울산광역시교육청 기록관 운영규정자치법규 211625

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」, 같은 법 시행령, 같은 법 시행규칙에 따라 울산광역시교육청의 기록관 설치 및 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규정은 울산광역시교육청(이하“본청”이라 한다) 및 직속기관, 고등학교, 특수학교(이하“소속기관”이라 한다)에 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

① 본청의 기록관은 총무과 소속으로 하며, 기록관의 장은 총무과장이 된다.
② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 문서관리 및 간행물관리 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.
③ 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정 인원을 배치하거나 사무분장을 하여 관련 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 기록물 수집ㆍ관리ㆍ보존 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
5. 기록물 평가 및 기록물평가심의회 운영
6. 본청 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
7. 기록관이 설치되지 아니한 관할 소속기관의 기록물관리
8. 정보공개 청구서의 접수 및 분류
9. 행정자료 및 일반도서의 관리
10. 간행물발간번호 부여 및 관리
11. 공문서 수발에 관한 사항
12. 그 밖에 기록관의 운영에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.

① 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가의 전문적 업무를 수행하기 위하여 기록관에는 전문위원을 위촉할 수 있다.
② 전문위원은 기록관의 장이 추천한 사람 중에서 교육감이 위촉하며, 예산의 범위 안에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

① 본청의 각 처리과 및 소속기관의 장은 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등을 하여야 한다.
② 본청의 각 처리과 및 소속기관의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산을 완결한 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

① 기록관은 처리과에서 생산을 완결한 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 별지 제1호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 기록관의 장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우 업무를 인계ㆍ인수하는 부서간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.

기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

① 본청의 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 위원장 1명을 포함하여 5명의 위원으로 구성하되, 당연직위원 3명과 위촉위원 2명으로 구성한다.
② 심의회의 위원장은 총무과장이 되며, 당연직위원은 정책관 예산관리팀장, 중등교육과 중등교육과정팀장으로 한다. <개정 2019.12.26.>
③ 위촉위원은 관련분야 연구자 또는 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 민간전문가 중에서 교육감이 위촉한다.
④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례만 연임할 수 있다. 다만, 당연직위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.
⑤ 심의회 위원 중 위촉위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 위원장은 심의회를 대표하고, 심의회의 운영을 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대행한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 보존기간이 경과한 기록물의 평가 및 폐기에 관한 사항
2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항
3. 기타 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 교육감이 요청한 사항

① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 위원장은 심의회를 소집하고자 할 경우 회의개최 5일전까지 회의 일시, 장소 및 안건을 각 위원에게 서면으로 통지하여야 한다.
④ 그 밖에 심의회의 운영에 필요한 사항은 위원장이 정한다.

① 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기 각 1명을 둔다.
② 간사는 업무담당사무관이 되고, 서기는 업무담당자가 된다.
③ 간사는 회의록을 작성하고, 그 기록을 유지ㆍ관리하여야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

기록관의 장은 문서ㆍ간행물ㆍ시청각기록물 등 본청의 처리과 또는 기록관 및 소속기관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보가 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

① 기록관의 기록물을 열람 또는 대출할 수 있는 사람은 다음 각 호와 같다.
1. 본청 및 교육감이 관할하는 교육관련기관 소속 직원
2. 타 부처 등의 공무원 또는 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항 제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출 할 수 없고, 기록관 내에서만 열람하게 할 수 있다.

기록물의 열람 및 대출시간은 공무원 근무시간과 같이 한다. 다만, 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에 기록관의 장은 열람 및 대출시간을 단축 또는 연장할 수 있다.

기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 1회에 한하여 대출기간을 연장할 수 있다.

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람 또는 대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람 또는 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래할 수 있는 기록물
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
② 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 대출기간 내에 반납하고 기록관 직원의 확인을 받아야 한다.
② 기록관의 장은 대출기간이 경과하여도 반납하지 아니하는 경우 즉시 반납독촉을 하고 독촉을 하여도 반납하지 아니하는 자에 대하여는 향후 대출을 제한할 수 있다.
③ 대출기간 이내라 하더라도 필요에 의하여 반납요청이 있을 때에는 지체 없이 반납하여야 한다.
④ 대출을 받은 자는 다음 각 호의 사유가 발생하였을 경우 지체 없이 반납하여야 한다.
1. 휴직, 직위해제, 파면, 해임, 퇴직 및 타 부처 전출 등의 사유가 발생한 경우
2. 대출기간을 초과하는 출장, 병가, 휴가 등의 사유가 발생한 경우

① 기록관의 장은 본청 및 소속기관의 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리업무와 관련하여 본청 및 소속기관의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관의 장이 정한다.