정 2013. 10. 18>

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 법 시행령 별표 6의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 보존ㆍ관리하고 있는 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 관리ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
3. 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생 여부에 대한 점검
4. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 관리
5. 외부인 출입자 관리

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록물의 열람 및 대출시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
② 기록물의 열람 및 대출은 처리과의 소속공무원으로 하되, 민간인의 요청이 있을 경우에는 「충주시 행정정보 공개 조례」가 정하는 바에 따라 열람ㆍ복사하게 할 수 있다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제6호서식에 의한 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재한 후 열람하여야 한다.
③ 전자기록물을 열람하고자 하는 자는 기록관리시스템의 열람신청서를 전자적으로 작성하여 기록관 담당자의 승인을 득한 후 해당 기록물을 열람한다.

① 기록물의 대출기간은 7일, 1회 5권 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
② 보존기간이 30년 이상인 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제7호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 받아야 한다.
③ 보존기간이 30년 미만인 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제8호서식의 기록물 대출대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
④ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

기록물을 열람 또는 대출받은 자가 기록물의 관리 부주의로 인하여 분실 또는 훼손하였을 경우에는 사유서를 첨부하여 기록관장에게 지체 없이 신고하여야 하며, 기록관장은 보존매체에 수록된 기록물을 이용하여 즉시 복원하여야 한다.

기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 하며, 처리과의 기록물 관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.