제주특별자치도 공인 조례자치법규 2117335

이 조례는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제40조에 따라 제주특별자치도 및 그 직속기관ㆍ사업소, 합의제행정기관, 하부행정기관에서 사용하는 공인의 규격, 등록‧폐기, 관리 및 그 밖에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2024. 8. 2.>

① 공인은 제주특별자치도(이하 “제주자치도”라 한다) 및 그 직속기관ㆍ사업소, 합의제행정기관, 하부행정기관(이하 “행정기관”이라 한다)의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 청인(廳印)과 행정기관의 장이나 보조기관의 명의로 발신하거나 교부하는 문서에 사용하는 직인(職印)으로 구분한다.
② 각급 행정기관은 다음 각 호의 구분에 따라 공인을 가진다.
1. 의결기관ㆍ자문기관 및 그 밖의 합의제기관은 청인을 가지되, 자문기관은 필요한 경우에만 이를 가진다.
2. 제1호 외의 기관은 그 기관장의 직인을 가진다.
3. 법령 또는 조례로 정하는 규정에 따라 보조기관이 위임받은 사무를 행정기관으로서 처리하는 경우에는 그 사무 처리를 위하여 직인을 가진다.
4. 합의제기관의 장이 법령 또는 조례에 따라 합의제기관의 장으로서 사무를 처리하는 경우에는 그 사무 처리를 위하여 직인을 가질 수 있다.
③ 각급 행정기관은 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지공인(공인의 인영(印影: 도장을 찍은 모양)을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 공인을 말한다. 이하 같다)을 가진다.

① 행정기관의 장은 유가증권 등 특수한 증표 발행, 민원업무 등 특수한 업무를 처리하기 위한 공인을 따로 가질 수 있다.
② 「지방회계법」 제45조제2항 및 제46조에 따른 통합지출관 및 회계관계공무원(이하 “회계관계공무원”이라 한다)은 회계관계공무원 지정에 따른 공인을 가진다.

공인은 그 직무대리도 사용할 수 있다.

공인은 정사각형으로 하되, 그 규격은 별표 1과 같다.

① 공인의 인영은 훈민정음 창제 당시의 자체로 하여 가로로 새겨야 한다.
② 공인에는 기관과 직위의 명칭을 새겨야 한다. 다만, 제3조제2항에 따른 회계관계공무원의 공인에는 기관의 명칭과 회계명을 함께 새길 수 있다.
③ 청인은 기관의 명칭에 “인” 또는 “의인” 글자를, 직인은 직위의 명칭에 “인” 또는 “의인” 글자를 붙인다. 다만, 제3조제1항에 따라 특수한 업무 처리에 사용하는 공인은 그 업무의 집행 목적에만 사용되는 것임을 그 공인의 인면(공인 중 글자가 새겨져 있는 부분을 말한다)에 표시하여야 한다.
④ 공인의 표시는 별표 2와 같다.

① 공인의 재료는 쉽게 닳거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.
② 공인의 인영 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 문서를 출력 또는 복사하여 시행하거나 팩스를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 검정색으로 할 수 있다.

공인은 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데 오도록 찍는다. 다만, 등본ㆍ초본 등 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다.

① 행정기관의 공인은 등록 후 사용하여야 한다.
② 제1항에 따라 등록된 공인이 분실 또는 닳아 없어지거나 갱신할 필요가 있을 때에는 그 사유를 들어 재등록하여 사용하여야 한다.
③ 공인을 등록 또는 재등록하려는 경우에는 별지 제1호서식에 따라 제주자치도 공인 업무 총괄부서장(행정시의 경우 행정시 공인 업무 총괄부서장을 말한다. 이하 “공인업무총괄부서장”이라 한다)에게 등록 또는 재등록 신청을 하여야 한다.
④ 행정기관은 제1항에 따라 등록하지 아니한 공인을 사용할 수 없다.

① 공인의 재등록 또는 기관의 폐지 등으로 공인을 폐기하려는 때에는 공인업무총괄부서장에게 별지 제1호서식에 따라 공인 폐기신고를 한 후 그 공인을 반납하여야 한다.
② 공인업무총괄부서장은 반납된 공인을 별지 제2호서식의 공인대장에 기록ㆍ정리하고, 폐기 공인은 제13조에 따른 공고문과 함께 제주자치도 기록관(행정시의 경우 행정시 기록관을 말한다. 이하 “기록관”이라 한다)에 이관하여야 한다. 이 경우 기록관은 폐기된 공인이 사용되거나 유출되지 않도록 하여야 한다.

