부산광역시교육청 기록관 운영 규정자치법규 211048

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 부산광역시교육청 및 교육지원청의 기록관 운영에 필요한 사항을 규정하는 것을 목적으로 한다. <개정 2012.10.2> <개정 2014.4.15 훈154>

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2019.2.15.> 1. “기록물”이란 부산광역시교육청과 그 소속기관(각급학교를 포함한다)이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다. 2. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다. 3. “기록관”이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기구를 말한다. 4. “기록관리시스템”이란 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다. 5. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템ㆍ업무관리시스템ㆍ행정정보시스템을 말한다. [전문개정 2012.10.2]

본청 및 교육지원청 기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 운영은 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다. <개정 2014.4.15 훈154>

제2장 구성ㆍ운영 및 주요업무

①기록관은 기록물관리담당부서에서 운영하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 기록물관리담당부서의 장이 된다.
②기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리를 위하여 필요한 전담인력을 배치하여야 한다. <개정 2012.10.2>

①기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다. 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행 2. 소관 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용 3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통지 4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 5. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리 6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리 7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기업무 8. 비공개기록물의 공개재분류 9. 기록물 서고 및 행정자료실 관리 10. 보존서고 기록물 정수점검 및 실태조사 11. 기록관의 보안 및 재난대책 수립 12. 기록관리기준표 관리 및 기록관리시스템 설치ㆍ운영 13. 기록물의 편찬ㆍ전시ㆍ홍보에 관한 사항 14. 소관 비전자기록물의 전산화 15. 정보공개제도 운영 및 정보공개 청구의 접수 16. 관할 처리과의 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 17. 소관 기록물에 대한 통계의 작성ㆍ관리 18. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항 ②제1항 각 호의 업무에 관한 세부사항은 기록관장이 정한다. [전문개정 2012.10.2]

①기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.
②자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성 및 지방공무원법 제31조의 공무원 결격사유에 해당되지 않는 자로서 부산광역시교육감(이하 “교육감”이라 한다.) 및 교육지원청 교육장(이하 “교육장”이라 한다)이 위촉하며 위촉기간은 2년으로 하되 한차례만 연임할 수 있다. <개정 2012.10.2> <개정 2014.4.15 훈154>
③위원은 위원의 역할을 수행함에 있어 알게 된 정보를 누설해서는 아니 되며, 그 지위를 남용하여 자신의 영리를 목적으로 하는 거래를 하거나, 재산상의 권리ㆍ이득의 취득 또는 알선을 해서는 아니 된다. <개정 2012.10.2>
④교육감이나 교육장은 자문위원이 임기 만료 전이라도 사임 의사를 표시하거나, 공정한 업무수행에 지장을 초래할 수 있다고 인정되는 경우에는 위촉 해제할 수 있다. <개정 2012.10.2>
⑤기록관장은 위촉된 자문위원에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2012.10.2>

제3장 기록물의 관리

①기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.
②기록관장은 영 제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록ㆍ관리기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.<개정 2012.10.2>

①모든 기록물은 생산ㆍ접수하였을 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다. <개정 2012.10.2>
②기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대해서는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다. <개정 2012.10.2>

①기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 공개 여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철ㆍ확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다. <개정 2012.10.2>
②기록관장은 매년 5월 31일까지 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통지하여야 한다. <개정 2012.10.2>

①기록관은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에서 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 기록관장에게 이관연기신청서를 제출하여야 하며, 기록관에서 서고 환경 등 특별한 사유가 발생한 경우에는 이관계획을 재조정할 수 있다.
②제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 해당 기록물을 기록관으로 이관하여야 한다. <개정 2012.10.2>
③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다. <개정 2012.10.2>

①기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
②제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

①기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 별도의 전용서고 및 시설ㆍ장비 등을 설치ㆍ운영하여야 한다.
②기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물관리 전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.

기록관장은 처리과에서 생산ㆍ접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록관으로 이관받아야 한다. 1. 일반문서로 재분류한 경우 2. 예고문에 따라 비밀보호 기간이 끝난 경우 3. 생산 후 30년이 지난 경우 [본조신설 2012.10.2]

①기록관에서의 기록물 평가 및 폐기는 법 제27조제1항, 영 제43조, 같은 법 시행규칙 제35조에 따라 시행하되, 처리과의 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정ㆍ폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. <개정 2012.10.2>
② 삭제 <2012.10.2>

제4장 기록물평가심의회의 구성 및 운영<개정 2012.10.2>

①기록물의 평가를 위하여 본청 및 교육지원청에 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다. <개정 2014.4.15 훈154>
②심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내로 구성하되, 2명 이상의 민간 전문가를 포함한다.
③위원은 당연직위원과 위촉위원으로 구성하며, 당연직위원은 본청은 민주시민교육과장, 총무과장, 노사행정정보과장으로 하며, 교육지원청은 소속 공무원 중 사무관 이상 또는 장학관 중에서 교육장이 지명하고, 위촉위원은 기록물 관련 전문가 중 지방공무원법 제31조의 공무원의 결격사유에 해당되지 않는 자로서 교육감 또는 교육장이 위촉한다. <개정 2013.4.17> <개정 2014.4.15 훈154> <개정 2015.4.1. 훈160> <개정 2019.2.15.><개정 2022.12.28.> <타법개정 2023.2.22.>
④위원장은 본청은 기록관장이 되며, 교육지원청은 당연직위원 중 교육장이 지명한다. <개정 2014.4.15 훈154>
⑤교육감 또는 교육장은 위촉위원이 임기 만료 전이라도 사임 의사를 표시하거나, 공정한 업무수행에 지장을 초래할 수 있다고 인정되는 경우에는 위촉 해제할 수 있다. <개정 2012.10.2>

