제주특별자치도 기록관 운영 규칙자치법규 2117374

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제10조에 따라 제주특별자치도 기록관 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 에 따른다.

제주특별자치도 및 행정시의 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.

① 법 제13조 및 영 제10조에 따라 제주특별자치도에 설치하는 기록관의 명칭은 다음 각 호의 구분과 같다. <개정 2020.4.13.>
1. 제주특별자치도: 제주특별자치도 기록관
2. 행정시
가. 제주시: 제주시 기록관
나. 서귀포시: 서귀포시 기록관
② 제1항에 따른 기록관은 다음 각 호의 구분에 따른 시설을 운영할 수 있다. <개정 2020.4.13.>
1. 제주특별자치도 기록관: 기록물보존실, 기록물작업실, 기록물열람실, 종합자료센터, 제주지방자치사료관
2. 제주시ㆍ서귀포시 기록관: 기록물보존실, 기록물작업실, 기록물열람실, 자료실

① 제주특별자치도 및 행정시의 기록관장은 각 기록물업무 담당과장이 된다.
② 기록관장은 법 제13조제2항 각 호에 따른 업무 외에 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. <개정 2020.4.13.>
1. 기록물관리 종합계획 수립
2. 기록물관리에 관한 교육
3. 민간기록물의 수집ㆍ보존
4. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보
5. 기록물 평가
6. 기록관리시스템 운영
7. 기록관 운영
8. 주요 비전자기록물의 전자화
9. 그 밖에 기록물관리를 위하여 제주특별자치도지사(이하 “도지사”라 한다)가 필요하다고 인정되는 사항
③ 제2항 각 호의 업무의 세부사항은 도지사가 따로 정한다.

기록물평가에 필요한 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결하기 위하여 제4조제1항에 따른 각 기록관별로 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2020.4.13.>
1. 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기 심사
2. 보존기간 경과 기록물에 대한 보존기간 재책정 및 보류 심사
3. 그 밖에 기록물 평가와 관련한 사항

① 심의회는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제43조제5항에 따라 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하되, 제3항제2호에 따른 민간 전문가 2명 이상을 포함하여야 한다.
② 심의회의 위원장은 각 기록관의 기록관장이 된다.
③ 심의회의 위원은 다음 각 호의 사람이 된다.
1. 당연직 위원: 제주특별자치도 및 행정시 각각의 도시계획 업무 담당 과장
2. 위촉직 위원: 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부한 민간 전문가 중에서 성별 특성을 고려하여 도지사 및 행정시장이 각각 위촉하는 사람

[전문개정 2020.4.13.]

① 위원 중 공무원이 아닌 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다.
② 위원 중 공무원이 아닌 위원의 사임 등으로 인하여 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.

① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 업무를 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고 그 의장이 된다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 심의회는 필요한 경우 관계공무원 등을 출석하게 하여 의견을 들을 수 있다.

① 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 각 1명을 둔다.
② 심의회의 간사는 제주특별자치도 및 행정시 각각의 기록물 업무를 담당하는 팀장으로 한다.

[전문개정 2020.4.13.]

심의회의 위원과 심의회에 참석하는 관계전문가 등에 대해서는 「제주특별자치도 각종 위원회 실비 및 변상 조례」에 따라 예산의 범위에서 수당을 지급할 수 있다. 다만, 공무원인 위원이 그 소관 업무와 직접 관련되어 심의회에 출석하는 경우에는 그러하지 아니한다.

도지사는 심의회의 의결을 거쳐 폐기, 보존기간 재책정 및 보류로 결정한 기록물에 대해서는 그 목록을 홈페이지 등에 공표하여야 한다. <개정 2020.4.13.>

① 도지사는 소속 행정기관의 기록물관리 실태를 매년 점검하여야 한다.
② 도지사는 소속 행정기관의 기록물관리책임자에게 기록물관리에 필요한 교육을 실시할 수 있다.

도지사는 기록관에 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 주요 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 전산시스템을 구축하고 관련된 장비를 갖추어야 한다.

① 도지사는 제주특별자치도의 기록물 생산현황 보고, 이관, 기록물 검색 및 활용 등을 위하여 기록관리시스템을 구축ㆍ운영 하여야 한다.
② 도지사는 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 기록관리시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
③ 도지사는 전문업체와 계약을 체결하여 기록관리시스템 및 관련 장비를 유지보수하게 할 수 있다

도지사는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용 가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

① 전산화기록물은 매체별로 구분하여 관리한다.
② 기록관리시스템의 전산화 기록물은 분기별로 복제한 후 안전하게 보관하여야 한다.

① 도지사는 기록관의 전산실과 기록물보존실을 「보안업무규정」 등 보안 관련 법령 등이 정하는 바에 따라 관리ㆍ운영하여야 한다.
② 기록관 전산실 및 기록물보존실은 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 다음 각 호에 따라 부득이하게 출입하려는 사람은 미리 도지사의 허가를 받아야 한다.
1. 기록물보존실 관람 및 견학
2. 처리과 소속 공무원의 기록물 이관업무 수행 시
3. 기록물보존실 내부의 시설ㆍ장비를 유지보수하기 위하여 관련 업체 직원의 출입
4. 그 밖에 도지사가 필요하다고 인정되는 사항
③ 기록관의 기록물보존실 근무자는 다음 각 호의 사항을 정기적으로 점검하여야 한다.
1. 기록물보존실의 각종 시설물 및 기록물의 상태
2. 보존기록물의 열람 및 대출상황
3. 그 밖에 도지사가 필요하다고 인정되는 사항

기록관의 기록물 열람ㆍ복사 및 대출시간은 당일 근무시간으로 하며, 필요한 경우 도지사는 그 시간을 따로 정할 수 있다.