① 행정기관이 전자이미지공인을 사용하려는 때에는 별지 제1호서식에 따라 공인업무총괄부서장에게 등록(재등록 및 폐기를 포함한다) 신청을 하여야 한다.
② 전자이미지공인을 사용하는 행정기관은 공인을 폐기하거나 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지공인을 삭제하고 재등록한 공인의 인영을 전자이미지공인으로 재등록하여 사용하여야 한다.
③ 전자이미지공인을 사용하는 행정기관은 사용 중인 전자이미지공인 인영의 원형이 제대로 표시되지 아니하는 경우 전자이미지공인을 재등록하여 사용하여야 한다.
④ 제주자치도 정보화 담당 부서장(행정시의 경우 행정시 정보화 담당 부서장을 말한다. 이하 “정보화담당부서장”이라 한다)은 등록된 전자이미지공인을 전자 입력하여 전자 파일로 관리ㆍ제공하며 전자이미지공인을 위조 또는 부정하게 사용하지 못하도록 필요한 보안 및 안전장치를 하여야 한다.

공인업무총괄부서장은 별지 제2호서식 및 별지 제3호서식에 따른 공인대장 및 전자이미지공인대장을 갖추어 두고 공인을 등록 또는 재등록하거나 폐기할 때마다 필요한 사항을 정리하여야 한다.

공인업무총괄부서장은 공인(전자이미지공인을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)을 등록 또는 재등록하거나 폐기하였을 때에는 다음 각 호의 사항을 제주특별자치도보에 공고하여야 한다.
1. 공인의 등록ㆍ재등록 또는 폐기 사유
2. 등록ㆍ재등록 공인의 최초 사용 연월일 또는 폐기 공인의 폐기 연월일
3. 등록ㆍ재등록 또는 폐기 공인의 이름 및 인영
4. 공고기관의 장

① 사무 처리를 주관하는 부서의 장(이하 “처리과의 장”이라 한다)은 공인을 찍어야 할 문서로서 규정된 서식에 따라 사용도가 빈번한 민원서류와 그 밖의 업무 처리상 필요하다고 인정되는 문서에는 사용기간을 정하여 공인을 사전날인하여 사용할 수 있다.
② 처리과의 장은 공인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하거나 알리는 문서에는 공인 날인에 갈음하여 공인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 실제 규격대로 인쇄하기 어려운 경우에는 공인의 실제 규격보다 축소하여 인쇄할 수 있다.
③ 처리과의 장은 제1항 또는 제2항에 따라 공인의 사전날인 또는 인영을 인쇄하여 사용하려는 경우에는 별지 제4호서식 또는 별지 제5호서식의 신청서를 공인을 관리하는 부서의 장에게 제출하여 해당 행정기관의 장의 승인을 받아야 한다.
④ 공인의 인영을 인쇄하여 사용하는 처리과의 장은 감독공무원을 지정하여 인쇄물 유출사고와 부정 등을 방지하게 하고, 인쇄가 종료되는 즉시 원판과 잔여분을 회수하여 파기하도록 하여야 한다.
⑤ 처리과의 장은 제1항 및 제2항에 따른 사용 내역을 별지 제6호서식으로 기록ㆍ유지하여야 하며, 사용기간이 지난 잔고량에 대하여는 폐기 처분하여야 한다.

공인업무총괄부서장은 매년 2월 1일 현재의 공인의 인영을 별지 제7호서식의 인영부에 따라 보존하여야 한다.

① 공인의 관리자는 별표 3과 같다. 다만, 보조기관과 회계관계공무원의 공인은 각각 그 직에 임명된 사람이 된다.
② 행정기관의 장은 공인의 관리자가 사고 등 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 관리자를 따로 지정하여 그 직무를 대행하게 하여야 한다.

공인의 관리자는 공인의 도난, 분실 또는 위조 등의 사고가 발생하였을 때에는 지체 없이 필요한 조치를 취하는 동시에 별지 제8호서식에 따른 공인사고보고서를 공인업무총괄부서장에게 제출하여야 한다.

공인은 항상 견고한 용기(이하 “공인함”이라 한다)에 넣어 두어야 하며, 근무시간 후에는 공인함에 넣어 봉인하여 이중 캐비닛이나 금고에 보관하여야 한다.