①위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.
②위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.
1. 영 제43조에 따른 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류 또는 폐기에 관한 사항<개정 2012.10.2>
2. 기록물평가심의기준에 관한 사항
3. 그 밖에 보존기록물 평가와 관련하여 교육감 및 교육장이 요청한 사항

①위촉위원의 임기는 2년으로 하되, 두차례만 연임할 수 있으며, 당연직 위원은 그 직에 재임하는 기간으로 한다.<개정 2012.10.2>
②결원으로 새로 위촉하는 위원의 임기는 전임 위원의 남은 임기로 한다. <개정 2012.10.2>

①심의회는 제16조 각 호의 사항을 심의ㆍ의결하는 경우와 교육감 또는 교육장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.
②심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적의원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 기록물폐기 결정에 대해서는 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다. <개정 2012.10.2>
③위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당 위원은 심의회에 참석한 것으로 본다. <개정 2012.10.2>
④심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 두되 간사 및 서기는 기록관 소속 공무원 중에서 위원장이 지명한다.
⑤간사는 심의회의 회의록 및 별지 제1호서식에 따라 기록물평가심의서를 작성ㆍ관리하여야 한다. <개정 2012.10.2>

영 제43조제1항에 따라 기록물 생산기관의 의견을 조회 또는 협의한 경우에는 그 결과를 심의회에 제출하여야 한다.<개정 2012.10.2>

①위원은 회의참여 등 위원의 역할을 성실히 수행하여야 한다.
②위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 정보나 비밀을 누설해서는 아니 된다. <개정 2012.10.2>
③위원은 그 지위를 남용하여 자신의 영리를 목적으로 하는 거래나 재산상의 권리ㆍ이득을 취득 또는 알선 등을 해서는 아니 된다. <개정 2012.10.2>

심의회의 위원 중 위촉위원에 대해서는 예산의 범위에서 참석 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2012.10.2>

제5장 기록물의 전산화관리 및 유지

①기록관장은 처리과에서 생산된 전자기록물을 인수하는 경우에는 진본확인 절차와 품질검사를 실시하여야 한다.
②인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 경우에는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리하여야 한다.

①기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 영 제60조의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
②기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

①기록관에는 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템과 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.

①기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

기록관장은 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 처리과의 생산 기록물 중 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

①기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
②백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제6장 보안관리 및 점검

기록관장은 기록관의 보안관리를 위하여 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 기록관 전산실의 통제구역 지정 및 보존서고의 제한구역 지정
2. 보안업무규정의 철저한 준수 및 보안업무규정이 정하는 바에 따른 비밀취급인가를 받은 자의 배치
3. 기록관의 전산실 및 보존서고에 대한 외부인사 출입의 원칙적 금지 및 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자에 대한 사전 허가

기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 출입 인원, 보존시설, 전산장비 및 기록물 등으로 구분하여 보안대책을 수립ㆍ시행하여야 하며, 기록물의 대피 우선순위, 근무자 안전규칙 등을 포함하는 기록물 재난대비책을 수립ㆍ시행하여야 한다.

①기록관의 전산실 업무담당자는 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 정기점검을 하여야 한다.
②기록관의 서고관리 업무담당자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손이나 파손 여부 및 해충의 발생여부 점검<개정 2012.10.2>
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제7장 기록물의 대출 및 열람

기록관의 열람시간은 그날 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2012.10.2>

①기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 교육청 및 소속기관의 직원
2. 다른 기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자 <개정 2012.10.2>
②제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지하고, 제1호의 경우 대출받은 기록물을 서고 외의 지역으로 반출을 하려면 별지 제2호서식의 기록물반출ㆍ반입서를 그 서고관리 책임자에게 제출하여야 한다. <개정 2012.10.2>

①기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 아니 된다. <개정 2012.10.2>
1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 이외 장소로의 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
②기록관의 시설을 이용하려면 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 필요한 비용을 부담하게 할 수 있다. <개정 2012.10.2>
③기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 하며, 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기 시에는 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제12장 벌칙 규정을 적용한다.

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 하는 것을 원칙으로 한다. <개정 2012.10.2>
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한차례만 연장할 수 있다. <개정 2012.10.2>
3. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우 <개정 2012.10.2>
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우 <개정 2012.10.2>
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 아니하다고 인정되는 경우 <개정 2012.10.2>
②누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 대여할 수 없다.

①기록물을 대출받은 자는 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다. <개정 2012.10.2>
②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제8장 보칙

①기록관장은 처리과의 기록물 관리실태를 연1회 이상 점검하여야 한다.
②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.