전라남도 기록관 운영 규칙자치법규 2114424

이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조에 따라 전라남도 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

이 규칙은 「전라남도 행정기구 설치 조례」에 따른 본청 및 소속기관에 대하여 적용한다.

①「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조제2항에 따른 업무를 수행하기 위하여 전라남도기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고 운영한다.
②기록관은 전라남도(이하 “도”라 한다)의 기록물관리 담당 부서 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 도 기록물관리 담당 부서의 장이 된다.
③ 전라남도지사(이하 “도지사”라 한다)는 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록관 운영에 필요한 인원을 배치해야 한다.

①기록관장은 전년도 기록물의 정리ㆍ폐기 및 이관을 위하여 기록물관리에 관한 기본계획을 수립하고, 도 본청 및 소속기관에 매년 1월 말일까지 시행해야 한다. ②제1항의 계획에는 다음 각호의 내용이 포함되어야 한다. 1. 기록물의 정리 대상 및 기간 2. 기록물의 편철 방법 3. 기록물의 수집 대상 및 방법 4 기록물을 생산하고 배정받아 처리하는 부서(이하 “처리부서”라 한다)별 기록물의 수집 일정 및 장소 5. 기록물의 이관 및 폐기 방법 6. 기록물의 정리 결과 보고 사항 7. 기록물 정리실태 점검계획 8. 그 밖에 기록관장이 기록물관리에 필요하다고 인정하는 사항

①처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ완결된 기록물을 정리하여 매년 2월 말까지 기록관장에게 통보해야 한다.
②기록관장은 처리부서의 기록물 정리실태에 대한 점검을 매년 5월 31일까지 실시하고, 기록물 정리가 미비하거나 이관 대상 기록물을 이관하지 않은 처리부서에 대하여 시정을 요구할 수 있다.

①기록관장은 기록관에서 직접 기록물을 접수한 경우 지체없이 담당 부서에 배정해야 한다.
②처리부서의 장은 기록관으로부터 배정받은 문서 또는 직접 접수한 문서의 해당 업무가 소속 실ㆍ국 소관에 속하지 아니하는 경우에는 지체없이 기록관에 재배정을 요청해야 한다. 다만, 같은 실ㆍ국 소관업무의 경우에는 소관 실ㆍ국장이 이를 조정ㆍ배부해야 한다.
③기록관장은 2회에 걸쳐 기록물 배정을 실시하였음에도 처리부서가 정해지지 아니한 경우에는 행정부지사가 처리부서를 결정한다.

①기록물의 보존시설(이하 “서고”라 한다)은 제한구역으로 지정하고, 관리책임공무원의 확인을 받은 후 서고의 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 이루어져야 한다.
②서고 번호의 표시는 처리부서별로 하고, 기록물의 보존 위치를 식별할 수 있도록 안내문을 표시해야 한다.

①기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람은 다음과 같다.
1. 도 본청 및 소속기관 직원
2. 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람
3. 기록물 정리와 관련하여 용역을 실시하는 경우 그 용역을 수행하는 사람
②제1항에 따라 기록물을 열람하거나 대출을 받고자 하는 경우에는 별지 제1호서식의 기록관 출입자 명부 및 별지 제2호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하고, 관리책임공무원에게 신분증을 제시해야 한다.
③ 제1항제2호의 경우에는 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.

①기록물의 대출 기간은 10일 이내로 한다. 다만, 해당 기록물과 관련한 업무 상황 및 기록물의 분량을 고려하여 연장할 수 있다.
②기록물을 대출받은 사람은 대출 기간이 만료되기 전까지 해당 기록물을 관리책임공무원에게 반납하거나 재대출을 신청해야 한다.
③기록관장은 제1항의 규정을 이행하지 아니하는 사람에 대하여는 그 사항을 통지하고 필요한 조치를 할 수 있다.

기록물을 열람하거나 대출받은 사람이 본인의 관리 부주의로 인하여 해당 기록물을 훼손하거나 분실했을 경우에는 별지 제3호서식의 (훼손ㆍ분실) 사유서를 작성하여 기록관장에게 지체 없이 신고해야 한다.

①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하고, 주기적으로 기록물을 백업해야 한다.
②백업담당자는 백업의 진행 상태를 수시로 점검해야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 보관해야 한다.

처리부서의 장은 기록관의 기록물 수집계획에 따라 처리부서에서의 보관 기간이 경과한 모든 기록물을 그 목록과 함께 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별지 제4호서식의 기록물 이관 연장신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.

①도지사는 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기에 관하여 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 전라남도 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 둔다.
1. 폐기 대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 조정 또는 변경 사항
3. 그 밖에 심의회의 위원장이 보존문서의 평가 등과 관련하여 심의가 필요하다고 인정하는 사항
②심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장 1명을 포함하여 기록물 평가에 적합한 민간 전문가, 소속 공무원 등 5명 이내로 구성한다. 이 경우 민간 전문가의 수는 2명 이상으로 하되, 성별을 고려하여야 한다.
③심의회의 회의는 도지사가 필요하다고 인정하는 경우 위원장이 소집한다.
④심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의(開議)하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

①기록관장은 처리부서의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검해야 한다.
②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규칙에서 규정한 것 외에 기록관의 운영에 필요한 사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.