전주시기록관 운영규칙자치법규 2115715

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록법”이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 전주시기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다. 1. “소속기관”이라 함은 직속기관ㆍ사업소ㆍ구 및 동을 말한다. 2 “기록물”이라 함은 전주시(이하 “시“라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 3. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다. 4. “기록관”이라 함은 기록물을 체계적으로 보존ㆍ 관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다. 5. “기록물관리시스템”이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

이 규칙은 시 및 그 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.

① 기록관은 기록물관리부서에 설치하고, 당해 부서의장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ 기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

① 전주시장(이하 “시장” 이라 한다)은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 위촉하며, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 자문위원 등에 대해서는 「전주시 각종위원회 실비변상 조례」에 따라 예산의 범위 내에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄 한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행
2. 소관기록물 수집ㆍ관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
9. 시 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원
10. 기록관의 시설 및 장비관리(별표)
11. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
12. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공
13. 정보공개 접수창구
14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

① 기록관장은 시 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조 내지 제19조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리하여야 한다.

① 기록관장은 시 및 소속기관의 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리부서의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 시 및 소속기관 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리부서에서 업무참고 등으로 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 “별지 제1호서식”에 의거 이관 연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관장이이관 받아 관리하여야 한다.

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

① 기록물 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 시 에 전주시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. ② 심의회는 필요에 따라 기록관장이 수시로 구성ㆍ운영한다. ③ 심의회 위원장은 기록관장이 된다. ④ 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 위원은 기록물의 보존가치평가에 인정되는 2명 이상의 민간전문가 및 소속공무원으로 위촉한다. ⑤ 심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다. 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정여부 2. 기록물에 대한 보존기간의 평가 및 조정 등 3. 기타 보존 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

① 시의 실ㆍ국 및 소속기관장은 당해 기관의 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 해당 실ㆍ국 및 소속기관별로 기록물 평가심사관(이하 “평가관”이라 한다)으로 5명 이상을 지정하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의한 평가관은 다음 각호의 업무를 수행한다.
1. 기록물평가 심의서의 평가 대상기록물 목록에 의하여 소관부서의 보존기록물평가
2. 소관 부서별 기록물평가심의서를 확정하고 그 결과를 심의회에 제출
3. 기록물 폐기심사 결과 변동사항이 있는 기록물에 대하여는“별지 제2호서식"에 의한 기록물폐기심사결과 변동내역서를 작성한 후 해당 실ㆍ과장 및 소속기관장에게 통보하여 심의회에 제출하도록 하여야 한다.

① 시의 실ㆍ국 및 소속기관장은 당해 기관의 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 해당 실ㆍ국 및 소속기관별로 기록물 폐기심사관(이하 “심사관”이라 한다)으로 5명 이상을 지정하여야 한다.
② 제1항의 규정에 의한 심사관은 다음 각호의 업무를 수행한다.
1. 소관부서별 폐기대상 기록물 목록과 보존문건을 대사하고 폐기여부를 심사하여 기록물폐기심의서를 확정한다.
2. 기록물 폐기심사 결과 변동사항이 있는 기록물에 대하여는 “별지 제2호서식”에 의한 기록물폐기심사결과 변동내역서를 작성한 후 해당 실ㆍ과장 및소속기관장에게 통보하여 심의회에 제출하도록 하여야 한다.

① 비밀기록물을 제외한 모든 기록물은 심사관의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
② 시의 실ㆍ과장 및 소속기관장은 기록관장의 기록물 폐기계획에 따라 “별지 제3호서식”에 의한 기록물평가심의서에 폐기대상 기록물의 목록을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 “별표”의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람 장비를 갖추어야 한다.

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 시 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관 및 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 전산요원 백업담당자를 지정하여 기록관리시스템의 백업계획을 수립 시행하여야 한다.
② 제1항의 백업계획서 수립 시 백업대장, 백업주기, 보관기간 분산 보관 관리내용을 포함 하여야 한다.

① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.

① 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록 물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
② 기록관리 전산관리자는 중요전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장을 관리하여야 한다.

기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 시 및 그 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손ㆍ 오손 또는 파기
2. 열람실에서만 가능 무단 반출금지
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관장은 기록물을 열람하는 자에게 “별지 제4호서식”에 의한 보존기록물열람대장을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 “별지 제5호서식” 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ 대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

① 기록관장은 시 및 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검할 수 있다
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 및 소속기관 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

기록관장은 행정자료실, 간행물관리업무 등 기록관의 업무와 유사한 기능을 연차적 계획을 수립하여 기록관에 통합하도록 노력하여야 한다.

이 규칙 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.