기록관의 기록물을 열람ㆍ복사 및 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.
1. 제주특별자치도ㆍ행정시 및 소속기관의 직원
2. 다른 기관의 공무원으로서 업무와 관련하여 기록물을 이용하려는 사람

① 도지사는 다음 각 호의 어느 하나에 해당되는 기록물인 경우에는 보유기록물에 대한 열람ㆍ복사 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물
2. 해당 기록물을 대출할 경우 관련 업무추진이 곤란하다고 인정되는 기록물
3. 관보 및 간행물 등으로 인쇄되어 대외적으로 공개ㆍ활용되고 있는 기록물
4. 열람ㆍ복사ㆍ대출로 인해 파손이 우려되는 기록물
5. 그 밖에 기록물의 성질상 열람ㆍ복사 및 대출이 부적합하다고 인정되는 기록물
② 기록관의 기록물 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록관 직원의 안내에 따라야 한다.

① 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제1호서식의 기록물 대출신청서를 도지사에게 제출하여야 한다.
② 기록관 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다.
③ 도지사는 제2항에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 대출받은 사람은 정해진 기간에 해당 기록물을 반납하여야 한다.
② 대출기간을 연장하려는 사람은 별지 제1호서식에 따라 대출기간 만료 전에 미리 연장신청을 하여야 한다.
③ 제2항에 따른 기록물 대출 연장은 한차례만 할 수 있으며 7일을 초과할 수 없다.
④ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출 중에도 불구하고 지체 없이 해당 기록물을 반납하여야 한다.
1. 전보, 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부처 등으로의 전출 및 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기출장 시
2. 그 밖에 도지사가 부득이한 사유로 그 기록물이 필요하여 대출기간 중에 반납을 요청하는 경우
⑤ 도지사는 제1항ㆍ제2항ㆍ제4항을 이행하지 않은 사람에 대하여는 기록물의 대출을 제한할 수 있다.

누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람에게 다시 빌려 줄 수 없다.

① 제주특별자치도의 기록관장은 종합자료센터의 운영관리를 위하여(이하 “자료센터”라 한다) 다음 각 호의 사항을 관장한다.
1. 자료의 수집ㆍ분류ㆍ보관ㆍ폐기에 관한 사항
2. 자료의 열람ㆍ복사ㆍ대출에 관한 사항
3. 그 밖에 자료센터의 운영에 관한 사항
② 자료센터는 전담직원을 배치하여 별지 제2호서식의 종합자료센터 일지를 비치하여 기록ㆍ유지한다.

장기 국외연수 및 공무 국외여행을 수행한 공무원은 방문 기관으로부터 취득한 자료를 자료센터에 제출하여야 한다.

수집한 자료는 기관별ㆍ기능별로 분류하여 별지 제3호서식의 종합자료센터 도서원부에 등록하여 관리하여야 한다.

① 자료는 누구나 열람ㆍ복사ㆍ대출할 수 있다. 다만, 공공기관에서 생산한 기록물 및 제주 관련 향토자료는 자료의 보존 상태나 성격에 따라 대출을 제한하거나 조건을 붙일 수 있다. <개정 2020.4.13.>
② 자료의 열람ㆍ복사ㆍ대출은 당일 근무시간 내에 하는 것을 원칙으로 한다.
③ 자료를 대출할 때에는 자료를 대출하려는 사람의 신분을 확인한 후 대출하여야 한다. <개정 2020.4.13.>
④ 자료의 대출한도는 1회 5권 이내로 하고, 대출기간은 14일 이내로 하되, 한차례만 7일 범위에서 연장할 수 있다. <개정 2020.4.13.>

① 도지사는 매년 한차례 이상 소장 자료에 대한 점검을 실시하여야 한다.
② 도지사는 제1항에 따른 점검결과 자료가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 자료를 폐기할 수 있다. 이 경우 별지 제4호서식의 종합자료센터 자료 폐기대장에 기록하여야 한다.
1. 자료로서의 가치가 떨어져 더 이상 관리가 필요 없게 된 자료
2. 2권 이상의 동일한 자료로서 열람빈도가 적어 계속해서 관리가 필요 없게 된 자료
3. 심하게 훼손되어 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료
4. 그 밖에 도지사가 소장할 필요가 없다고 인정한 자료

① 자료를 열람하거나 대출받은 자가 종합자료센터의 자료를 분실하거나 훼손하였을 경우에는 같은 자료로 변상하여야 한다. 다만, 같은 자료를 구할 수 없을 경우에는 해당 자료의 현시가로 변상하고, 비매품인 경우에는 도지사가 정하는 금액으로 변상한다.
② 도지사는 제1항에 따라 금전으로 변상 받은 때에는 변상과 동시에 해당 자료를 구입하여야 하며, 구입이 불가능할 경우에는 제주특별자치도의 수입으로 처리한다.

제주특별자치도 기록관장은 제주지방자치사료관의 운영관리를 위하여 다음 각 호의 사항을 관장한다.
1. 제주지방자치사료관 관람에 관한 사항
2. 기록물 기획전시 및 운영에 관한 사항
3. 그 밖에 제주지방자치사료관 운영에 관한 사항

① 제주지방자치사료관은 누구나 관람할 수 있다.
② 제주지방자치사료관의 관람은 당일 근무시간 내에 하는 것을 원칙으로 한다.
③ 도지사는 제주지방자치사료관의 효율적 운영을 위하여 전담 직원을 배치하여야 한다.
④ 도지사는 별지 제5호서식의 제주지방자치사료관 이용자 현황을 작성하게 하여야 한다.

기록관 운영에 관하여 이 규칙에서 정한 사항 외에 필요한 세부사항은 도지사가 따로 정할 수 있다.